取引先の社員に送ってよいか｜「担当者の判断」にせず、経営が「送らない取引先」を会社の単位で決め、それ以外は「送る前に一言」か「通常どおり」かを取引の重さで分ける

スカウトの候補者を見ていたら、取引先に在籍している人が出てきた。経歴は合っている。送りたい。しかし、送って先方の経営者の耳に入ったら、取引に響くかもしれない。担当者は送ってよいか分からず、人事も判断できず、責任者に聞くと「まずいでしょ」で終わる。一方で、取引先を全部避けると、業界が狭い会社では採れる人がいなくなる。結論を先に書くと、取引先の社員に送るかどうかは、担当者や人事の判断にせず、経営が「送らない取引先」を会社の単位で先に決めます。それ以外の取引先は、取引の重さで「送る前に営業に一言」か「通常どおり」に分けます。決めておけば、当たるたびに止まらず、送ってはいけない相手にも送りません。一覧の持ち方は送ってはいけない候補者の管理に、競合の社員については競合他社の社員へのスカウトにまとめています。

判断が止まる構造

取引先の社員に当たったとき、判断が止まるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「経営が先に決めていない」ことです。取引先との関係は経営の判断で、人事や担当者が決めるものではありません。

決める人と決め方

誰が、何を、どう決めるかです。

決め方の要点は、「会社の単位で、経営が決め、人事が一覧にし、担当者が照合する」という役割の分担です。担当者が「この会社は取引がありそう」と気づいたときは、送らずに人事に聞き、人事が営業や経営に確認します。担当者に判断させません。

取引先の三つの区分

取引先を一律に扱わず、三つに分けます。

区分の要点は、「送る前に一言」の区分を置くことです。「送らない」と「通常どおり」の二つだけにすると、中間の取引先で迷います。「一言」の区分は、営業の担当者が関係の温度を見て、その時々で判断できます。商談の最中なら避け、落ち着いていれば送る、という運用ができます。

送る場合の作法

「一言」を経て送る場合と、「通常どおり」の場合の、文面と進め方の配慮です。取引先に伝わる前提で書きます。

作法の要点は、「先方の経営者が読む前提」です。スカウトの文面は、候補者が先方の上司に見せることもあります。見せられても「丁寧に声をかけている」と読める文面にします。選考が進んだ段階で先方にどう伝えるかは、経営の判断で、個別の事情によるので、慎重に決めます。

契約や慣行の確認

取引先の社員への声かけについて、確認しておくことです。

確認の要点は、「契約に定めがある場合を見落とさない」ことです。取引の契約に、社員の勧誘に関する条項が入っていることがあります。送ってから気づくと、取引そのものに影響します。契約の確認と解釈は、社内の法務か専門家に確認してください。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「担当者が、取引先とは知らずに在籍者に送り、先方の経営者から自社の経営者に電話が来て、その後の商談が止まった」というものです。人事は取引先の一覧を持っておらず、担当者には渡っていませんでした。営業から取引先の一覧を出してもらい、経営が「送らない」「一言」「通常」に分け、担当者に会社名の一覧を渡し、送る前に候補者の現職と照合する手順を入れたら、止まりました。担当者は、渡されていない情報では止まれません。

見ていて差がつくのは、担当者が「候補者の現職が取引先かもしれない」と気づいたとき、送らずに聞くかです。「一覧に無かったので送りました」で済ませる担当者と、「この会社は御社と業界が近いので、取引があるかもしれません。送る前に確認します」と聞く担当者がいます。後者は、一覧の穴を埋めます。

発注側にできるのは、スカウトを始める前に、営業に「取引先の一覧を人事に渡してください」と経営から言ってもらうことです。人事が営業に頼んでも、出てこないことが多い。

当たったときの動き

取引先の在籍者に当たったときの、担当者から経営までの動きです。

動きの要点は、「三」の期限です。営業に聞いて答えが来ないまま一週間経つと、候補者は他社に決まります。「数日で答えが無ければ、送らない」と決めておけば、止まりません。

外注する場合の範囲

取引先の社員への対応を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 一覧の表への「取引先」の区分の組み込み、候補者の現職との照合、一覧に無い会社で業界が近い場合の確認の依頼、「一言」の区分の人事への問い合わせ、答えに沿った送信と記録、配慮した文面の型の作成、選考が進んだときの人事への報告、四半期の見直しの進行（営業への一覧の更新の依頼）。

社内に残す判断。 取引先の一覧の提供（営業・経営）、三つの区分への振り分け（経営）、「一言」の判断（営業の担当者）、契約や慣行や法令の確認（法務・専門家）、選考が進んだときの先方への伝え方（経営）、送らない期間の決定。

外注の効きどころ。 この対応は、「一覧を持ち、現職と照合し、区分に沿って動く」運用で、社内では「担当者が知らずに送る」か「取引先を全部避けて候補者がいなくなる」になりやすい工程です。担当者が照合の手順を持ち、区分に沿って動き、配慮した文面の型を持てば、取引先の在籍者への送信は仕組みで管理できます。担当者は複数の会社で取引先の問題を見ているので、「この業界はこの慣行」「この文面は角が立つ」を持ち込めます。ただし、一覧と区分は、社内からしか出ません。

外注しても動かない場合。 営業が取引先の一覧を出さない、経営が区分を決めない、「一言」の答えが何日も来ない、契約の確認をしない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

取引先の社員に送るかは、経営が会社の単位で先に決め、三つの区分に分け、担当者が照合して動けば、止まらず、送ってはいけない相手にも送りません。外注は、照合と区分に沿った動きと配慮した文面を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、取引先の相談で最も多いのは、「取引先を全部避けている」ことです。「取引先はまずい」の一言で、営業が名前を挙げた会社を全部、一覧の「送らない」に入れる。業界が狭い会社では、それで候補者の大半が消えます。「送らない」に入れるべきは、取引の重さが大きい会社と、契約や慣行に定めのある会社だけで、それ以外は「一言」か「通常」です。

三つに分けると、「送らない」は数社に絞られることが多い。残りは、営業に一言聞けば送れます。全部避けるのは、決めるのが面倒だからで、採用の側の損です。

発注側にできるのは、経営に「送らない取引先は、どこですか」と、会社名で答えてもらうことです。「取引先は全部」は答えではありません。

まとめ

• 止まるのは決める人が無い・取引先が一括り・一覧が無い・全部避ける・全部送る・契約を確認しない・送り方が通常構造
• 決めるのは経営か営業の責任者、単位は会社、基準は取引の重さ・関係の性質・契約や慣行、置き場は送ってはいけない一覧の取引先の区分
• 区分は送らない・送る前に一言・通常どおりの三つ。「一言」の区分で営業が温度を見る
• 送るなら先方の経営者が読む前提・現職に触れない・条件を前面に出さない・営業に関わらない名義・急がせない・進んだら経営に報告・断りは一度で終える
• 確認は取引の契約・業界の慣行・媒体の規約・法令・自社の方針。契約の解釈は専門家に
• 動きは担当者が照合→区分に沿って→人事が営業に聞く（数日）→営業が答える→送るか送らないか→進んだら経営に
• 外注できるのは区分の組み込み・照合・確認の依頼・問い合わせ・送信と記録・文面の型・報告・見直しの進行。社内に残るのは一覧の提供・区分・一言の判断・契約と法令・先方への伝え方・期間

よくある質問

取引先の社員から先に応募や返信が来た場合は、どうすればよいですか

本人の意思で来た接触は、スカウトを送る場合とは別の扱いです。ただし、「送らない」の区分の会社の在籍者なら、選考に進める前に経営に報告し、進めるかを経営が決めます。本人の意思を尊重しつつ、取引への影響は経営の判断です。契約や慣行に定めがある場合は、本人からの応募でも影響することがあるので、専門家に確認してください。

元・取引先（今は取引が無い会社）の在籍者は、送ってよいですか

取引が終わっていれば、原則は「通常どおり」です。ただし、終わり方（揉めて終わった、今後の再開の見込みがある）によっては「一言」の区分にします。一覧の「取引先」の区分に、取引の終了の日付と、区分の見直しの結果を残しておけば、担当者が迷いません。四半期の見直しで、終わった取引先を「送らない」から外す作業も、同じときに行います。

担当者に取引先の一覧を渡すのは、情報の管理上、問題ありませんか

渡すのは会社名と区分だけで、取引の内容や金額は渡しません。会社名の一覧でも機密にあたる場合があるので、代行との契約の秘密保持の範囲に含め、契約終了時の削除を取り決めます。渡す範囲と扱いは、社内の方針と法令に沿って、個別の判断は専門家に確認してください。契約終了時のデータの扱いは候補者データの削除に書いています。