自動化してよい範囲・いけない範囲｜「候補者が読む・判断される・記録される」の三つの線で分け、線の内側は自動化し、線の外側は人が最後に見る

スカウトの作業を、自動化したい。検索、選定、文面の作成、送信、返信の確認、記録。道具を使えば、かなりの部分が機械でできる。ただ、どこまで任せてよいかが分からない。全部を自動にすると、名前の取り違えや送ってはいけない相手への送信が怖い。何もしないと、担当者が回らない。結論を先に書くと、自動化の範囲は、「候補者が読むか」「候補者が判断されるか」「記録として残るか」の三つの線で分けます。候補者が読むもの（文面）は人が最後に見る。候補者が判断されるもの（送る・送らないの選別）は基準を人が決めて機械は基準どおりに動かし、境目は人が見る。記録は自動化してよい。この線の内側は自動化し、外側は人が最後に見ます。人力の限界の見方は人力運用の限界はどこかに、採用業務の自動化の全体は採用業務の自動化でできることにまとめています。

範囲が決まらない構造

自動化の範囲が決まらず、全部か何もしないかになるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「線が無い」ことです。線があれば、内側は安心して任せ、外側は人が見る、と分けられます。

自動化の三つの線

工程を、三つの問いで分けます。

三つの線の要点は、「候補者が読むもの」と「候補者が判断されるもの」は人が最後に見る、「記録」は任せる、です。事故の重さが違います。記録の抜けは後で直せますが、候補者に届いた文面と、送ってはいけない相手への送信は、取り消せません。

線の内側（自動化してよい工程）

三つの線の内側で、自動化してよい工程です。

内側の要点は、「記録・集計・通知・調整」は任せ、「下書き・一次の選別・照合」は任せた結果を人が見る、です。後者は「自動化してよいが、最後は人」の工程で、人が見る時間を確保しないと、線の外側と同じになります。

線の外側（人が最後に見る工程）

自動化しても、人が最後に見る工程です。「見る」の中身も決めます。

外側の要点は、「見る」を「一通ごとに、決めた箇所を、決めた人が」にすることです。「担当者が一応目を通す」では、見ていないのと同じになります。文面なら名前と一点、選別なら境目、照合なら結果。見る箇所を決めます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「文面の生成から送信までを自動にし、担当者は月次の集計を見るだけにしていたら、一段落目に別の候補者の経歴が入った文面が数十通送られ、候補者から『私の経歴ではない』と返信が来た」というものです。「候補者が読むもの」を人が見ずに送っていました。下書きは自動のまま、送る前に名前と一点を人が見る、に変えたら、一通の確認は一分で、事故はゼロになりました。自動化で減らすのは書く時間で、見る時間ではありません。

見ていて差がつくのは、担当者が「線の外側を見る時間」を確保しているかです。自動化で空いた時間を全部送信の量に回す担当者と、「空いた時間の一部は、自動で出た文面と選別の結果を見る時間に充てます」と言う担当者がいます。後者は、自動化しても事故が起きません。

発注側にできるのは、自動化を入れるとき、「誰が、何を、一通ごとに見るか」を決めて、担当者と合意することです。

自動化の前に決めること

線を引いたうえで、自動化を入れる前に決めておくことです。

前に決めることの要点は、「基準と型と表」です。この三つが無い状態で自動化を入れると、「雑な選別で、雑な文面を、記録なしで大量に送る」道具になります。自動化は、人の運用が整ってから入れるものです。

媒体の規約との関係

自動化と媒体の規約の関係です。媒体によって定めが違うので、ここでは確認の観点だけを示します。

関係の要点は、「道具ができることと、媒体が認めていることは別」ということです。規約に反する自動化は、アカウントの停止という形で、運用そのものを止めます。自動化を入れる前に、媒体ごとの規約を公式の案内で確認し、判断に迷う場合は媒体に問い合わせるか、専門家に確認してください。

事故が起きたときの備え

自動化で事故が起きたときの対応を、先に決めておきます。

備えの要点は、「止める」が最初に来ることです。自動化は、止められる状態で入れます。止める人と止め方が決まっていない自動化は、入れません。

外注する場合の範囲

自動化の範囲の設計を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 工程の三つの線での分類、基準の言葉化の下書き、型と記録の表の整備、自動化する工程の選定と道具の設定、線の外側の工程で見る箇所の設計、見る工程の実施（文面の確認、境目の判断、照合の結果の確認）、小さく始める計画と広げる判断、媒体の規約の確認の補助、事故のときの対応の実務、月次の抜けと誤りの確認。

社内に残す判断。 選別の基準の決定（要件、外せない一つ、送ってはいけない相手）、型の承認、自動化してよい範囲の最終の決定、見る人の決定（社内の人が見る工程がある場合）、媒体の規約と法令の確認（専門家との連携）、個人情報の範囲と置き場所と期間の決定、事故のときの経営への報告と対外の対応。

外注の効きどころ。 自動化の範囲は、「線で分け、基準と型と表を整え、内側を任せ、外側を見て、止められる状態で小さく始める」運用で、社内では「道具ができるから全部」か「怖いから何も」になりやすい工程です。担当者が線で分け、基準と型を整え、道具を設定し、外側を見る時間を確保すれば、自動化は事故を起こさずに稼働を減らします。担当者は複数の会社で自動化の事故を見ているので、「ここは任せると事故る」「ここは任せて問題ない」を最初に言えます。ただし、基準と型の承認、範囲の最終の決定、規約と法令の確認は、社内と専門家でしか行えません。

外注しても動かない場合。 基準を言葉にしない、型を承認しない、「全部自動で」と線の外側まで任せることを求める、見る時間を確保させない、媒体の規約を確認しない、止める人を決めない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

自動化の範囲は、三つの線で分け、内側を任せ、外側を人が最後に見て、止められる状態で小さく始めれば、事故を起こさずに稼働を減らせます。外注は、線の分類と基準と型の整備と外側を見る実務を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、自動化の相談で最も多いのは、「基準と型が無いまま、道具を先に入れている」ことです。道具を契約し、設定し、動かしてみたら、「どんな人を選ぶか」「どんな文面か」が決まっていないので、道具が出す結果を見ても良いか悪いか判断できない。結果、「道具が合わなかった」で止まります。

道具は、人の運用を速くするもので、運用を作るものではありません。基準と型と表が人の手で回っている状態にしてから、その一部を道具に渡す。順番はそれだけです。

発注側にできるのは、自動化の道具を契約する前に、「人の手で、基準と型と表で回っているか」を確認することです。回っていなければ、先にそちらです。

まとめ

• 決まらないのは一括り・事故の種類を分けない・道具の機能で決める・基準が言葉でない・最後に見る人がいない・規約を見ない・備えが無い構造
• 線は候補者が読むか（人が最後に読む）・候補者が判断されるか（基準を人が決め、境目は人）・記録か（任せる）の三つ
• 内側は記録・集計・通知・調整（任せる）と下書き・一次の選別・照合（任せた結果を人が見る）
• 外側は文面の送信・最終の判断・送ってはいけない相手の最終の確認・返答・追客の文面・選考の判断・個人情報。見る箇所と見る人を決める
• 前に決めるのは基準の言葉化・型・記録の表・見る人と箇所・止める仕組み・小さく始める・規約・個人情報。基準と型と表が先
• 規約は自動の送信・外部の接続・情報の取得・上限・アカウント・変更を公式の案内で確認
• 事故には止める→一覧→当日に一人から訂正→原因→直すまで止める。止められる状態で入れる
• 外注できるのは分類・言葉化・型と表・選定と設定・見る箇所の設計・見る実施・計画・規約の補助・事故の実務・月次の確認。社内に残るのは基準・型の承認・範囲の決定・見る人・規約と法令・個人情報・報告と対外

よくある質問

送信そのものを自動化してもよいですか

「送信の操作」の自動化と、「送る内容と相手の決定」の自動化は別です。人が読んで承認した文面を、人が決めた相手に、決めた時間に送る操作は、媒体の規約が認めていれば自動化できます。文面と相手を人が見ずに送るのは、線の外側です。また、媒体によっては自動の送信そのものに定めがあるので、公式の案内で確認してください。認められていない媒体では、操作の自動化もしません。

小さい会社で、見る人の時間が取れません

見る時間が取れないなら、その工程は自動化しません。「自動化して、見ずに送る」は、見る時間が無いことの解決ではなく、事故を待つことです。見る時間が取れないなら、送る通数を見られる量まで減らすか、見る工程を外注（代行の担当者が見る）します。自動化で減らすのは、書く時間と記録する時間で、その分を見る時間に一部回します。稼働の配分は送信量を増やすか質を上げるかにも書いています。

選考の判断（面談後の合否）を自動化してよいですか

線の外側で、この記事の範囲を超えます。候補者の合否を自動で判断することは、基準の妥当性、属性による偏り、候補者への説明など、運用だけでなく法令上の扱いに関わります。導入を検討する場合は、運用の前に専門家に確認してください。この記事で扱う自動化は、スカウトの送信までの工程で、面談以降の判断は人が行う前提です。属性の扱いは差別的表現になっていないかの確認に書いています。