案件でよくある失敗｜連絡の遅れ｜人事の副業で連絡が遅れるのは、忙しいからではなく「返す前に中身を完成させようとする・本業の時間に見て副業の時間に忘れる・返信の時間を依頼側と決めていない」の三つから。中身より先に「受け取った」を返す

依頼側からの質問に、ちゃんと答えようと思って調べているうちに二日経った。候補者からの返信を本業の昼休みに見て、夜に返そうと思って忘れた。気づけば、依頼側から「返事はまだですか」と催促が来ている。結論を先に書くと、連絡が遅れるのは、忙しいからではなく、「返す前に中身を完成させようとする」「本業の時間に見て、副業の時間に忘れる」「返信の時間を依頼側と決めていない」の三つの型から起きます。どれも、返信の仕組みを変えれば直ります。中身が無くても「受け取りました。〇日までに返します」を先に返せば、遅れは遅れでなくなります。依頼側と候補者が困るのは、返事が無いことで、返事の中身が遅いことではありません。遅れそうなときの伝え方は遅れそうなときの連絡に、連絡の型はメールの書き方と運用に、信頼を積む行動は信頼を積む小さな行動にまとめています。

遅れが起きる三つの型

連絡の遅れは、三つの型のどれかで起きます。型が分かれば、直し方が決まります。

三つの要点は、「一」が最も善意で、最も遅れることです。「ちゃんと答えたい」という気持ちが、返事を遅らせます。依頼側は、完璧な答えより、早い「受け取りました」を求めています。「二」は、本業の時間に副業を見ること自体が本業への支障にもなり、本業に支障が出るとつながります。「三」は、仕組みの問題で、決めれば直ります。

遅れが依頼側と候補者に与える影響

連絡の遅れは、自分には「少し遅れた」でも、相手には別の形で見えます。

影響の要点は、「候補者への遅れは、自分ではなく依頼側の評価になる」ことです。候補者から見れば、返信が遅いのは「その会社」で、外部の担当者がいることは知りません。依頼側の採用の印象を、自分の遅れが下げることになり、依頼側にとって最も困る形の遅れです。候補者への対応の速さは候補者への対応で気をつけることに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「中身の無い返事をするより、ちゃんと調べてから返したほうが誠実だ」というものです。実際には、依頼側の担当者が求めているのは、「受け取ったか」「いつ返ってくるか」の二つで、中身はその後です。「受け取りました。〇日までに整理して返します」の一文があれば、担当者は社内に「〇日に来る」と言え、予定が組めます。三日後に完璧な返事が来ても、三日間「返事が無い」状態だったことは消えません。

見ていて差がつくのは、返信を「二段」にしているかです。一段目は「受け取った」と「いつ返すか」で、当日中に短く。二段目は中身で、一段目で言った日までに。この二段の型を持っている人は、中身に時間がかかっても、遅れたことになりません。型が無い人は、中身ができるまで返さず、その間は「返事が無い人」です。エラベルでは、担当者と依頼側の間で、返信の時間（副業の枠で当日中に一段目）を最初に合意する形をお願いしています。連絡の速さは、能力ではなく、型で決まります。

遅れが信頼を減らす仕組み

一度の遅れは小さくても、遅れが信頼を減らす仕組みは、積み重なります。

仕組みの要点は、「三度目で、担当者の行動が変わる」ことです。三度目までに、返信の型を直せば、認識は戻ります。三度目を過ぎて催促が定着すると、戻すのに数か月の積み重ねが要ります。信頼の戻し方は信頼を積む小さな行動に書いています。

兆しの見つけ方

遅れが定着する前に、兆しがあります。

兆しの要点は、「書きかけたまま置いている返事がある」が、最初の兆しだということです。書きかけている時点で、「完成させてから」の型に入っています。書きかけを見つけたら、その場で「受け取りました。〇日までに返します」だけを送り、書きかけは二段目として、その日までに仕上げます。

遅れを防ぐ返信の型と仕組み

三つの型を、それぞれ直します。返信の型と、仕組みの両方で。

直し方の要点は、「一段目を、中身と切り離す」ことです。一段目は、受け取ったことと、いつ返すかだけで、考える必要が無く、数十秒で書けます。中身は二段目で、一段目で言った日までに仕上げます。この切り離しで、「ちゃんと答えたい」気持ちが返事を遅らせることが無くなります。依頼側との連絡の型はメールの書き方と運用に、本業の時間に見ない仕組みは本業に支障が出るに整理しています。

遅れてしまったときの立て直し

すでに遅れている場合、遅れの大きさで立て直し方が変わります。

立て直しの要点は、「今すぐ一段目を返す」ことです。遅れている返事を、「今から中身を仕上げてから」と思うと、さらに遅れます。中身は後で、一段目を今。溜まっている返事の全部に一段目を返せば、その日のうちに「返事が無い」状態は消えます。

依頼側と決めておく返信の約束

返信の遅れは、契約の最初に依頼側と約束を決めておけば、ほぼ起きません。

約束の要点は、「一段目の時間を約束する」ことです。中身の時間は内容で変わるので約束しにくいですが、一段目は内容に関わらず当日中に返せます。この約束があれば、依頼側は「当日中に何か返ってくる」と分かり、返事を待つ不安が無くなります。約束は、初回の打ち合わせで伝え、議事録に残します。初回の打ち合わせの項目は初回打ち合わせの進め方に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、連絡が速いと評価されている人は、返事の中身が速いのではなく、一段目が速い人です。中身に数日かかっても、一段目が当日中に来て、言った日に中身が来る。依頼側の担当者は、これを「連絡が速い」と感じています。遅いと評価されている人は、中身を完成させてから返そうとして、その間は何も返していない人で、中身の質は前者と変わりません。

順番として、契約の最初に一段目の時間を依頼側と候補者に伝え、毎日の短い枠を返信の確認に当て、受け取ったら当日中に一段目を返し、中身は一段目で言った日までに、遅れそうなら前に新しい日を伝える。返事待ちの一覧を持ち、書きかけを見つけたら一段目を先に。この順番で、連絡の遅れは起きません。エラベルでは、担当者と依頼側の間で返信の時間を最初に合意し、依頼側にも「担当者の返信は副業の時間帯になる」と伝えています。速さは、担当者の能力ではなく、合意と型で作るものです。

まとめ

• 連絡の遅れは忙しいからではなく、完成させてから返そうとする・本業の時間に見て忘れる・返信の時間を決めていないの三つの型から
• 遅れは依頼側の担当者の予定を崩し、候補者への遅れは依頼側の評価を下げる
• 三度目で担当者の行動が変わる。それまでに型を直す
• 兆しは書きかけのまま置いている返事・本業の時間に通知を見る・返信の時間がばらばら・催促が一度でも来た
• 直し方は二段の返信（一段目は受け取った日と返す日を当日中に、二段目は中身をその日までに）・本業の時間に見ない・毎日の短い枠を固定・返事待ちの一覧
• 遅れたら今すぐ一段目を返す。中身は後で
• 最初に一段目の時間・本業中の扱い・二段目の目安・候補者への時間・返信不要の扱い・遅れる場合の連絡を約束する

よくある質問

一段目を返すだけでは、「中身が無い」と思われませんか

依頼側の担当者が困るのは、中身が無いことではなく、返事が無いことです。「受け取りました。〇日までに整理して返します」は、担当者にとって「受け取られた」「〇日に来る」という情報で、中身の無い返事ではありません。中身は、一段目で言った日までに返せば、担当者は「言った通りに来た」と受け取ります。一段目を省いて中身だけを数日後に返すほうが、「その間、何も返ってこなかった」として、評価は下がります。

本業の時間中に、依頼側から「急ぎ」の連絡が来ます

急ぎの連絡の経路と、本業の時間中の扱いを、契約の最初に決めておきます。「本業の時間中は反応できません。急ぎの場合は、〇〇の経路で連絡いただければ、副業の枠で最優先で対応します」と伝え、本業の時間中は見ない形を守ります。依頼側が本当に本業の時間中の対応を必要とする案件なら、それは自分の稼働の時間帯と合わない案件で、範囲か案件を見直します。本業の時間に副業を持ち込まない理由は本業に支障が出るに整理しています。

候補者からの返信に、依頼側の判断が要る内容が含まれています

候補者への一段目を当日中に返し、「確認して〇日までにご連絡します」と伝えます。同時に、依頼側の担当者に「候補者から〇〇と聞かれています。□□と答えてよいですか。〇日までにご返事いただければ、候補者に伝えます」と、仮の答えと期限を添えて聞きます。依頼側の返事が遅れそうなら、候補者に「確認に時間がかかっており、〇日までにご連絡します」と、新しい日を伝えます。候補者を待たせている間、何も返さないことが最も悪い形です。依頼側への聞き方は分からないことの聞き方に書いています。