初回打ち合わせの進め方｜人事の副業で、契約後の最初の打ち合わせで決めておくと稼働が止まらない八つのこと

面談で条件が合い、書面を交わし、案件が決まった。次にあるのが、稼働を始める前の初回打ち合わせです。面談は「受けるかどうか」を決める場でしたが、初回打ち合わせは「どう回すか」を決める場で、目的が違います。ここを飛ばして稼働に入ると、情報が届かない、判断が返ってこない、何を最初にやればよいか分からない、で最初の週から止まります。結論を先に書くと、初回打ち合わせでは、範囲の再確認・情報の受け渡し・判断の流れ・連絡と返信の枠・稼働の記録の形・最初の一週間の作業・区切りの日・依頼側の背景の八つを決め、決めた内容を打ち合わせのあとに書面で送ると、開始後に止まりません。面談で聞いたことと重なる部分もありますが、契約後に改めて確認することで、依頼側の担当と自分の認識がそろいます。面談での確認は面談で聞かれることに、条件のすり合わせは条件のすり合わせにまとめています。

面談と初回打ち合わせの違い

二つの場は目的が違うので、聞くことも決めることも違います。

違いの要点は、「面談で決めたことを、担当と一緒に運用に落とす」場だということです。面談の相手が経営者で、日々の担当が別の人なら、担当は面談の内容を知らないことがあります。初回打ち合わせで、担当と一緒に確認し直します。

事前の準備

初回打ち合わせの前に、自分の側で用意するものを整理します。

準備の要点は、「自分の運用の型を持って行く」ことです。依頼側、とくに人事が一人か、いない会社は、副業の人をどう動かせばよいか分かっていません。こちらが型を出せば、打ち合わせが短く済み、依頼側も安心します。

エラベルの見解

登録の相談で多いのは、「契約したあと、最初の一週間、何をすればよいか分からずに過ぎた」という声です。依頼側から権限が届かない、担当が忙しくて連絡が取れない、何から手を付けるか決まっていない。初回打ち合わせを持たずに稼働に入ると、この状態になります。面談で「よろしくお願いします」と言い合った時点で、依頼側は動き始めたと思い、自分は指示を待つ。どちらも待っていて、一週間が消えます。

見ていて差がつくのは、「初回打ち合わせを、自分から設定しているか」です。「稼働の前に一時間、運用を決める打ち合わせをさせてください」と、契約の直後に自分から言う。依頼側は、副業の人がそこまで段取りするとは思っていないので、この一言で「回してくれる人」として見ます。エラベルの登録でも、初回打ち合わせを自分から設定し、八つを確認して、打ち合わせ後に書面で送る人は、最初の週から稼働が動き、依頼側の評価が最初から高い。

当日の進行と、八つの確認項目

初回打ち合わせの進行を、番号付きで整理します。一時間の目安で、前半に確認、後半に最初の作業と区切りを決めます。

1. 依頼側の背景を聞く（十分）。 いま採用がどういう状況か、何に困っているか、これまで何をしてきたか。面談で聞いていても、担当の口から改めて聞く。担当の困りごとが、面談の相手（経営者）の困りごとと違うことがある。
2. 範囲を再確認する（五分）。 書面の「含むこと・含まないこと」を読み上げ、担当の認識と合っているかを確認する。担当が「これもお願いできる？」と言ったら、その場で受けず、書面の範囲を示し、必要なら区切りで相談する。
3. 情報の受け渡しを決める（十分）。 媒体の管理画面、応募者管理の仕組み、共有フォルダの権限。自分専用のアカウントをいつまでに作ってもらうか。応募者情報は依頼側の環境の中で扱い、端末に保存しないことを伝える。使うツールをそろえる
4. 判断の流れを決める（十分）。 合否、条件、優先順位の判断は誰がするか。判断を仰ぐときは、どのツールで、どのくらいで返事が来るか。返事の目安を決める。
5. 連絡と返信の枠を決める（五分）。 自分の稼働の曜日と時間帯。その枠で返信すること。枠の外は見ないこと。緊急の定義と、緊急時の連絡先（依頼側の担当が担う）。連絡手段の分け方
6. 稼働の記録の形を決める（五分）。 日付、時間、やったこと、次にやることを、依頼側の共有フォルダに置く。週次の確認の時間（短く、固定）。稼働管理の方法
7. 最初の一週間の作業を決める（十分）。 現状の把握（いまの文面、いまの応募状況、いまの管理の表）と、型の確認から。最初から成果を出そうとしない。「一週目は現状を見て、二週目から型を当てる」と伝える。
8. 区切りの日を決める（五分）。 一か月後か、契約の区切り。そこで、範囲・時間・単価・続けるかを見直す。契約更新のタイミング

進行の要点は、「一で、担当の困りごとを聞き直す」ことです。面談の相手が経営者なら、経営者の困りごと（採用が決まらない）と、担当の困りごと（手が回らない）は違います。担当の困りごとに合わせて最初の作業を決めると、担当が動きやすくなります。

打ち合わせのあとにやること

打ち合わせで決めたことは、その日のうちに書面で送ります。

あとの要点は、「決まらなかったことを、決まらなかったと書く」ことです。曖昧なまま始めると、決まらなかったことが自分の負担になります。書面に「未定」と書けば、依頼側も決める必要に気づきます。

決めきれなかったときの扱い

一時間で八つ全部が決まらないことはあります。決まらなかった項目ごとの扱いを整理します。

扱いの要点は、「決まらない項目があっても、仮の形で始める」ことです。全部が決まるまで始めないと、時間が消えます。仮の形を書面に書き、一週目の実態を見て決め直します。

ありがちな失敗

初回打ち合わせで起きやすい失敗を整理します。

失敗の要点は、「打ち合わせを持たない」ことが最大の失敗であり、持てば残りの失敗は防げるという点です。

エラベルの見解

担当する側として登録した人の話を聞くと、最初の一か月が順調だった人は、初回打ち合わせで「最初の一週間は現状の把握」と決めています。依頼側の文面、応募の状況、管理の表を見て、何がどうなっているかを一枚にまとめて渡す。それだけで、依頼側は「状況を整理してくれた」と受け取り、二週目から型を当てる作業が受け入れられやすくなります。最初から成果を出そうとした人は、依頼側の状況を知らないまま型を当てて、合わずにやり直しています。

依頼側から見ると、初回打ち合わせを自分から設定し、八つを確認し、書面で送ってくる副業の人は、社内の人より段取りが良い人に見えます。エラベルは、範囲と時間を書いた登録に、条件が合う案件のときだけご連絡する窓口ですが、案件が決まったあとの初回打ち合わせは、担当者ご自身に設定していただいています。ここで運用が決まるかどうかが、その案件が続くかどうかを分けるので、型を持って臨んでいただくことをお勧めしています。

まとめ

• 初回打ち合わせは面談（受けるかどうか）とは別の、どう回すかを決める場。契約後、稼働前に自分から設定する
• 準備は面談で決めたことの一覧・八つの確認項目・自分の運用の型・情報の扱いの方針・最初の一週間の案
• 八つは背景・範囲の再確認・情報の受け渡し・判断の流れ・連絡と返信の枠・記録の形・最初の一週間・区切りの日
• 打ち合わせ後にその日のうちに書面で送る。決まらなかったことは未定と書く
• 決まらない項目は仮の形で始め、一週目の実態を見て決め直す
• 最初の一週間は現状の把握。最初から成果を出そうとしない

よくある質問

依頼側が「打ち合わせは要らない、すぐ始めてほしい」と言います

「すぐ始めるために、一時間だけ運用を決めさせてください」と伝えます。権限の発行、判断の流れ、連絡の枠が決まっていないと、始めても止まるので、結果的に遅くなります。それでも時間が取れないなら、八つの項目を書面にして送り、「この形で始めます。違う点があれば教えてください」と、書面で合意する形にします。打ち合わせが無くても、書面で運用を決めれば、止まらずに始められます。

面談の相手が経営者で、日々の担当が誰か分かりません

初回打ち合わせを設定するときに、「日々のやり取りは、どなたとさせていただけますか」と聞き、その人の同席を依頼します。人事が一人の会社なら、その一人が担当です。人事がいない会社なら、経営者本人か、兼務の誰かになります。担当が決まっていない会社は、判断の流れも決まっていないことが多いので、初回打ち合わせで「担当は〇〇さん、判断は経営者」と決めてもらいます。決まらなければ、経営者が担当と判断の両方を担う前提で始め、書面に書きます。

初回打ち合わせで、面談で聞いた話と違うことを言われました

担当と経営者で、困りごとや範囲の認識が違うことはよくあります。その場で決め直さず、「書面ではこうなっています。担当の方のご要望はこうですね」と、両方を書き出して、判断する人（経営者）に確認する形にします。範囲が広がる方向なら、書面の範囲で始めて、区切りで相談する。範囲が狭まる方向なら、狭い範囲で始めて問題ありません。認識の違いは、初回打ち合わせで見つかるのが一番よく、稼働に入ってから見つかると直しにくくなります。