連絡手段の分け方｜人事の副業で、本業・私用・副業の連絡先を分け、依頼側・候補者・登録先ごとに経路を決める

副業を始めると、連絡の相手が一気に増えます。依頼側の担当、候補者、登録先の運営、紹介してくれた知人。それぞれから、メール、チャット、電話、メッセージで連絡が来る。本業のメールや私用の電話番号でこれを受けると、本業中に副業の連絡が届き、候補者に私用の番号が渡り、どれに返信したかが分からなくなります。結論を先に書くと、連絡先は「本業」「私用」「副業」の三つに分け、副業の中では相手ごと（依頼側・候補者・登録先・紹介者）に経路を決め、返信の目安と名乗り方を固定すると、連絡が混ざらず、枠の外で見なくて済みます。分けずに始めると、副業の連絡が生活の全部に広がります。ツール全体の分け方は使うツールをそろえるに、情報の扱いは情報の取り扱いと端末の分離にまとめています。

連絡先を三つに分ける

メールアドレス、電話番号、チャット、メッセージアプリを、三つの区分で整理します。

区分の要点は、「副業の連絡の入口を一つにする」ことです。副業用のメールアドレスを一つ作り、登録先・依頼側・紹介者との連絡をそこに集める。依頼側のチャットは依頼側の環境で使うので別ですが、それ以外は一つの入口にすると、枠の中で見る場所が一か所になります。

相手ごとの経路

副業の中でも、相手によって使う経路が違います。相手ごとに整理します。

経路の要点は、「候補者には、自分の連絡先を渡さない」ことです。候補者から見た連絡の相手は依頼側であって、副業の人ではありません。自分の副業用メールや私用の番号を候補者に渡すと、副業を終えても候補者から連絡が来て、依頼側の情報を自分が持ち続けることになります。候補者への連絡は、依頼側のアカウントか、依頼側のドメインで行います。

エラベルの見解

登録の相談で多いのは、「本業のメールで登録先とやり取りしていたら、本業の同僚に副業の打診が見えてしまった」という話です。本業のメールは、会社が管理していて、同僚が代理で見ることもあります。副業の連絡が本業のメールに届く形は、規定に触れる可能性があるだけでなく、本業の中に副業が入り込む入口になります。副業用のメールアドレスを一つ作ることは、最初にやることです。

見ていて差がつくのは、「候補者に自分の連絡先を渡していないか」です。依頼側の環境で候補者と連絡している人は、副業を終えたときに、候補者との接点が依頼側に残り、自分には残りません。自分のメールで候補者と連絡していた人は、終了後も候補者から連絡が来て、依頼側の情報を持ち続けます。エラベルの登録でも、連絡の経路を相手ごとに分けられている人は、依頼側から「情報を外に出さない人」として見られ、権限を渡されるのが早い。

返信の目安と、名乗り方

連絡の経路を分けたら、返信の目安と名乗り方を固定します。相手ごとに整理します。

目安の要点は、「依頼側に、返信の枠を先に伝える」ことです。伝えていないと、依頼側は日中の返信を期待し、返事が無いことで止まったと感じます。「この曜日と時間帯に返信します。それ以外は見ません。緊急は〇〇でお願いします」と最初に伝えれば、依頼側はそれに合わせます。

連絡が混ざる失敗

連絡手段で起きやすい失敗を整理します。

失敗の要点は、「入口を一つにしていない」ことと、「候補者に自分の連絡先を渡している」ことの二つに集約されます。この二つを直すと、残りの失敗の多くは起きません。

案件開始時と終了時の整理

連絡手段は、案件の始まりと終わりで整理します。番号付きで整理します。

開始時

1. 依頼側に、連絡の手段（依頼側のチャットかメール）と、返信の枠、緊急の定義を伝える。書面に入れる
2. 候補者との連絡に使うアカウント（依頼側のメール、媒体のメッセージ）と、名乗り方を依頼側と決める
3. 自分専用のアカウントを、依頼側の環境に作ってもらう。共用にしない
4. 副業用のメールに、依頼側からの連絡が届く場合は、その案件のラベルか振り分けを作る

終了時

1. 候補者とのやり取りが依頼側の環境に残っていることを確認し、自分の側に残っていないことを確認する
2. 依頼側の環境の自分専用のアカウントを止めてもらう
3. 副業用のメールに残った依頼側からの連絡のうち、応募者の情報を含むものは消す。契約と請求の控えは残す
4. 候補者から自分に直接連絡が来る状態が無いことを確認する。あれば依頼側に引き継ぐ

整理の要点は、「終了時に、候補者との接点が自分に残っていないことを確認する」ことです。残っていれば、依頼側の情報を自分が持ち続けることになり、次の案件との混在も起きます。

エラベルの見解

担当する側として登録した人の話を聞くと、連絡で困っていない人は、副業の連絡の入口が一つで、候補者には自分の連絡先を渡していません。依頼側の環境で候補者と連絡し、依頼側とのやり取りも依頼側のチャットで、登録先との連絡だけが副業用のメールに来る。この形だと、枠の中で見る場所が決まり、枠の外で見ることがありません。

依頼側から見ると、副業の人が候補者に自分の連絡先を渡していると、候補者との関係が副業の人に紐づき、終了時に引き継げなくなります。依頼側のアカウントで連絡してくれる人は、終了時に何も残らず、次の担当に引き継げる。エラベルは、範囲と時間を書いた登録に、条件が合う案件のときだけご連絡する窓口ですが、案件を出すときに、依頼側の連絡の手段と、候補者との連絡に使うアカウントをお伝えしています。その前提で受けていただければ、連絡の経路は最初から分かれた形で始められます。

まとめ

• 連絡先は本業・私用・副業の三つに分ける。副業の入口は一つ（副業用のメール）に
• 相手ごとの経路は依頼側＝依頼側のチャットかメール、候補者＝依頼側のアカウント、登録先＝副業用メール、紹介者＝普段どおり
• 候補者に自分の連絡先を渡さない。候補者にとっての相手は依頼側
• 返信の目安は稼働の枠の中。依頼側に先に伝え、緊急の定義を決める。名乗り方は依頼側と決める
• 失敗は入口が複数・候補者に連絡先を渡す・私用アプリ・複数の依頼側を混ぜる・本業中に通知・目安を伝えない
• 終了時に候補者との接点が自分に残っていないことを確認し、アカウントを止めてもらう

よくある質問

候補者から「直接連絡したい」と言われました。副業用の連絡先を渡してよいですか

渡さない形が基本です。候補者にとっての連絡の相手は依頼側で、副業の人の連絡先が渡ると、副業を終えたあとも候補者から連絡が来て、依頼側の情報を自分が持ち続けることになります。「ご連絡は〇〇社の採用窓口（依頼側のメールか媒体のメッセージ）にお願いします」と案内し、自分はそこで対応します。依頼側が「副業の人の名前で直接やり取りしてほしい」と希望する場合は、依頼側のドメインのアドレスを用意してもらい、そこで名乗ります。

依頼側が電話での連絡を希望します。私用の番号を伝えるべきですか

私用の番号は伝えない形が基本です。依頼側との連絡は、依頼側のチャットかメールを主にし、電話が要る場面は週次の確認などに限って、ビデオ会議の音声か、依頼側の環境の通話機能を使います。どうしても電話番号が要る場合は、副業用の番号を用意するか、通話アプリの副業用のアカウントを使います。私用の番号が依頼側に渡ると、枠の外で電話が来る形になり、返信の枠が守れなくなります。

副業用のメールに、登録先や媒体の通知が大量に届いて、案件の連絡を見落とします

通知の設定を整理し、案件の連絡（打診、依頼側からの連絡）だけが目立つ形にします。登録先の一般的なお知らせ、媒体の更新通知は、別のラベルに振り分けるか、通知を止める。案件の連絡には、送信元ごとのラベルを付けて、枠の冒頭でそのラベルだけを見る。それでも見落とすなら、副業用のメールを「案件の連絡専用」と「通知専用」の二つに分ける形もあります。入口は一つが原則ですが、通知で埋まるなら、案件用を守るために分けます。