他業務と兼務で採用が進まない｜「空いた時間で採用」をやめて、採用の時間と工程を固定する

専任の人事がいない。総務の担当者が、または営業の責任者が、本業のかたわらで採用を見ている。本業が忙しい月は、採用が止まる。応募が来ても返信は週末、面接の日程は「来週また連絡します」。候補者は流れ、兼務者は「採用まで手が回らない」と言う。結論を先に書くと、兼務で採用が進まないのは、採用が「空いた時間でやる仕事」になっているからです。空いた時間は、来ません。採用に使う時間を先に固定し、兼務者が触らなくてよい工程を外に出し、兼務者には判断だけを残せば、本業が忙しくても採用は止まりません。専任の人事が一人の場合は人事が一人で回らないに、予算が無い場合は採用予算がない中で何から手を付けるかにまとめています。

兼務で採用が進まない構造

兼務で採用が進まないのは、次の構造で起きます。

兼務者を責めても、兼務者が頑張っても、構造は変わりません。時間と工程の置き方を変えます。

採用に固定する時間を決める

最初に変えるのは、「空いた時間でやる」をやめることです。

週の中に、採用の時間を固定する。 「毎週火曜の午前二時間は採用」。本業の予定が入りそうでも、先に押さえます。固定した時間に、応募の確認、書類の判断、面接、進み具合の確認をまとめて行います。

応募への返信は、固定の時間を待たない。 応募は、来た当日に返信が要ります。兼務者が当日に返信できないなら、自動の受付返信か、外部の担当者か、社内の別の人が返信する形にします。固定の時間まで応募を寝かせると、候補者は流れます。

面接の枠を、固定の時間の中に置く。 「火曜の午前に面接を二枠」。候補者にはその枠を提示し、枠の中で組みます。日程を候補者ごとに聞く往復は、兼務者には無理です。

固定の時間に、何をするかを決めておく。 二時間で「応募の確認十分、書類の判断三十分、面接一時間、進み具合の確認二十分」。決めておかないと、二時間が「何から手を付けるか」で消えます。

固定の時間を、責任者と共有する。 責任者が「その時間は採用に使う」と知っていれば、本業の予定を入れにくくなります。兼務者だけの決め事は、本業に押されます。

固定する時間は、週に二〜三時間で足ります。全部を兼務者がやろうとするから、足りなくなります。

兼務者が触らなくてよい工程

固定した時間に収めるために、兼務者が触らなくてよい工程を外に出します。

外に出した後、兼務者の固定の時間に残るのは、「書類の判断」「面接」「内定の判断」「進み具合の確認」だけです。週に二〜三時間で収まります。

出し先は、外部の担当者だけではありません。自動返信や予約制の道具、社内の庶務やアシスタント、現場の一次確認。使えるものを組み合わせます。

兼務者に残す判断

外に出した後、兼務者に残すのは判断です。

書類で通すかどうか。 一次の絞り込みは外に出しても、通す判断は兼務者が行います。基準に沿って、固定の時間にまとめて。

面接に出る。 兼務者が面接官の一人になります。全部の面接に出る必要は無く、一次は現場、最終は責任者、兼務者は二次、のように分けます。

内定を出すかどうかと、条件。 責任者と一緒に決めます。

求人票の役割と条件の確定。 案は外で作り、確定は兼務者と責任者。

進み具合を見て、止まっている段階を責任者に伝える。 月に一度、一枚で。外部の担当者がまとめた一枚を、兼務者が責任者に持っていきます。

兼務者が採用の経験を持っていなくても、判断は行えます。判断の基準（書類の基準、面接の基準）が書面にあれば、経験が無くても判断できます。基準を作るのは、外部の担当者と責任者の仕事です。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「兼務者に採用を任せて、『空いた時間で進めてください』と言ったまま、半年放置した」というものです。半年後に「応募は来ているが、誰も面接に進んでいない」と分かる。兼務者は本業で評価され、採用は評価されないので、合理的に本業を優先していました。責任者は「片手間でできる」と見積もっていました。最初に、採用の工程の量を見せて、固定の時間を決め、触らなくてよい工程を外に出していれば、半年は無駄になりませんでした。

見ていて差がつくのは、担当者が「兼務者の時間を数えて提案できる」かどうかです。「兼務の方でも大丈夫です」と言う担当者と、「兼務の方には、火曜の二時間で、書類の判断と面接だけをお願いします。残りはこちらで動かします。応募の返信は当日にこちらから出します」と、時間と工程を切り分けて提案する担当者がいます。後者なら、兼務者は「それならできる」と言えます。

発注側にできるのは、「兼務でも回るようにしてほしい」ではなく、「兼務者の時間を週に何時間にして、何を残すかを設計してほしい」と依頼することです。

責任者に決めてもらうこと

兼務の採用が進まない問題は、兼務者では解決できません。責任者に決めてもらうことがあります。

採用が、兼務者の評価に入るかどうか。 評価に入っていない仕事は、本業に押されます。「今期の評価に、採用の進み具合を含める」と責任者が決めます。評価の制度に手を入れる場合は、社内の規程に沿って進めます。

固定の時間を、本業から守るかどうか。 兼務者の本業の上司が別にいる場合、「火曜の午前は採用」を、その上司も了解している必要があります。責任者が調整します。

外に出す工程と、費用。 外部の担当者や道具を使うには、費用の判断が要ります。兼務者では決められません。

採用の優先順位。 複数の職種を採る場合、兼務者は全部を同時に進められません。「まず〇〇職」と、責任者が順番を決めます。

兼務を続けるか、専任を置くか。 採用が続く会社では、兼務には限界があります。いつまで兼務で、どこから専任か、責任者が判断します。

責任者に決めてもらうために、兼務者が持っていく材料は、「採用の工程の量」と「兼務者の本業の時間」と「止まっている段階」の三つです。「忙しくて手が回りません」では、責任者は決められません。

兼務が長引く場合の判断

兼務で採用を続けていて、判断が要る場面があります。

採用が年に数件なら、兼務で回る。 固定の時間と、外に出す工程があれば、年に数件の採用は兼務で回ります。専任を置く必要はありません。

採用が常に動いているなら、兼務には限界がある。 常に複数の職種を採っている会社では、兼務者の固定の時間では足りなくなります。外に出す工程を増やすか、専任を置くかの判断です。

兼務者が疲弊しているなら、先に工程を減らす。 「専任を置くまで頑張って」は、兼務者が辞める前兆です。専任を置く前に、外に出す工程を増やして、兼務者の負担を下げます。

兼務者が採用に向いていない場合もある。 本業では成果を出すが、採用の判断が苦手な人はいます。向いていない人に兼務させるより、担当を替えるか、判断を責任者に寄せます。

専任を置く場合、兼務の形をそのまま渡さない。 専任の人事を採用しても、工程が整理されていなければ、専任の人事も抱え込みます。兼務の間に作った「固定の時間・外に出す工程・残す判断」の形を、専任に渡します。

兼務は、採用の量が少ない会社では合理的な形です。量が増えたときに、形を変える判断を遅らせないことが要点です。

外注する場合の範囲

兼務で採用が進まない問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 採用の工程の量の整理、兼務者の固定の時間の設計、求人票の案、媒体の掲載と管理、応募の受付と当日の返信、書類の一次の絞り込み、日程調整、面接の質問と基準の案、記録の整理、内定の連絡文、入社準備の案内、月次の一枚、責任者向けの提案資料。

社内に残す判断。 書類で通す判断、面接、内定と条件、求人票の確定、優先順位、評価への反映、兼務か専任か。

外注の効きどころ。 兼務の会社では、担当者が「実質の人事」として動く形になります。兼務者は週に二〜三時間の判断だけ、担当者が残りを回す。本業が忙しい月でも、応募の返信と日程は止まりません。

外注しても動かない場合。 責任者が採用を兼務者の評価に入れない、固定の時間を本業が押し続ける、兼務者が判断の時間も取れない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

兼務の問題は、時間と工程の置き方の問題です。外注は、工程を外に置く手段の一つです。

エラベルの見解

担当する側から見ると、兼務の相談で最も多いのは、「兼務者との連絡が取れない」ことです。担当者が書類の判断を依頼しても、返事が一週間来ない。本業が忙しいからで、兼務者を責められません。ただ、その一週間で候補者は流れます。

固定の時間が決まっていれば、担当者は「火曜の午前に判断してもらう」前提で動けます。判断の依頼を火曜の前にまとめて出し、火曜に返事をもらい、その日のうちに候補者に連絡する。固定の時間は、兼務者のためだけでなく、担当者が動くためにも要ります。

発注側にできるのは、兼務者の固定の時間を決めて、担当者に伝えることです。「空いたときに見ます」では、担当者も動けません。

まとめ

• 兼務で進まないのは採用が空いた時間に置かれ・工程を兼務者が全部触り・経験が無く・評価に入らず・責任者が片手間と見積もり・候補者から遅い会社に見える構造
• 週に二〜三時間を固定し、応募の返信は固定を待たず当日に、面接の枠を固定の中に置き、やることを決め、責任者と共有する
• 兼務者が触らなくてよい工程は外部の担当者・道具・社内の別の人・現場に出す
• 兼務者に残すのは書類の判断・面接・内定と条件・求人票の確定・止まっている段階の報告。基準が書面にあれば経験が無くても判断できる
• 責任者には評価への反映・固定の時間の保護・外に出す費用・優先順位・兼務か専任かを決めてもらう。材料は工程の量・時間・止まっている段階
• 年に数件なら兼務で回る。常に動いているなら限界。疲弊しているなら先に工程を減らし、専任には整理した形を渡す
• 外注できるのは設計・作業の全工程・報告と提案資料。社内に残るのは判断・優先順位・評価・兼務か専任か

よくある質問

兼務者に採用の経験が無くても、判断はできますか

書類の基準と面接の基準が書面にあれば、経験が無くても判断できます。「〇〇の経験の深さ：自分で設計し判断した場面を具体的に語れれば通す」のように、観察できる状態で書かれた基準に沿って、確認するだけです。基準を作るのは、外部の担当者と責任者の仕事です。経験が無い兼務者に「見る目で判断してください」と頼むのは、無理があります。

兼務者の本業が繁忙期で、固定の時間が取れません

繁忙期の間だけ、判断を責任者に寄せるか、外部の担当者に「基準に沿った一次の判断」まで任せます。応募の返信と日程調整は、繁忙期でも止めない形（自動返信、予約制、外部の担当者）にしておきます。繁忙期に採用を止めると、候補者は流れ、繁忙期が明けてから一から集め直しになります。固定の時間を短くしても、ゼロにはしないことが要点です。

専任の人事を置くべきタイミングは、いつですか

採用が常に動いていて、外に出す工程を増やしても兼務者の固定の時間が足りない、という状態が続いたときです。年に数件の採用なら、兼務と外部の組み合わせで回ります。専任を置く場合、兼務の間に作った「固定の時間・外に出す工程・残す判断」の形を渡します。形が無いまま専任を置くと、専任の人事も抱え込み、人事が一人で回らない状態になります。