スカウト運用マニュアルの作り方｜「全部を書く」のではなく、「型」「基準」「手順」「例」「更新の決まり」の五つに分け、担当者が替わった翌日に同じ運用ができる最小の形にする

スカウトの運用が、担当者の頭の中にある。担当者が替わると、検索も文面も対応も変わり、成果が落ちる。マニュアルを作ろうと決めたが、書き始めると分厚くなり、誰も読まない。あるいは、「全部書くのは無理」で止まった。結論を先に書くと、スカウト運用のマニュアルは、「全部を書く」ものではなく、「型」「基準」「手順」「例」「更新の決まり」の五つの部品に分けて、担当者が替わった翌日に同じ運用ができる最小の形で作ります。分厚いマニュアルは読まれず、更新されず、一年で現実とずれます。五つの部品を、それぞれ一枚から始め、運用の中で足していきます。ノウハウを社内に残す考え方はノウハウを社内に残すに、担当者の育成はスカウト担当者の育て方にまとめています。

マニュアルが機能しない構造

作ったマニュアルが使われない、または作れないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「一つの文書に全部を入れようとする」ことです。五つの部品に分け、それぞれを一枚から始めれば、書けて、読まれて、更新されます。

五つの部品

スカウト運用のマニュアルを、五つの部品に分けます。それぞれ、役割と形が違います。

五つの要点は、「型と基準と手順を分ける」ことです。「こう書く」「こう判断する」「こう進める」は、使う場面が違います。一つの文書にあると、送信の前に手順を探し、判断のときに型を読むことになり、使われません。

部品ごとの中身

五つの部品それぞれに、最低限入れる中身です。

中身の要点は、「例」です。型と基準は、例が無いと使えません。「一段落目は経歴の一点に触れる」より、「この文面の一段落目は、経歴の〇〇に触れたので返信が来た」のほうが、次の担当者は書けます。良い例と悪い例を、理由付きで一つずつ。それがマニュアルの中で最も使われる部品です。

最小の形から始める順番

五つの部品を、どの順で作るかです。全部を一度に作りません。

順番の要点は、「一から五までを最初の一か月で、一枚ずつ」です。五枚あれば、担当者が替わっても翌日に送れます。六と七は、運用の中で足していきます。作り切ってから使うのではなく、使いながら作ります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「担当者の交代を機に、前の担当者に『マニュアルを書いてから辞めてほしい』と頼み、三十ページの文書が残ったが、次の担当者は読まず、結局、前の担当者に電話して聞いていた」というものです。全部を一つの文書に書いていて、型も基準も手順も例も混ざり、探せませんでした。三十ページから、型の一覧、基準の一覧、日次の手順、例の三つ、の五枚を抜き出し、残りは参考として置いたら、次の担当者は五枚で回し始めました。マニュアルは、量ではなく、部品の分け方で使われます。

見ていて差がつくのは、担当者が「例を残しているか」です。型と基準は書くが例を残さない担当者と、「返信が来た文面を、理由を一行付けて、例の一覧に足しています」と言う担当者がいます。後者のマニュアルは、次の担当者が読んで書けます。

発注側にできるのは、担当者に「今月、例の一覧に足した文面はありますか」と聞くことです。例が増えていれば、マニュアルは生きています。

使われる置き方

作ったマニュアルが、使われる置き方です。

置き方の要点は、「手順から型へ、型から例へ」のリンクです。担当者は、毎日の手順を見て動きます。手順の中に型へのリンクがあれば、型は使われます。型の中に例へのリンクがあれば、例は読まれます。記録の所在は送信ログの残し方に書いています。

更新の決まり

マニュアルを古くしないための、更新の決まりです。

更新の要点は、「例の追加を週次の振り返りに組み込む」ことです。型と基準の更新は、きっかけがあったときで足ります。例は、週次で一つずつ足さないと増えません。例が増え続けるマニュアルは、生きています。

代行との関係

代行に出している場合の、マニュアルの扱いです。

関係の要点は、「代行が作っても、所在は自社」です。代行の担当者は複数の会社の型を持っているので、作るのは速い。作ってもらい、自社の場所に置き、社内が承認し、契約が終わっても残る形にします。

外注する場合の範囲

スカウト運用マニュアルの作成を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 五つの部品の設計、型の一覧の作成（文面、返答、二通目、追客、確定、面談後）、基準の一覧の作成（絞りと順番、送ってはいけない相手の区分、二通目と再送、追客）、日次・週次・月次の手順の文書化、例の一覧の作成と週次の追加、目次の一枚とリンクの整備、版の管理、更新の実施（型と基準の提案、手順と例の直接の更新）、担当者の交代時の引き継ぎ（一緒に日次を回す）、年次の見直しの資料。

社内に残す判断。 マニュアルの所在（自社の管理下）、型と基準の承認、送ってはいけない相手の一覧の中身（取引先、競合、元社員は社内から）、役割の要件（基準の元）、更新の承認、型の権利の契約での確認、媒体の規約と法令に関わる基準の専門家への確認。

外注の効きどころ。 マニュアルは、「五つの部品に分け、一枚ずつ作り、手順から型へ型から例へつなぎ、週次で例を足す」運用で、社内では「全部書こうとして止まる」か「作って読まれない」になりやすい工程です。担当者が部品を設計し、型と基準と手順を文書にし、例を週次で足し、版を管理すれば、担当者が替わっても翌日に回るマニュアルになります。担当者は複数の会社のマニュアルを見ているので、「この部品は要る」「この書き方は読まれない」を持ち込めます。ただし、所在と承認と、社内からしか出ない基準の中身は、社内が担います。

外注しても動かない場合。 マニュアルを代行の手元に置く、型と基準を承認しない、送ってはいけない相手の中身を渡さない、型の権利を契約で確認しない、年次の見直しをしない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

スカウト運用のマニュアルは、五つの部品に分け、一枚ずつ最小から作り、手順から型へ型から例へつなぎ、週次で例を足せば、担当者が替わった翌日に同じ運用ができます。外注は、部品の設計と文書化と例の追加と版の管理を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、マニュアルの相談で最も多いのは、「型と基準はあるが、手順が無い」ことです。文面の型はある。送ってはいけない一覧もある。ただ、「毎日、いつ、何を、どの順で」が無い。次の担当者は、型と一覧を渡されても、「今日、何をすればよいか」が分からず、止まります。

日次の手順は、一枚です。「朝、新着を見る。返信を見て、型で返答する。送信の枠を送る。当日に記録する」。それだけで、次の担当者は翌日から動けます。型と基準は、手順の中から参照されて、初めて使われます。

発注側にできるのは、マニュアルの目次を見て、「日次の手順はどれですか」と聞くことです。無ければ、それが最初に足す一枚です。

まとめ

• 機能しないのは全部を書く・型と手順と考え方が混ざる・例が無い・基準が無い・更新されない・置き場所が分からない・代行と分かれている構造
• 部品は型（そのまま使う）・基準（判断に使う）・手順（毎日・毎週・毎月）・例（良い例と悪い例、理由付き）・更新の決まり（誰が、いつ、きっかけ）の五つ
• 中身は型は名前と版・基準は一行か一表・手順は日次週次月次で一行ずつ・例は理由付きで一つずつ・更新は一枚。例が最も使われる
• 順番は型（一つ）→基準（一覧と外せない一つ）→手順（日次）→例（一つ）→更新の決まり→足していく。最初の一か月で五枚
• 置き方は記録と同じ場所・目次の一枚・手順から型へ・型から例へ・版の表示・代行と共有・引き継ぎは一緒に回す
• 更新は型は版で・基準はきっかけで・手順は当日・例は週次・年次の見直し・誰が・規約と法令は専門家に
• 代行とは所在は自社・作るのは代行でよい・型の権利・更新は代行が提案し社内が承認・引き継ぎ・内製に戻すとき
• 外注できるのは設計・型と基準と手順の文書化・例の作成と追加・目次とリンク・版の管理・更新・引き継ぎ・年次の資料。社内に残るのは所在・承認・一覧の中身・要件・権利の確認・規約と法令

よくある質問

マニュアルは、何ページくらいが適切ですか

ページ数ではなく、部品の数で考えます。最初は五つの部品がそれぞれ一枚、合計五枚です。運用の中で型と基準と手順と例が増え、型の一覧が数枚、例の一覧が十数枚、になっていきます。増えても、部品ごとに分かれていれば、探せます。一つの文書で三十ページになったら、部品に分け直します。「読み物」ではなく「一覧」として作ると、ページ数は問題になりません。

前の担当者が辞める前に、何を書いてもらえばよいですか

五つの部品のうち、「型」「基準」「例」の三つを、一覧の形で。「手順」は、辞める前の一週間、日次の動きを次の担当者と一緒に回して、その場で書きます。「考え方」や「経緯」を長く書いてもらう必要はありません。型と基準と例が一覧であれば、次の担当者は使えます。引き継ぎの考え方は前任者から引き継ぎがないまま採用を任されたにも書いています。

代行の担当者が作ったマニュアルは、契約が終わっても使えますか

契約によります。代行が作った型や文面の権利が、契約終了後にどちらに帰属するかを、契約の前に確認します。自社の管理下に置き、自社が承認する形で作っていても、権利の定めが無いと使えない場合があるので、契約の文言は専門家に確認してください。作った文面の権利に書いています。