テンプレートと個別文の比率｜「何割」で決めず、「型にする段」と「個別にする段」を分け、相手の層で個別の深さを変える

スカウトの文面を、どのくらいテンプレートにして、どのくらい個別に書けばよいか。「テンプレート七割、個別三割」と聞いたことがあるが、「どの七割」なのかが分からない。全文の七割を型にして三割を書き換えるのか、十通のうち七通を型で送るのか。結論を先に書くと、テンプレートと個別文の比率は、「何割」では決まりません。文面を「段」で分け、「型にする段」と「個別にする段」を決めます。二〜四段落目（役割、会社、次の一歩）は型、一段落目（なぜあなたに）と件名の経歴の部分は個別。この分け方は全員に共通で、「個別にする段の深さ」を相手の層で変えます。結果として、文面の中で型が占める割合は、相手によって変わります。パーソナライズの範囲はパーソナライズはどこまでやるべきかに、型と個別の考え方は文面の標準化と属人化の間にまとめています。

比率で迷う構造

テンプレートと個別文の比率で迷うのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「何割」で考えていることです。「段」で考えれば、決まります。

比率ではなく段で分ける考え方

「何割」ではなく、「どの段を型にし、どの段を個別にするか」で考えます。

段で分けると、「文面の中で型が占める割合」は、結果として六〜七割ほどになります。ただし、これは「結果」で、「目標」ではありません。「七割を型に」と決めて書くのではなく、「二〜四段落目を型に、一段落目を個別に」と決めて書くと、結果として七割ほどが型になります。

段で分ける要点は、「個別にする段が、『自分宛て』に効く段だけ」であることです。効かない段を個別にしても、時間が消えるだけです。

テンプレートにする段の作り方

二〜四段落目の型を、役割ごとに作ります。

二段落目（役割）の型。 「何を決める役割か」「誰と働くか」「どこまで任されるか」「なぜ今」の四つを、三〜四文で。役割の記述（ジョブディスクリプションがない）から。役割が変われば、型も変わる。

三段落目（会社）の型。 「会社の段階」「この役割の位置」「一緒に働く人」「働き方の実態」を、二〜四文で。会社の事実から。会社の段階が変われば、型も変わる。

四段落目（次の一歩）の型。 「まず話を聞く場」「返信のしやすさ」「送り主の名前と肩書」「断りやすさ」を、二〜三文で。全役割で共通にできる。

件名の型。 「〇〇のご経験を、△△の役割で」の形を、三〜四つ。「〇〇」が相手ごとに変わる。スカウトの件名の作り方。

型の数。 役割ごとに、二〜三段落目の型を一つ。四段落目と件名の型は共通。役割が五つなら、型は五つ。

型の管理。 共有の場所に、役割ごとに。作った日、直した日、直した理由を記録。

型の言葉。 「弊社」「貴殿」のような硬い言葉を使わない。人が書いた文に見える言葉で。型でも、人が書いた文に。

型の作り方の要点は、「役割ごとに一つ、事実から作り、日付を入れる」ことです。型は「使い回すもの」ですが、「古くなるもの」でもあります。

個別にする段の深さ

一段落目（と件名の経歴の部分）の「個別」には、深さがあります。深さの段階はパーソナライズはどこまでやるべきかに書いた四段階です。

深さを上げると、一段落目が長くなり、文面の中で個別の割合が上がります。段階一なら型が八割、段階四なら型が六割、のように。

これが、「比率は相手で変わる」の意味です。「七割テンプレート」は、段階一〜二の相手に送るときの結果で、幹部に段階四で送るときは、型の割合が下がります。

深さの要点は、「相手の価値と競合の多さで決める」ことです。全員に段階一だと経験の深い人に薄く見え、全員に段階四だと送れません。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「『テンプレート七割』と決めて、一段落目まで型にし、最後の一文だけ『〇〇さんのご活躍を期待しています』と個別にした」というものです。型にした段が「自分宛て」に効く段で、個別にした部分は効かない部分でした。返信は来ませんでした。段で分け直し、一段落目を個別、二〜四段落目を型にしたら、文面の中の型の割合は同じ七割ほどでも、返信が変わりました。「何割」ではなく「どの段」でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「段」で話すかどうかです。「テンプレートは七割にします」と割合で言う担当者と、「一段落目は個別、二〜四段落目は役割ごとの型にします。個別の深さは相手で変えます」と、段で言う担当者がいます。後者は、効く部分に時間を使います。

発注側にできるのは、担当者に「何割」ではなく「どの段を型に、どの段を個別に」を聞くことです。

相手の層ごとの配分

相手の層ごとに、個別の深さと、送る数の配分を決めます。

配分の要点は、「役割と相手の層で、深さと数を決める」ことです。一つの役割の中でも、相手の層が違えば深さが違います。

一日に使える時間が決まっていれば、「深さを上げて数を減らす」か「深さを下げて数を増やす」かの判断になります。判断の基準は、「その役割で、どちらが返信と面談につながるか」で、記録で決めます。

テンプレートが劣化する兆候

型は、使い続けると劣化します。兆候です。

劣化の要点は、「型は三か月に一度、役割の記述と会社の事実に照らして直す」ことです。作ったまま一年使う型は、劣化します。

比率を見直す運用

段の分け方と深さの配分を、見直す運用です。

運用の要点は、「型は三か月、深さは毎月」です。型は事実に照らして、深さは記録に照らして、見直します。

外注する場合の範囲

テンプレートと個別文の比率の問題を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 文面の段での分け方の整理、役割ごとの二〜四段落目の型の作成（役割の記述と会社の事実から）、件名の型の作成、深さの段階の基準の設計、相手の層ごとの深さと数の配分の案、一段落目を書く作業（深さに応じて）、型の三か月ごとの見直し、深さの配分の月次の見直し、一段落目の記録と効いた書き方の蓄積、劣化の兆候の確認、担当者間の統一、記録の型。

社内に残す判断。 役割の記述と会社の事実の確定、深さの基準の承認、相手の層ごとの配分の承認（「この役割は深さを上げて数を減らす」など）、型の承認、評価の軸（送信数か返信数か）の決定。

外注の効きどころ。 比率の問題は、「段で分ける」と「深さを相手で変える」の設計と、「一段落目を書く時間」の確保で決まります。担当者が段で分け、型を整え、深さの基準を作り、一段落目を書けば、社内は役割の事実と承認に集中できます。担当者は複数の会社のスカウトを見ているので、「この層はこの深さで返信が来る」の型を持ち込めます。ただし、型の元になる役割の記述と会社の事実は、社内から正確に渡します。

外注しても動かない場合。 社内が「テンプレート七割」の割合で管理することを譲らない、一段落目まで型にすることを求める、型の見直しを認めない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

比率は、段で分けて、深さを相手で変えれば、決まります。外注は、段の設計と、一段落目を書く時間を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、比率の相談で最も多いのは、「型を作ったまま、一年使っている」ことです。役割は変わり、会社の段階も変わり、一緒に働く人も変わったのに、型はそのまま。面談で「文面と違う」と言われ、辞退される。

型は、使い回すものであると同時に、古くなるものです。三か月に一度、役割の記述と会社の事実に照らして直す。それだけで、型の劣化は防げます。「型を作った」で終わりにしないことです。

発注側にできるのは、型に「作った日」と「次に見直す日」を入れ、三か月ごとに担当者と照らすことです。

まとめ

• 迷うのは何割で考える・段で分けない・型が個別にすべき部分を含む・個別が型にすべき部分を含む・層で変えない・型が古い・担当者ごとに違う・型を手抜きと思う構造
• 段で分ける。件名は型＋個別・一段落目は個別・二〜四段落目は役割ごとの型。型の割合は結果として六〜七割ほどで、目標ではない
• 型は二段落目（決める・誰と・どこまで・なぜ今）・三段落目（段階・位置・人・実態）・四段落目（次の一歩、共通）・件名（三〜四）を役割ごとに、事実から、日付を入れて
• 個別の深さは経歴の一つ・経歴の中身・課題との対応・発信や実績の四段階。深さで型の割合が変わる。相手の価値と競合で選ぶ
• 層ごとの配分は動いていて合いが明確なら段階一で多く・動いていない経験者は段階二・競合の多い専門職は段階三・幹部は段階四でごく少なく・未経験と過去の応募者は段階二・再送は段階一で短く
• 劣化の兆候は一斉送信ですかと聞かれる・役割や段階と違う・文面と違うと言われる・返信率が下がる・型だけで送る・長くなる・硬い言葉。三か月に一度、事実に照らす
• 運用は型は三か月・深さは毎月・一段落目の記録・層の見直し・担当者間の統一・兆候の確認・新しい役割は新しい型・記録の型
• 外注できるのは段の整理・型の作成・深さの基準・配分の案・一段落目を書く・見直し・記録と蓄積・兆候の確認・統一。社内に残るのは役割と会社の事実・基準と配分と型の承認・評価の軸

よくある質問

「テンプレート七割、個別三割」は、目安として正しいですか

「七割」を目標にして書くと、どの七割を型にするかで間違えます（一段落目まで型にして、効かない部分を個別にする）。「段」で分けて、一段落目を個別、二〜四段落目を型にすると、結果として型の割合は六〜七割ほどになります。目標ではなく結果です。個別の深さを相手で変えれば、幹部には型の割合が下がり、動いている若手には上がります。「何割」ではなく、「どの段」と「どの深さ」で決めます。

型を使うのは、手抜きに見えませんか

二〜四段落目（役割、会社、次の一歩）は、相手で変わらない事実なので、型にすることは手抜きではありません。手抜きに見えるのは、一段落目（なぜあなたに）まで型にしたときです。一段落目に「経歴の具体的な一つと役割との対応」が個別に書かれていれば、二〜四段落目が型でも、候補者は「自分宛て」と受け取ります。型を使って一段落目に時間を集中することが、手抜きの逆です。型の言葉は、「弊社」「貴殿」のような硬い言葉を避け、人が書いた文にします。

担当者によって、型の使い方がばらばらです

段の分け方（一段落目は個別、二〜四段落目は型）と、深さの基準（相手の層ごとに段階一〜四）を書面にして、担当者全員に共有します。型は共有の場所に置き、日付と見直しの記録を付けます。担当者ごとの返信率を、深さの段階ごとに記録して比べれば、「この担当者は一段落目が薄い」「この担当者は全文を書き直して数が少ない」が見え、基準に合わせて直せます。ばらばらのままだと、何が効いているかが分かりません。