不採用にした人にもう一度声をかけたい｜「前に落とした」を隠さず、「なぜ今回は合うと思うか」を一人ずつ伝える

以前、不採用にした人がいる。当時は要件の一部が足りなかった、または他の候補者を優先した。今回の募集は、当時の要件と違い、その人が合うかもしれない。声をかけたい。ただ、「一度落としておいて、今さら」と思われないか。どう伝えればよいか。そもそも、連絡してよいのか。結論を先に書くと、不採用にした人に声をかけることは、できます。ただし、「前に落とした」ことを隠さず、「なぜ当時は見送り、なぜ今回は合うと思うか」を、一人ずつ具体的に伝えることが条件です。声をかけてよい人とそうでない人を分け、当時の面接官の名前で送り、選考は「改めて」の形で進めます。連絡の可否は、応募時の同意と個人情報の扱いによるので、専門家に確認します。過去の応募者の全体の活かし方は過去の応募者を活かせていないに、再アプローチの文面は過去の応募者への再アプローチにまとめています。

声をかけにくい構造

不採用にした人に声をかけにくいのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「当時の理由の記録」と「伝え方」と「同意」が無いことです。三つがあれば、声をかけられます。

声をかけてよい人とかけないほうがよい人

不採用にした人の全員に声をかけるのではなく、分けます。

分ける要点は、「当時の不採用の理由」です。理由が「要件」「時期」「他の候補者」なら、声をかけられます。「相性」「認識のずれ」「言動」なら、かけません。

伝え方の型

声をかける文面の型です。「募集があります」だけにしません。

伝え方の要点は、「前回の経緯を隠さず、当時の理由を正直に、今回なぜ合うかを具体的に」です。この三つが無い文面は、「前に落としておいて」と受け取られます。

一人ずつ、その人の当時の面接の内容に触れて書きます。定型の一斉送信は、この場面では逆効果です。

当時の面接官が送る意味

声をかける文面は、当時の面接官（または責任者）の名前で送ります。

「覚えている」が伝わる。 当時の面接官からの連絡は、「あなたのことを覚えている」と伝わります。人事や担当者からの連絡より、本人に届きます。

当時の理由を、正直に言える。 面接官は、当時なぜ見送ったかを知っています。「あのときは〇〇を重く見ていた」と、面接官の言葉で言えます。

「今回なぜ合うか」を、具体的に言える。 面接で聞いた内容を覚えていれば、「面接でお話しいただいた□□が、今回の役割に合う」と書けます。

面接官の抵抗を、先に解く。 「自分が落とした人を、また見るのか」という面接官の抵抗には、「当時の理由は要件で、今回は要件が違う。あなたの言葉で声をかけてほしい」と、責任者から伝えます。

面接官が異動や退職でいない場合。 当時の記録を元に、責任者か人事が送ります。「当時の面接の記録では、〇〇が要件に対して足りないという結論でしたが」と、記録に基づいて。

文面は、担当者が下書きし、面接官が直す。 面接官の時間を使わないよう、担当者が当時の記録を元に下書きし、面接官が自分の言葉に直して送ります。

面接官が送る要点は、「覚えている」と「正直に言える」ことです。この二つが、「前に落としておいて」を「あのときのことを覚えていて、今回は合うと思って連絡してくれた」に変えます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「以前不採用にした人に、人事から『募集があります』と定型の文面で送り、『前に落としておいて、何ですか』という返信が来た」というものです。前回の経緯に触れず、当時の理由も、今回なぜ合うかも無い文面でした。当時の面接官が、「あのときは〇〇の要件を重く見ていたが、今回の役割は△△を重く見ていて、面接でお話しいただいた□□が合うと思う」と一人ずつ送ったら、数人から「話を聞きたい」と返事が来て、一人が決まりました。定型の一斉送信ではなく、面接官からの個別の連絡でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「当時の理由を記録から拾って、面接官の下書きを作る」かどうかです。「不採用者にも案内を送りましょう」と一斉送信を提案する担当者と、「当時の理由を記録から拾い、声をかけてよい人を絞り、面接官の名前で送る文面を下書きします。面接官には自分の言葉に直してもらいます」と、個別に組む担当者がいます。後者の連絡は、届きます。

発注側にできるのは、「不採用者に声をかけたい」の前に、「当時の理由は記録にあるか」「当時の面接官は送れるか」を確認することです。

選考の進め方

声をかけて返事が来たら、選考をどう進めるかです。

「改めて」か「前回の続き」かを、最初に決めて伝える。 「改めて選考に進んでいただく。前回の結果は影響しない」か、「前回の面接の内容を踏まえて、短い形で（一次を省略するなど）」か。文面で明記し、社内でも合意。

まず話す場を、選考の前に。 カジュアル面談の形で、「会社の変化」「今回の役割」「本人の近況」を話します。面談は選考にしない（カジュアル面談が選考になってしまう）。

面接は、当時と違う観点で。 当時「要件の一部が足りなかった」なら、今回はその要件が必須でないことを前提に、今回の役割の観点で。当時と同じ観点で見れば、同じ結果になります。

当時の面接官と、別の面接官の両方で。 当時の面接官は「変化」を見られ、別の面接官は「先入観なく」見られます。

当時の記録を、参考にするが縛られない。 当時の評価の要点は参考にし、今回の面接で改めて判定します。

条件のすり合わせを、早い段階で。 当時「条件で辞退」の要素があったなら、今回の条件を早い段階で伝えます。

選考の速さは、通常以上に。 声をかけた側なので、待たせません。返信は当日、判定は当日、結果は三日以内。

再び不採用にする場合は、より丁寧に。 声をかけておいて不採用にする場合、理由を要件に対する事実の範囲で丁寧に伝え、「声をかけたことへの感謝」を添えます。二度目の不採用は、一度目より重く受け取られます。

選考の要点は、「改めてか続きかを最初に決める」ことと「当時と違う観点で見る」ことです。

断られたときの扱い

声をかけて、断られることは多いです。扱いです。

返事が無いことも、断りとして受け取る。 「ご興味が無ければ返事は不要」と書いた以上、返事が無ければ追わない。一度だけ、「先日ご連絡した件、もしご興味があれば」と軽く送る程度まで。

断られたら、感謝を伝えて終わる。 「ご返信ありがとうございました。またご縁があれば」。翻意を促さない。

断りの理由を、記録する。 「他社で活躍中」「今は動けない」「会社に興味が無い」「前回のことが引っかかっている」。記録があれば、次に声をかけるかどうかの判断材料になります。

「前回のことが引っかかっている」と言われたら。 詫びと、当時の対応の反省を伝えます。「当時の連絡が遅く、失礼しました」。翻意は求めません。

断られた人にも、今後の連絡の可否を確認する。 「今後、募集の案内をお送りしてよいか」。「不要」なら、記録に残し、送りません。

断られた人を、「二度と」にしない。 「今は動けない」なら、時期が来たらまた。ただし、本人が「もう連絡不要」と言ったら、送りません。

断られたときの要点は、「追わない」ことと「記録する」ことです。追えば、関係が壊れます。記録すれば、次の判断ができます。

外注する場合の範囲

不採用にした人への再アプローチを、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 当時の不採用の理由の記録からの拾い上げ（無ければ面接官への聞き取り）、声をかけてよい人の絞り込み、同意の有無の確認（個人情報の扱いは専門家への橋渡し）、面接官の名前で送る文面の下書き（一人ずつ、当時の記録を元に）、面接官への依頼と調整、送信の代行（面接官の名前で送る場合の設定は社内の方針に沿って）、返事の受付と話す場の設定、選考の形の整理（改めてか続きか）と社内への共有、面接官向けの一枚（当時と違う観点で見る）、選考の運用（速さの管理）、断られた場合の記録と今後の連絡の可否の確認、再び不採用にする場合の連絡の文面。

社内に残す判断。 声をかける人の最終の判断、面接官が送るかどうか、選考の形の決定、判定、内定、個人情報の扱いの方針（専門家との連携）。

外注の効きどころ。 不採用にした人への再アプローチは、「当時の理由を拾い、一人ずつ文面を書く」手間が大きく、社内では「一斉送信」になりやすい工程です。担当者が記録を拾い、絞り、面接官の下書きを作り、返事の受付と選考の運用を回せば、面接官は「自分の言葉に直して送る」だけで済みます。担当者は複数の会社で再アプローチを見ているので、「どういう文面で返事が来るか」の型を持ち込めます。

外注しても動かない場合。 当時の理由が記録に無く面接官も覚えていない、面接官が「自分が落とした人」への連絡を拒む、選考の形を決めない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

不採用にした人への再アプローチは、正直さと個別の文面で成立します。外注は、記録を拾い、文面を作る手間を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この相談で最も多いのは、「当時の理由を、本人に正直に言えない」ことです。「他の候補者を優先した」「要件の一部が足りなかった」を、「言うと失礼では」と隠し、「募集があります」だけの文面になる。隠された本人は、「前に落としたのに、なぜ今」と不信になります。

当時の理由を、要件に対する事実の範囲で正直に言う。「あのときは〇〇を重く見ていた。今回は違う」。正直な文面のほうが、「覚えていてくれた」「今回は本当に合うと思ってくれている」と伝わります。隠すより、正直なほうが、届きます。

発注側にできるのは、面接官に「当時の理由を、要件の言葉で正直に書いてよい」と伝えることです。

まとめ

• 声をかけにくいのは後ろめたさ・理由が記録に無い・同意が分からない・当時の連絡が雑・伝え方が無い・基準が無い・選考の形が無い・面接官の抵抗の構造
• 声をかけてよいのは要件の一部・他の候補者を優先・時期・別の役割なら・最終まで進んだ・丁寧に連絡した人。かけないのは相性・認識のずれ・言動・応募しないと言った・同意が無い・連絡が雑だった・理由が不明な人
• 伝え方は名前と送り主・前回の経緯・当時の理由を正直に・今回なぜ合うか具体的に・会社の変化・選考の形・断りやすさ・まず話す場・署名。一人ずつ
• 当時の面接官が送ると覚えていると伝わり・理由を正直に言え・今回なぜ合うかを具体的に言える。担当者が下書きし面接官が直す。いなければ記録を元に責任者か人事が
• 選考は改めてか続きかを最初に決めて伝え・まず話す場・当時と違う観点・当時の面接官と別の面接官・記録に縛られない・条件を早く・速く・再び不採用なら丁寧に
• 断られたら追わない・感謝して終わる・理由を記録・引っかかっているなら詫びる・今後の連絡の可否を確認・「二度と」にしない
• 外注できるのは理由の拾い上げ・絞り込み・同意の確認と橋渡し・下書き・面接官への依頼・送信・受付と場の設定・選考の形と一枚・運用・記録・再不採用の文面。社内に残るのは最終の判断・面接官が送るか・選考の形・判定・内定・個人情報の方針

よくある質問

一度不採用にした人に声をかけるのは、失礼ではないですか

「前に落とした」ことを隠さず、当時の理由を要件に対する事実の範囲で正直に伝え、「今回なぜ合うと思うか」を具体的に書き、当時の面接官の名前で送れば、失礼にはなりません。「あのときのことを覚えていて、今回は合うと思って連絡してくれた」と受け取られます。失礼になるのは、経緯に触れず「募集があります」だけを一斉送信する場合と、当時の不合格の連絡が雑だった場合です。後者は、まず詫びが要ります。連絡の可否は同意によるので、専門家に確認します。

面接官が「自分が落とした人に連絡するのは気まずい」と言います

責任者から、「当時の理由は要件で、今回は要件が違う。あなたの言葉で、当時の理由と今回なぜ合うかを伝えてほしい。覚えていることが、本人に最も届く」と伝えます。文面は担当者が当時の記録を元に下書きし、面接官は自分の言葉に直すだけにして、手間を減らします。それでも抵抗があれば、当時の記録を元に責任者か人事が送る形にしますが、「当時の面接の記録では」と記録に基づいて書きます。

声をかけた人を、また不採用にすることになりそうです

声をかけておいて不採用にする場合、通常より丁寧に伝えます。理由を要件に対する事実の範囲で、「声をかけたことへの感謝」を添えて。「今回の役割では〇〇を重く見ており、その点で他の方を優先する結論になりました。お時間をいただき、ありがとうございました」。二度目の不採用は、一度目より重く受け取られるので、当時と違う観点で見て、判定が出たら当日に連絡します。今後の連絡の可否も確認し、「不要」なら送りません。