過去の応募者を活かせていない｜「溜めておく」のではなく、「誰に、いつ、何を送るか」を決めて、同意と記録の上で動かす

過去に応募してくれた人が、何百人といる。惜しくも通らなかった人、辞退した人、タイミングが合わなかった人。次の募集で声をかければ、一から集めるより早いはず。ただ、情報は媒体の管理画面、受信箱、スプレッドシートに散らばり、誰がどういう状況で、連絡してよいのかどうかも分からない。結論を先に書くと、過去の応募者は、「溜めておく」だけでは活かせません。「誰に、いつ、何を送るか」を決め、個人情報の扱いと同意を整え、記録を一つにして、運用として動かします。動かせる形になっていれば、過去の応募者は、最も近い候補者の集まりになります。再アプローチの考え方は過去の応募者への再アプローチに、不採用者のデータの扱いは不採用者のデータの取り扱いにまとめています。個人情報の保存と利用は、法令上の定めがあるので、専門家に確認します。

活かせていない構造

過去の応募者を活かせていないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「記録」と「同意」と「運用」が無いことです。三つがあれば、動かせます。

活かす前に整理すること

過去の応募者を動かす前に、整理します。

整理の要点は、「個人情報の扱いを先に決める」ことです。扱いが決まっていないまま「声をかけよう」と動くと、法令上の扱いと本人の信頼の両方で問題になります。

個人情報の扱いと同意

過去の応募者の情報は、個人情報です。法令上の定めに沿って扱います。専門家に確認のうえで進めます。

応募時に、今後の連絡についての同意を取る。 応募の受付の段階で、「今後、募集の案内を送ることがある。希望しない場合は申し出てほしい」など、同意の取り方を設計します。取り方と文面は、専門家に確認します。

同意の無い人には、送らない。 過去に同意を取っていない応募者には、募集の案内を送りません。送りたい場合は、改めて同意を取る方法があるかを、専門家に確認します。

保存の目的と期間を、決めて守る。 「将来の募集の案内のために、〇年保存する」など。期間を過ぎたら削除。方針は専門家に確認し、社内の規程に。

本人からの削除や停止の申し出に、応じる。 「案内を止めてほしい」「情報を削除してほしい」と言われたら、応じる。応じる手順を決めておく。

利用の範囲を、超えない。 「募集の案内」の目的で保存した情報を、他の目的に使わない。

アクセスできる人を、限定する。 記録を見られる人を限定し、社内の規程に沿って管理。

代行に渡す場合の扱い。 採用代行の担当者に過去の応募者の情報を渡す場合、契約と法令上の扱いを確認。タレントプールを代行に持たせるリスク。

個人情報の扱いの要点は、「同意」と「目的と期間」と「本人の申し出への対応」です。ここを整えずに動かすと、活かすどころか、信頼を失います。

声をかける相手の絞り方

過去の応募者の全員に送るのではなく、絞ります。

絞ると、数百人の応募者から、数人から数十人の「今回声をかける人」が見えます。全員に一斉送信するより、絞って個別に送るほうが、返事が来ます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「過去の応募者が三百人いるので、全員に『募集があります』と一斉送信した。返事はほぼゼロで、『前に落としておいて』という返信が数件来た」というものです。同意の確認も、絞り込みも、相手に合わせた文面も無く、過去の対応（不合格の連絡が無かった人も含む）も確認していませんでした。記録を一本化し、同意のある人に絞り、当時の評価の要点から「惜しかった人」を数十人に絞り、一人ずつ「前回はこういう理由で見送ったが、今回のこの役割は合うと思う」と送ったら、数人が面接に進み、一人が決まりました。三百人への一斉送信より、数十人への個別の連絡でした。

見ていて差がつくのは、担当者が「記録と同意」から入るかどうかです。「過去の応募者に一斉送信しましょう」と言う担当者と、「まず記録を一本化して、同意の有無を確認し、当時の評価から絞って、個別に送りましょう。個人情報の扱いは専門家に確認します」と、記録と同意から入る担当者がいます。後者は、信頼を失わずに動かせます。

発注側にできるのは、「過去の応募者に声をかけたい」の前に、「記録は一つになっているか」「同意はあるか」を確認することです。

送るものと時期

絞った相手に、何を、いつ送るかです。

送るものの要点は、「前回の経緯に触れる」ことと「今回なぜ合うと思うかを言う」ことです。「募集があります」だけの一斉送信は、経緯に触れておらず、「前に落としておいて」と受け取られます。

送る文面は、過去の応募者への再アプローチの考え方で、一人ずつ書きます。

運用の型

過去の応募者を、継続して活かす運用です。

運用の要点は、「選考が終わるたびに記録する」ことと「不合格の連絡を将来の前提で丁寧に」です。今日の丁寧な対応が、数年後の候補者を作ります。

外注する場合の範囲

過去の応募者を活かせていない問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 散らばった記録の一本化、同意の有無の確認と表への反映、個人情報の扱いの方針の整理（専門家への橋渡し）、応募時の同意の取り方の文面の案（専門家の確認を経て）、当時の評価の要点の拾い上げ（面接官への聞き取りを含む）、募集が出たときの絞り込み、個別の文面の作成と送信、返事の記録と選考への接続、削除と停止の処理の手順、年に一度の効果の確認、不合格の連絡の運用（将来の前提で丁寧に）。

社内に残す判断。 個人情報の扱いの方針の決定（専門家との連携）、保存の期間の決定、声をかける相手の最終の判断、当時の面接官の名前で送るかどうか、判定、内定、代行に情報を渡す範囲の決定。

外注の効きどころ。 過去の応募者は、「記録が散らばっていて、誰も一本化する時間が無い」ことで活かせていません。担当者が記録を一本化し、同意を確認し、募集のたびに絞って個別に送れば、過去の応募者は経路になります。担当者は複数の会社で再アプローチを見ているので、「どういう人に、どういう文面で送ると返事が来るか」の型を持ち込めます。ただし、個人情報の扱いは、担当者も専門家に確認し、代行に渡す範囲は契約で決めます。

外注しても動かない場合。 個人情報の扱いの方針を決めない、同意の無い人にも送ろうとする、不合格の連絡を出さない運用を変えない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

過去の応募者は、記録と同意と運用があれば、最も近い候補者の集まりです。外注は、三つを整え、運用を回す手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、過去の応募者の相談で最も多いのは、「当時の評価の要点が、記録に無い」ことです。表には「不採用」とだけあり、「なぜ」が無い。面接官に聞くと、「覚えていない」。絞れないので、全員に送るか、誰にも送らないかになる。

選考が終わるたびに、「なぜ通らなかったか」「惜しかった点」を一行で記録する。それだけで、数年後に「今回は合うかもしれない人」を絞れます。記録は、その場では手間に見えますが、将来の候補者を作ります。

発注側にできるのは、今日の選考から、「不採用の理由と惜しかった点」を一行で記録することです。

まとめ

• 活かせていないのは散らばっている・連絡してよいか分からない・状況が分からない・保存の扱いが無い・溜めることが目的・絞る基準が無い・送るものが無い・過去の対応が雑の構造
• 活かす前に個人情報の扱いの方針・同意の有無・記録の一本化・保存と削除の線引き・当時の評価の要点・過去の対応の確認を整理。専門家と
• 個人情報は応募時に同意を取る・同意の無い人には送らない・目的と期間を決めて守る・申し出に応じる・範囲を超えない・アクセスを限定・代行に渡す扱い。法令上の定めに沿い専門家に確認
• 絞るのは同意がある・惜しかった人・理由が変わりうる辞退者・職種の対応・経過・過去の対応が丁寧だった人・合わなかった理由が明確な人。数百人から数十人に
• 送るものは前回の経緯に触れ・今回なぜ合うかを言い・相手ごとに・時期を合わせ・連絡を出していなかった人には詫びから。一斉送信にしない
• 運用は選考が終わるたびに記録・応募時に同意・不合格の連絡を丁寧に・募集が出たら絞る・個別に送る・返事を記録・削除と停止・年に一度の確認・アクセスの管理
• 外注できるのは一本化・同意の確認・方針の橋渡し・同意の文面・評価の拾い上げ・絞り込み・文面と送信・記録・削除の手順・効果の確認・不合格の連絡。社内に残るのは方針・期間・最終の判断・面接官の名前・判定・内定・渡す範囲

よくある質問

過去の応募者に、募集の案内を送ってよいですか

応募時に「今後の募集の案内を送ること」への同意を取っている人には、送れます。同意を取っていない人には、送りません。改めて同意を取る方法があるかは、専門家に確認します。個人情報の保存の目的と期間、利用の範囲、本人の申し出への対応は、法令上の定めに沿って方針を決め、専門家に確認します。同意と方針が無いまま送ると、法令上の扱いと本人の信頼の両方で問題になります。

全員に一斉送信すれば、効率的ではないですか

返事が来ません。「募集があります」だけの一斉送信は、前回の経緯に触れておらず、「前に落としておいて」と受け取られます。同意のある人に絞り、当時の評価の要点から「惜しかった人」「理由が変わりうる辞退者」を絞り、一人ずつ「前回はこういう理由で見送ったが、今回のこの役割は合うと思う」と送るほうが、はるかに返事が来ます。数百人への一斉送信より、数十人への個別の連絡です。

当時の評価が記録に無く、誰が惜しかったか分かりません

面接官に、今のうちに聞き、記録します。「〇〇さんは覚えているか。なぜ通らなかったか」。覚えていなければ、その人は絞り込みから外すか、「以前ご応募いただいた」の改めての文面で送る対象にします。今日の選考からは、「不採用の理由と惜しかった点」を一行で記録する運用を始めます。記録が無いと、数年後も同じ状態になります。