週次の振り返りで見る数字｜十五分で「今週どこで落ちたか」と「来週一つ変えること」を決める

月に一度の定例会で数字を見ると、対象や文面のずれに気づくのは、ずれてから一か月後です。その一か月で送った文面は、ずれたまま届いています。週に一度、十五分の振り返りを入れれば、ずれに一週間で気づけます。結論を先に書くと、週次の振り返りは、レポートを読む場ではなく、「今週、段階のどこで落ちたか」を五つの数字で見て、「来週、一つ何を変えるか」を決める十五分です。月次の定例会は方向の判断、週次は運用の微調整、と分けてください。定例会の型は定例会の進め方に、レポートの項目はレポートに入れてもらう項目にまとめています。

週次で見る五つの数字

週次で見るのは、次の五つです。全部、その週の数字です。

一.送信数。 今週、何通送ったか。稼働と枠に対して、予定どおりか。少なければ、稼働が他に取られたか、承認で止まったか。

二.返信数と返信率。 今週の送信に対して、返信がいくつ来たか。先週と比べて、上がったか下がったか。変えたこと（対象・一段落目）があれば、その効果の手がかり。

三.返信から一次対応までの時間。 今週来た返信に、当日中に返せたか。翌日以降になった件数。ここが遅れていれば、面談設定は来週落ちます。

四.面談設定数。 今週、日程が確定した面談の数。返信から面談設定までに何日かかったか。日程の往復で止まっていないか。

五.進行中の候補者の状況。 返信待ち、日程調整中、面談済みで結果待ち。一人ずつ、次の連絡が誰で、いつか。止まっている人がいないか。

五つを、一枚の表にします。今週の数字と、先週の数字を並べます。増減が一目で分かる形です。

週次で見ない数字

週次では、次の数字は見ません。週の単位ではぶれが大きく、判断に使えないからです。

面談実施率、内定率、承諾率。 週に数件の面談では、率は判断に使えません。月次か四半期で見ます。

採用単価。 期間の総額を採用数で割る数字。週では出せません。

媒体ごと・職種ごとの比較。 週の数字を分けると、さらに小さくなります。月次で見ます。

KPIの達成度。 月の目標に対する進捗は、月次で見ます。週次で「達成できそうか」と聞き始めると、担当者は数を追います。

返信率の絶対値の良し悪し。 週次で見るのは「先週と比べてどうか」で、「この率は高いか低いか」は月次です。

週次で見る数字を五つに絞るのは、十五分で終わらせるためと、週の数字で判断してはいけないことを判断しないためです。

振り返りの型：十五分

週次の振り返りは、十五分で、次の順に進めます。

一.先週決めたことの確認（二分）。 先週の振り返りで「来週変える」と決めたことを、やったか。やった結果、五つの数字のどれが動いたか。

二.五つの数字の確認（五分）。 今週の数字を、先週と並べて見る。担当者が「今週はここで落ちた」と一言で言う。読み上げはしない。

三.落ちた段階の原因を一つ（三分）。 返信で落ちたなら対象か一段落目、一次対応で落ちたなら稼働、面談設定で落ちたなら日程の出し方か面談枠。原因を一つに絞る。

四.来週変えることを一つ（三分）。 原因に対して、来週何を変えるか。「対象の条件をこう絞る」「一段落目をこう変える」「面談枠を一つ足す」。一つだけ。

五.進行中の候補者で止まっている人（二分）。 次の連絡が決まっていない候補者がいれば、誰がいつ連絡するかを決める。

十五分で終わらせるために、レポートは事前に読んでおき、振り返りの場では読み上げません。数字を見て、原因を一つ、変えることを一つ、止まっている人の連絡先を決める。それだけです。

出席者は、担当者と、対象・文面を変える判断ができる人の二人。それ以上は要りません。

月次との分担

週次と月次で、見るものと決めるものを分けます。

週次で決めるのは、運用の微調整です。対象の条件を少し絞る、一段落目の書き方を変える、候補日の出し方を変える。月次で決めるのは、方向です。対象の層を変える、媒体を足す、稼働を増やす、業務範囲を広げる。

週次で方向の話をすると、毎週方向が変わり、比較ができなくなります。月次で微調整の話をすると、ずれに気づくのが遅れます。分けることで、どちらも機能します。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「月次の定例会で初めて、一か月分の返信率の低さに気づく」というものです。二週目で対象がずれていたのに、月末まで同じ対象に送り続けた。一か月分の送信が、ずれたまま届いています。週次で見ていれば、二週目に気づき、三週目から直せました。

見ていて差がつくのは、担当者が「週に一度、十五分だけください」と自分から言うかどうかです。月次のレポートだけで済ませる担当者と、週次で五つの数字を出し、「今週はここで落ちた、来週これを変える」と言う担当者がいます。後者は、ずれを一週間で直します。

発注側にできるのは、週に十五分を確保することです。決める人が十五分出られれば、担当者は微調整を毎週回せます。十五分が取れないなら、担当者に微調整の裁量を渡し、週次の結果だけを記録で受け取る形にします。

数字が動かない週の扱い

週次で見ていると、五つの数字が先週と変わらない週があります。

変えたことが無いなら、当然。 先週「変えること」を決めていなかったか、決めたが実行されていなかったか。実行を確認します。

変えたのに動かないなら、一週間では出ない変更。 対象の条件を絞った効果は、絞った後の送信に返信が来るまで、一週間から二週間かかります。二週続けて見ます。

送信数が少なくて、動きようがない。 週に数通の送信では、返信数は一件か二件で、率は判断に使えません。週次では「一次対応が当日中か」「進行中の候補者が止まっていないか」だけを見て、返信率は二週分、三週分をまとめて見ます。

時期の影響。 大型連休、年末年始、賞与の時期。週の数字が時期で動くことがあります。時期の要因なら、変えることを急ぎません。

動かない週が三週続いたら、月次の議題に。 週次の微調整で動かないなら、方向の問題です。対象の層、媒体、稼働。月次で判断します。

数字が動かない週を、「何もしていない」と責めないでください。動かない理由を見て、週次で扱うか月次に回すかを決めるのが、週次の役割です。

記録の形

週次の振り返りは、一行の記録で足ります。

「〇月〇週：返信で落ちた。原因は対象が広い。来週、〇〇の記述が無い人を外す。進行中は〇名、止まりなし」。

これを毎週、一つの表に積み上げます。四週分が溜まれば、月次の定例会の材料になります。「今月は、対象を二回絞り、一段落目を一回変えた。返信率は第二週から上がった」。

記録は、担当者が書き、決める人が確認します。発注側が持ちます。担当者が替わっても、週次の記録があれば、「この会社では、何を変えると数字が動くか」を次の担当者が読めます。

記録の形は、スプレッドシートの一枚でも、チャットの固定投稿でも構いません。後から見返せて、月次に持ち込める形なら足ります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、週次の振り返りで最も助かるのは「一つだけ変える、と決めてもらえる」ことです。月次では、一か月分の課題が溜まって、「対象も文面も日程も全部直す」となりがちです。全部を同時に変えると、どれが効いたか分かりません。週次なら、今週の落ちに対して一つだけ変え、来週の数字で見る。この繰り返しが、最も速く原因にたどり着きます。

逆に困るのは、週次で「今週の面談数が少ない」と結果だけを問われることです。週の面談数は、二週前の送信と先週の返信対応で決まります。今週の数字を今週の努力で変えることはできません。週次で見るのは、「今週、段階のどこで落ちたか」であって、「今週の面談数」ではありません。

発注側にできるのは、週次を「結果を問う場」ではなく「一つ変えることを決める場」にすることです。十五分で、落ちた段階を一つ、変えることを一つ。それだけで、運用は毎週良くなります。

まとめ

• 週次で見るのは送信数・返信数と返信率・一次対応までの時間・面談設定数・進行中の候補者の五つ。今週と先週を並べる
• 週次で見ないのは面談実施以降の率・採用単価・媒体や職種の比較・KPIの達成度・返信率の絶対値
• 型は先週の確認→五つの数字→落ちた段階の原因を一つ→来週変えることを一つ→止まっている候補者。十五分、二人
• 週次は微調整、月次は方向。混ぜない
• 動かない週は実行の確認・二週見る・送信数が少ないなら率を見ない・時期の影響・三週続いたら月次へ
• 記録は一行を積み上げ、月次の材料にする。発注側が持つ
• 週次は結果を問う場ではなく、一つ変えることを決める場

よくある質問

週に十五分も、決める人の時間が取れません

担当者に微調整（対象の条件の絞り込み、一段落目の変更、候補日の出し方）の裁量を渡し、週次の一行の記録だけを受け取る形にしてください。決める人は、記録を読んで、方向がずれていないかを見るだけで済みます。月次の三十分だけは、決める人が出ます。

週次で見ても、送信数が少なくて数字が動きません

週に数通の送信なら、返信率は週では判断できません。週次では、一次対応が当日中にできているか、進行中の候補者が止まっていないか、の二つだけを見て、返信率は二〜三週分をまとめて見てください。送信数が増えたら、五つ全部を週次で見る形に戻します。

週次と月次で、同じ話を繰り返しています

週次で方向の話（媒体を変える、稼働を増やす）をしていないか、月次で微調整の話（一段落目を直す）をしていないかを確認してください。週次は微調整、月次は方向、と分けます。週次の一行の記録を月次に持ち込めば、月次では「今月の微調整の結果、方向をどうするか」だけを話せます。