人材紹介会社のコントロールの副業の実務｜1案件の流れ

人材紹介会社のコントロールを初めて受けるとき、見えにくいのは「推薦が来る前に何を整えるか」と「誰が何を決めるか」です。募集文には「エージェント対応」とだけあり、実際には、取引中の紹介会社の一覧と契約の確認、要件と条件の確認、求人の説明の作り直し、窓口の一本化の連絡、推薦への返事の期限、迷う推薦を決める人、結果の連絡の担当と、やり取りを始める前に決めることが並びます。決めずに始めると、紹介会社の営業の対応に追われ、判断の遅れが自分の評価になります。結論を先に書くと、1案件は「契約前→第1週→第2週以降→月次→終了と更新」の五つの段階で進み、契約前に範囲・紹介会社の一覧と契約・要件と条件・判断者と期限・名乗り方・候補者の書類の扱い・評価の基準・報告を決め、第1週は推薦を受けずに確認と求人の説明の作り直しと文面と記録の表と窓口の一本化の連絡に使い、第2週から推薦の一次確認と翌日までの返事と日程と結果の連絡と営業の対応と記録と週次の報告を回し、月次で紹介会社ごとの数から取引の見直しの材料を出して求人の説明を更新し、引き継げる形で終えます。案件の型と求められる経験は人材紹介会社のコントロールの副業案件に書いていますので、ここでは「1案件の流れ」に絞ります。

契約前：決めておくこと

紹介会社とのやり取りは、始めると毎日推薦と営業の連絡が来ます。始める前に、判断者と期限と評価の基準を決めます。

止まりやすいのは、「まず紹介会社に自己紹介のメールを送ってください」で始めるときです。契約と要件と判断者だけは、連絡を始める前に決めます。範囲の決め方は業務範囲の決め方に書いています。

第1週：推薦を受けない週

第1週は、紹介会社への窓口の一本化の連絡を最後に出し、それまでは受け入れの準備に使います。準備の前に窓口になると、推薦が来ても返せません。

止まりやすいのは、「紹介会社は待っているから早く連絡を」と第1週を飛ばすときです。準備の無いまま窓口になると、推薦が来ても要件で確認できず、全部を会社に回して、返事が遅れます。要件の聞き方はヒアリングの技能に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この仕事は「第1週に求人の説明を作り直せるか」で、その後の推薦の質が決まります。求人票をそのまま送った会社には、紹介会社の担当者が候補者に説明できないので、合わない推薦が来るか、来ません。「この職種で、この経験の人に、この一点を」と一分で話せる形にした会社には、合う推薦が来ます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「最初の一週間で求人の説明を作り直し、窓口の一本化と一緒に紹介会社に送ります。推薦の質はそこから変わります」と、私たちから先に伝えています。受ける側がその場で使える判断としては、求人の説明を作ったら、紹介会社に送る前に、会社の現場の責任者に「これを候補者に電話で話されて、違うと思う箇所はありますか」と読んでもらうこと。現場が読んだ説明は、紹介会社が候補者に話しても、面接でずれません。

第2週以降：一次確認・返事・日程・結果・営業の対応・記録・報告

第2週から推薦を受けます。ここからは、確認する、返す、つなぐ、伝える、断る、記録する、の繰り返しです。

止まりやすいのは、迷う推薦を「もう少し見てから」と手元に置くことと、候補者に直接連絡することです。迷う推薦はその日に判断者に返し、候補者への連絡は紹介会社を通します。連絡の速さは連絡の速さに、報告の型は報告の仕方に、断り方は断り方に書いています。

月次：紹介会社ごとの数から材料を出し、説明を更新する

月に一度、会社と見直しの時間を持ちます。見るのは、推薦の総数ではなく、紹介会社ごとの「推薦→面接→内定→承諾」の進み方と、合わない推薦の傾向です。

止まりやすいのは、月次で「推薦が少ないので紹介会社を増やしましょう」と言うときです。増やしても、説明と返事が変わらなければ、合わない推薦が増えるだけです。効いている紹介会社に厚く情報を出す材料を先に出します。一度に全部を変えず、一つずつ変えて比べます。

エラベルの見解

同じ料金・同じ紹介会社の数でも、結果が分かれるのは、月次で「紹介会社ごとの数を並べて、絞る材料を出せるか」です。推薦が少ないと「紹介会社を増やしましょう」と言う担当者は、営業の対応が増え、合わない推薦が増え、返事が遅れ、三か月目に「効いていない」と契約を終えられます。「面接に進む率が高いのはこの二社で、この二社には求人の説明を先に更新して面接の枠を優先しています。低い三社は、合わない推薦の傾向がこれで、説明を直しても変わらなければ、絞る判断をお願いします」と、数で材料を出す担当者は、次の月から推薦の質が上がります。絞る判断は会社ですが、材料が無ければ会社は判断できません。エラベルで長く続いている担当者は、月次の報告に「厚くする紹介会社」「説明を直す紹介会社」「判断をお願いする紹介会社」の三つの欄を持っています。受ける側がその場で使える形としては、記録の表を紹介会社ごとに集計できる形にしておき、月次はそれを並べるだけで材料にすることです。

終了と更新：引き継ぎと次の提案

契約の期間が来たら、更新か終了かを会社が決めます。どちらでも、引き継げる形にして終えます。

• 残すもの。 紹介会社の一覧（契約、担当者、実績の数）、求人の説明の型（更新の履歴）、返事と結果の連絡の文面の型、記録の表（会社の管理する場所に）、月次の材料と会社の判断の履歴
• 返すもの。 採用管理システムやメールの権限、共有された資料。候補者の書類は自分の手元に一切残さない
• 次の提案。 更新するなら、次の期間で厚くする紹介会社と直す説明。終了するなら、社内で回す手順書と、窓口が変わることの紹介会社への連絡（会社から）

止まりやすいのは、窓口が変わることを紹介会社に伝えずに終わるときです。紹介会社が自分に連絡を続け、推薦が宙に浮きます。引き継ぎの型は引き継ぎの仕方に書いています。

候補者の書類の扱い

紹介会社から届く履歴書と職務経歴書は、候補者の個人情報です。会社の管理する場所（採用管理システムや会社のメール）でだけ扱い、自分の端末やクラウドに保存せず、転送しません。紹介会社への返事に、候補者の情報を必要以上に書きません。見送りの理由は会社の決まりに従い、候補者の評価を詳しく書きません。候補者への連絡は紹介会社を通し、直接連絡しません。契約の無い紹介会社から届いた書類は、開かずに判断者に渡します。扱いの詳細は候補者の個人情報の扱いとセキュリティの基本に書いています。個別の判断は専門家にご確認ください。

稼働時間は何で決まるか

週に何時間かかるかは、取引中の紹介会社の数、推薦の数、営業の連絡の数、面接の数で決まります。推薦の一次確認と返事は推薦の数に比例し、営業の対応は紹介会社の数に比例します。求人の説明を作り直すと合わない推薦が減り、一次確認の時間が減ります。受ける前に「紹介会社の数」「週の推薦の数の目安」「営業の対応を含むか」を決めておけば、見込みが立ちます。数値は案件ごとに違うので、最初の一か月の実績で見直します。稼働の管理は稼働時間の管理に書いています。

まとめ

• 1案件は契約前→第1週→第2週以降→月次→終了と更新の五つの段階
• 契約前に範囲・一覧と契約・要件と条件・判断者と期限・名乗り方・書類の扱い・評価の基準・報告と見直しの場を決める。契約と要件と判断者は連絡の前に
• 第1週は推薦を受けない。一覧と契約と要件の確認、求人を一分で話せる形に、文面、記録の表を整え、最後に窓口の一本化の連絡
• 第2週以降は推薦の当日に一次確認→翌日までに返事→日程は紹介会社を通して→結果は期限で→営業は判断者か断る→紹介会社ごとに記録。迷う推薦をその日に返す
• 月次は紹介会社ごとの進み方と合わない推薦の傾向から、厚くする・説明を直す・判断をお願いする、の三つの材料を出す。絞る判断は会社
• 終了時は一覧・説明の型・文面・記録の表・材料と判断の履歴を残し、窓口の変更を会社から紹介会社に伝えてもらう
• 候補者の書類は会社の管理する場所でだけ扱い、候補者への連絡は紹介会社を通す

よくある質問

紹介会社から「候補者に直接連絡してもよいか」と聞かれました

候補者への連絡は紹介会社を通す形を守ります。紹介会社が間に入っている候補者に会社側が直接連絡すると、情報の流れが二本になり、条件や結果の伝え方がずれます。日程の調整も紹介会社を通します。例外を作るなら、会社の判断者が決め、紹介会社と候補者の両方に了解を取ります。自分の判断で直接連絡しません。

契約していない紹介会社から推薦が届きました

書類を開かず、「契約の確認をしてからご連絡します」と返し、契約と手数料の判断者に渡します。契約の無い紹介会社の推薦を受けて面接に進めると、あとで手数料の話が揉めます。新規の受付を範囲に含んでいる場合は、契約の流れ（会社の契約書の型、判断者、期限）を第1週に決めておき、その流れに乗せます。含んでいない場合は、判断者に渡すだけにします。

会社の判断が遅くて、紹介会社への返事が遅れます

自分の返事と会社の判断を、記録で分けます。「推薦から私の一次確認までは当日、判断者の返事までが〇日」と週次の報告に書き、判断の期限の見直しを提案します。紹介会社には、期限を伝えて待ってもらい、期限を過ぎたら一度だけ判断者に催促します。自分で判断して返事を出してはいけません。合否は会社のものです。関わり方の段階は合否にどこまで関わるかに書いています。