採用担当の1日の業務量を分解する｜「忙しい」を、工程ごとの時間に分けて、減らす・出す・残すを決める

採用担当が「忙しくて回らない」と言う。応募への返信は遅れ、面接の日程は組めず、求人票は古いまま。責任者は「何にそんなに時間がかかっているのか」と思うが、担当者も「全部」としか言えない。増員すべきか、外注すべきか、判断できない。結論を先に書くと、「忙しい」は、分解しなければ判断できません。採用担当の一日を、工程ごとの時間に分解すれば、「何に、どれだけ」が見え、「減らす工程」「外に出す工程」「残す工程」が決まります。分解した結果、増員が要るのか、外注で足りるのか、運用を直せば済むのかが、根拠を持って分かります。人事が一人で回らない場合は人事が一人で回らないに、外注の線はどこまで外注してよいか分からないにまとめています。

業務量が見えない構造

採用担当の業務量が見えないのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「記録していない」ことです。一週間記録すれば、見えます。

一日を分解する手順

採用担当の一日を、分解する手順です。

一週間、時間の使い方を記録する。 三十分単位で、「何をしたか」を書く。「応募の確認と返信」「日程調整」「面接の同席」「求人票の修正」「面接官との連絡」「候補者からの問い合わせ」「媒体の管理」「記録の更新」「責任者への報告」「その他」。割り込みも、その都度。

工程ごとに、合計する。 一週間の合計を、工程ごとに。「応募の確認と返信：六時間」「日程調整：五時間」「面接の同席：八時間」…。

工程ごとに、「判断」「材料」「作業」に分ける。 応募の返信は作業、書類の判断は判断、求人票の案は材料。どこまで外注してよいか分からないの三分割で。

割り込みの時間を、別に数える。 「候補者からの問い合わせ」「面接官からの連絡」「責任者からの確認」。割り込みは、細切れで合計が大きく、集中を切ります。

兼務なら、採用と本業を分ける。 採用に使った時間だけを合計。

一枚にまとめる。 工程、時間、判断・材料・作業の区分、割り込みの時間。

分解の要点は、「一週間、三十分単位で記録する」ことです。記憶で振り返ると、大きな仕事（面接）が過大に、細切れの仕事（返信、問い合わせ）が過小に見えます。記録すれば、細切れの合計が大きいことが見えます。

工程ごとの時間の目安

分解した結果を、工程ごとに見ます。一般的な傾向であり、自社の記録で確かめます。

目安の要点は、「作業の合計が、判断の合計より大きい」ことが多い、ということです。作業に埋もれて、判断の時間が無い。分解すると、「作業を減らす・出す」で、判断の時間が生まれます。

分解した後の三つの判断

分解した一枚から、三つの判断をします。

一、減らす工程。 運用を変えれば、時間そのものが減る工程。窓口を一つに、文面を型に、枠を先に押さえる、同席をやめる、媒体を絞る、案内に情報を入れる。費用ゼロで、今週から。

二、外に出す工程。 減らしても残る「作業」を、担当者（採用代行）か、社内の別の人（庶務、現場）か、道具（自動返信、予約制、ATS）に出す。

三、残す工程。 「判断」と「材料の一部」。書類と面接の判定、要件と条件の決定、責任者への報告、面接官の指名。採用担当の時間を、ここに集中する。

三つの判断の後、「残す工程」の時間が、採用担当の時間に収まるかを見ます。収まれば、増員も外注も要らず、運用の見直しで済みます。収まらなければ、「出す工程」を増やすか（外注）、「残す工程」を分担するか（増員）を、根拠を持って判断します。

判断の要点は、「増員か外注か」を分解の結果で決めることです。分解せずに決めると、増員しても作業に埋もれ、外注しても判断が止まります。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「採用担当が『忙しい』と言うので、人事をもう一人採ったが、二人とも応募の返信と日程調整に埋もれて、判断の時間は増えなかった」というものです。分解せずに増員しました。一週間記録すると、作業が七割、判断が二割、割り込みが一割。作業を型と道具と担当者に出したら、一人で判断に集中でき、二人目は要りませんでした。「忙しい」の中身は、増員で解決する種類のものではなかったのです。

見ていて差がつくのは、担当者が「まず一週間記録しましょう」と言うかどうかです。「忙しいなら、こちらで作業を引き受けます」と即座に言う担当者と、「まず一週間、三十分単位で記録して、工程ごとに分けましょう。減らせる工程と出す工程と残す工程を決めてから、こちらが引き受ける範囲を決めます」と、分解から入る担当者がいます。後者は、要らない外注をしません。

発注側にできるのは、「忙しい」と聞いたら、増員も外注も決める前に、「一週間、記録してほしい」と頼むことです。

減らす工程

分解の結果、運用を変えれば減る工程です。費用ゼロで、今週から。

減らす工程の要点は、「型と窓口と枠」です。一件ずつ考える、複数の場所を回る、往復する、を無くせば、作業の時間は半分以下になることがあります。

出す工程と残す工程

減らした後、外に出す工程と、残す工程です。

出す工程と残す工程の要点は、「残す工程が、判断だけになっているか」です。作業が残っていれば、まだ出せます。判断が出ていれば、社内に残りません。

出す先は、採用代行だけではありません。道具（自動返信、予約制、ATS）、社内の別の人（庶務、現場）も、出す先です。

分解を続ける運用

一度分解して終わりにせず、続けます。

三か月に一度、一週間の記録を取る。 運用を変えた後、時間がどう変わったかを見る。

「残す工程」の時間が、収まっているかを見る。 収まっていなければ、まだ減らせる工程、出せる工程がある。

割り込みの時間を、見る。 割り込みが増えていれば、案内や期限の運用が緩んでいる。

採用の量が変わったら、分解し直す。 求人が増えた、繁忙期、急な増員。量が変われば、線も変わる。

採用担当に、「忙しい」を言いやすくする。 「忙しい＝能力が無い」ではなく、「忙しい＝分解する材料」と、責任者が示す。

分解の一枚を、責任者と共有する。 「採用担当の時間は、こう使われている」。責任者が知れば、増員や外注や運用の判断ができる。

運用の変更の効果を、記録する。 「文面を型にしたら、返信の時間が週に六時間から二時間に」。

運用の要点は、「三か月に一度、一週間」です。毎日記録し続ける必要はなく、定期的に一週間記録すれば、変化が見えます。

外注する場合の範囲

採用担当の業務量の問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 一週間の記録の型の作成、記録の集計と工程ごとの分解、判断・材料・作業の区分、減らす工程の案と運用の変更（文面の型、窓口の一本化、枠の先押さえ、案内の中身、記録の型）、出す工程の引き受け（受付、返信、日程、絞り込み、記録、連絡、媒体と紹介会社の管理、材料の案）、残す工程の整理と時間の見積もり、増員か外注か運用かの判断の材料、三か月ごとの記録と見直し。

社内に残す判断。 減らす・出す・残すの決定、増員か外注か運用かの決定、判断の工程（要件、判定、条件、面接官、内定）、責任者への報告。

外注の効きどころ。 採用担当の「忙しい」は、分解すると「作業に埋もれている」ことが大半で、作業は担当者に出せます。担当者が分解を手伝い、減らす運用を持ち込み、出す工程を引き受ければ、採用担当は判断に集中できます。担当者は複数の会社の採用担当の時間の使い方を見ているので、「この工程は、この型で半分になる」の見立てを持ち込めます。分解した結果、外注が要らないと分かることもあり、それも正しい結果です。

外注しても動かない場合。 採用担当が記録を取らない、責任者が分解の一枚を見ない、「忙しいから増員」を分解せずに決める。社内の判断で、代行を替えても直りません。

「忙しい」は、分解すれば判断できます。外注は、分解と、出す工程を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、業務量の相談で最も多いのは、「割り込みの時間が、見えていない」ことです。「面接の同席が多い」と担当者は言いますが、記録すると、面接の同席は週に八時間、候補者からの問い合わせと面接官からの連絡とその都度の応募の確認が、細切れで合計十時間。集中を切られ、判断の時間が無くなっていました。

割り込みは、案内に情報を入れ、期限を決め、確認の時間を固定すれば、大きく減ります。記録しなければ、割り込みは「忙しさ」の中に埋もれて見えません。

発注側にできるのは、採用担当に「割り込みも、その都度記録して」と頼むことです。

まとめ

• 見えないのは忙しいの一言・記録していない・工程に分けていない・割り込みが見えない・判断と作業が混ざる・本業と混ざる・増員か外注かに根拠が無い・言いにくい構造
• 分解は一週間三十分単位で記録・工程ごとに合計・判断と材料と作業に分ける・割り込みを別に・兼務なら本業と分ける・一枚に
• 目安は作業の合計が判断より大きいことが多い。応募の確認、返信、日程、同席、転記、媒体、問い合わせ、記録が、減らす・出す余地
• 三つの判断は減らす（運用で）・出す（担当者、道具、社内の別の人）・残す（判断）。残す工程が時間に収まれば運用で済み、収まらなければ出すか分担する
• 減らすのは通知を一つに・文面の型・枠を先に・同席をやめる・面接官が直後に記録・案内に情報・期限・表を一つに・月次の一枚・紹介会社を絞る。費用ゼロで今週から
• 出すのは受付と返信・日程・一次の絞り込み・記録と連絡・媒体と紹介会社・材料の案・受け入れの手配。残すのは要件・判定・条件・面接官・内定・報告・調整
• 運用は三か月に一度の一週間・残す工程が収まっているか・割り込み・量が変わったら分解し直す・言いやすくする・責任者と共有・効果を記録
• 外注できるのは記録の型・集計と分解・区分・減らす案と運用・出す工程の引き受け・残す工程の整理・判断の材料・見直し。社内に残るのは三つの決定・増員か外注か運用か・判断の工程・報告

よくある質問

採用担当が「忙しい」と言うので、増員すべきですか

増員の前に、一週間、三十分単位で記録し、工程ごとに分解します。「忙しい」の中身が「作業に埋もれている」なら、運用（文面の型、窓口の一本化、枠の先押さえ）と、作業を出す（担当者、道具、社内の別の人）ことで、増員なしで判断の時間が生まれます。分解した結果、「判断の工程が多すぎて一人では回らない」なら、増員か、判断の一部を現場に分担します。分解せずに増員すると、二人とも作業に埋もれます。

記録を取る時間すら無いと言われます

三十分単位で、一言メモするだけです。「応募確認」「日程」「面接」「問い合わせ」。一日で数分。一週間だけ。記録を取らないと、「忙しい」のまま、増員も外注も運用の見直しも、根拠を持って決められません。記録を取ること自体を、採用代行の担当者に頼む形（担当者が採用担当の一日を横で見て記録する）もあります。「記録する時間が無い」状態が、最も分解が要る状態です。

兼務なので、採用にどれだけ使っているか分かりません

一週間、採用に使った時間だけを記録します。本業の合間の細切れ（応募の確認、返信、日程の往復）が、合計で大きいことが見えます。兼務の場合、「採用に使える時間は週に何時間か」を先に決め、その中に「判断」だけを残し、材料と作業の大半を出す線にします。固定の時間の決め方は他業務と兼務で採用が進まないに書いています。