一次面接は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「一次面接を代行に出せますか」という質問には、「面接の合否を外の人に決めさせてよいのか」という迷いと、「面接官の時間が足りない」という切実さの両方が入っています。答えは、出せる部分と出せない部分があり、その線は「面接の実施」と「合否の決定」の間にあります。一次面接は、観点と質問と記録の型を決めて、その型で聞き、根拠を添えて記録する工程と、その記録を見て次に進めるかを決める工程に分かれます。前者は型があれば外の人ができ、後者は会社にしかできません。結論を先に書くと、一次面接は、「観点と基準の決定」「次に進めるかの決定」「会社を代表して語ること」「二次以降の面接」は会社が持ち、「観点と質問と記録の型の設計・型に沿った面接の実施・根拠を添えた記録の提出・日程の調整・候補者への連絡・通過した人が二次でどう評価されたかの記録」は代行に出せます。面接の評価を代行に付けさせてよいかという論点は面接評価を代行に付けさせてよいかに、面接官が足りないときの組み方は面接官が足りないときに書いていますので、ここでは「一次面接を工程に分けて出す」観点に絞ります。

「型で聞く」と「進めるか決める」を分ける

一次面接を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、一次で何を見るかの観点を決めることです。要件のうち、書類で読めず、一次で確かめるもの。「既存顧客への提案を自分で組み立てた経験があるか」「チームで動いた経験で、自分の役割を説明できるか」のように、二次以降で見るものと分けます。会社が決めます。案は外の人が出せます。

二つ目は、観点ごとの質問と、記録の型を作ることです。観点ごとに「過去の場面を聞く」質問を用意し、答えのどこを記録するかを決める。外の人ができ、決めるのは会社です。質問の作り方は面接で何を聞けばよいか分からないときに、質問と基準と記録を一枚にする方法は構造化面接を入れたいが手が回らないときに書いています。

三つ目は、日程の調整と候補者への連絡です。外の人ができます。

四つ目は、型に沿って面接を実施することです。観点ごとの質問をし、答えを深掘りし、記録の型に沿って根拠を残す。型があれば外の人ができます。

五つ目は、候補者からの会社への質問に答えることです。事業の中身、日々の仕事、チームの様子。会社の人でないと本人の言葉で答えられません。外の人が出る場合は、「答えられる範囲」と「二次で会社の人が答えること」を先に分けておきます。

六つ目は、記録を提出し、次に進めるかを決めることです。記録と根拠の提出は外の人ができ、次に進めるかの決定は会社です。

七つ目は、通過した人が二次でどう評価されたかを記録し、一次の観点と基準を見直すことです。「一次で通した人が二次で毎回この点で落ちる」なら、一次の観点に足りない項目があります。外の人ができ、見直しの判断は会社です。

七つのうち、一の決定、五の会社を語る部分、六の決定、七の判断は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「面接の実施」と「次に進めるかの決定」が別の行にあることです。代行が面接をしても、合否を決めるのは会社です。代行の記録は「観点ごとに、候補者がこう答えた、根拠はこれ」であり、「通すべき」ではありません。この分け方なら、面接を外に出しても、判断は会社に残ります。

もう一つの要点は、「候補者からの会社への質問」です。一次面接でも候補者は会社のことを聞きます。外の人が出る一次では、「答えられる範囲」を先に決め、残りは「二次で現場の責任者が答えます」と伝える形にします。ここを決めないと、候補者は「この会社の人は自分の会社のことを知らない」と受け取ります。候補者に代行の利用を伝えるかどうかは候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「一次面接を外に出すと、合否を外の人が決めることになる」というものです。実際には、出すのは「型に沿って聞いて記録する」工程で、合否は記録を見て会社が決めます。ある会社では、一次面接を現場の責任者が全件やっていて、責任者の枠が週に二つしか無く、通過した候補者が一次まで二週間待たされていました。一次を担当者に出し、観点を「提案を自分で組み立てた経験」と「チームでの役割の説明」の二つに絞り、記録を観点ごとの根拠付きにして、責任者は記録を見て翌日までに次に進めるかを決める形にしたところ、一次までの日数は数日になり、責任者の時間は記録を読む十分と二次面接だけになりました。一次で通した人が二次で落ちる率も、観点を絞る前より下がりました。責任者の「見る目」を使う場所は、一次の全件ではなく、観点を決めるときと、記録を見て決めるときと、二次面接です。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、一次面接を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、面接官の枠が足りず、通過した候補者が一次まで一週間以上待っているときです。一次を外に出すと、枠は担当者の側で確保でき、待ち時間が短くなります。

二つ目は、応募が多く、一次で確かめることが「要件を満たすか」の確認に近いときです。観点が明確なら、型で聞く工程は外に出しやすい。

三つ目は、一次面接官が複数いて、評価がばらついているときです。担当者一人が型で聞くと、記録が揃います。ばらつきの直し方は面接官によって評価がばらつくときに書いています。

四つ目は、面接の記録が残っておらず、二次の面接官が「一次で何を聞いたか」を知らずに同じことを聞いているときです。記録の型ごと外に出すと、二次に引き継げます。

五つ目は、一次で通した人が二次で毎回同じ点で落ちているのに、原因が分からないときです。担当者が一次と二次の記録を突き合わせて、一次の観点の見直しを提案できます。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、一次面接を外に出しても進みません。

一つ目は、一次で何を見るかが決まっていないときです。「良い人かどうか見てほしい」では、担当者は型を作れず、記録も根拠になりません。先に観点を決めます。決め方は評価基準が言語化できていないときに書いています。

二つ目は、一次が「会社を語って候補者を惹きつける場」になっているときです。応募が少なく、一次で会社の魅力を伝えて志望度を上げる必要がある会社では、会社の人が出るほうが効きます。この場合は、一次の実施ではなく、設計と日程と記録だけを外に出します。

三つ目は、次に進めるかを決める人と期限が決まっていないときです。担当者が記録を翌日までに出しても、決める人が一週間見なければ、候補者は一週間待ちます。「記録を見て翌日までに決める人」を先に決めます。

四つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、面接の実施を外に委ねることについての社内の整理が無いときです。候補者の経歴、面接の記録、評価に関わる情報を代行が扱い、面接という選考の一部を外の人が行うことになります。扱いの決まりと契約を先に整え、法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

担当者の選び方

一次面接を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、その職種の面接を経験しているかです。営業なら「新規と既存の違い」、エンジニアなら「技術の使い方と役割」を、答えから深掘りできる人。経験の無い職種では、質問はできても深掘りができません。

二つ目は、「過去の場面を聞く」型で聞けるかです。「あなたの強みは」ではなく、「その案件で、あなたが決めたことは何ですか」と聞ける人。

三つ目は、記録を観点ごとの根拠で書けるかです。「良い印象」ではなく、「観点一について、候補者はこの場面でこう動いたと答えた」と書ける人。記録が根拠になっていないと、会社は次に進めるかを決められません。

四つ目は、「通すべき」ではなく「観点ごとにこうだった」で会社に渡せるかです。判断を会社に残す姿勢のある人。

五つ目は、一次と二次の記録を突き合わせて、観点の見直しを提案できるかです。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

一次面接を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、採用要件と、そのうち一次で確かめる観点です。決まっていなければ、担当者が案を出して会社が決めます。

二つ目は、記録を見て次に進めるかを決める人と、期限です。「記録を受けて翌日までに〇〇が決める」。

三つ目は、候補者からの会社への質問に、担当者が答えてよい範囲です。事業の概要、募集の背景、選考の流れは答えられるように資料を渡し、日々の仕事やチームの様子は「二次で現場の責任者が答える」と伝える形にします。

四つ目は、候補者への名乗り方です。会社の採用担当として名乗るのか、採用事務局として名乗るのか、外部の面接官であることを伝えるのか。会社が決めます。

五つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。経歴書と面接の記録の閲覧の範囲、記録の保管と廃棄。面接の実施を外に委ねることの整理も含めて、法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

六つ目は、これまでの一次と二次の記録です。あれば、担当者は「一次で通した人が二次でどうだったか」を最初に読み、観点の案に反映できます。

七つ目は、担当者と二次の面接官が一度話す場です。一次で何を確かめ、二次で何を見るかを、二人で分けておくと、二次で同じことを聞かずに済みます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、一次面接で最も効くのは、「観点を二つか三つに絞る」ことと、「記録を『通すべき』でなく『観点ごとにこうだった』で書く」ことの二つです。前者で面接が三十分に収まり、後者で会社が判断できます。担当者が「良い人でした」と書いた記録は、会社にとっては担当者の印象でしかなく、判断に使えません。観点ごとに「この場面でこう動いたと答えた」と書いた記録は、会社が自分の基準で読めます。エラベルでは、一次面接を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で観点を会社と一緒に絞り、質問と記録の型を作り、答えてよい範囲と名乗り方を確認し、二次の面接官と一度話す場を持つところまでをお願いしています。一次を外に出すことへの社内の整理と候補者情報の扱いは、専門家にご確認いただくようお伝えしています。ここまでできると、二週目からは一次までの日数と、一次で通した人が二次でどうだったかが数字で見え、観点の見直しを会社の判断に戻せます。

まとめ

• 一次面接は「型で聞く」と「進めるか決める」に分かれる。観点と基準の決定・次に進めるかの決定・会社を代表して語ること・二次以降は会社。型の設計・型に沿った実施・根拠付きの記録の提出・日程と連絡・二次での評価の記録は代行に出せる
• 代行の記録は「通すべき」ではなく「観点ごとにこうだった」。合否は会社が決める
• 候補者からの会社への質問は答えてよい範囲を先に分け、残りは二次で会社の人が答える
• 出したほうがよいのは枠が足りず待たせている・観点が明確・面接官で評価がばらつく・記録が無い・二次で落ちる原因が分からないとき
• 出さないほうがよいのは観点が決まっていない・一次が惹きつける場になっている・決める人と期限が無い・情報の扱いと社内の整理が無いとき
• 担当者はその職種の面接経験・過去の場面を聞く型・根拠付きの記録・判断を会社に残す姿勢・二次との突き合わせで選ぶ

よくある質問

一次面接を外の人がやることに、法的な問題はありませんか

面接の実施を外部に委ねる形は一般に行われていますが、候補者の個人情報の扱い、選考に関わる情報の管理、業務委託の範囲と指揮の在り方など、整えておくべき点があります。出す前に、扱いの決まりと契約を整え、個別の判断は専門家にご確認ください。この記事では、合否の決定を会社に残す分け方を前提にしています。

候補者に「外部の面接官です」と伝えるべきですか

会社の採用担当として名乗る形、採用事務局として名乗る形、外部の面接官であることを伝える形があり、どれにするかは会社が決めます。伝えない形を選ぶ場合も、候補者が「日々の仕事はどんな感じですか」と聞いたときに担当者が答えられないと、候補者は違和感を持ちます。答えてよい範囲と「二次で現場の人が答える」の伝え方を先に決めておきます。考え方は候補者に代行の利用を伝えるべきかに書いています。

一次を代行に出すと、志望度が下がりませんか

一次で会社の魅力を伝えて志望度を上げる必要がある会社では、下がる可能性があります。応募が少なく、一次が「惹きつける場」になっているなら、一次の実施は会社の人が持ち、設計と日程と記録だけを外に出します。応募が多く、一次が「要件を確かめる場」なら、外に出しても志望度への影響は小さく、むしろ待ち時間が短くなることで辞退が減る傾向があります。どちらの会社かを先に見分けます。