条件提示・オファー面談は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「条件提示とオファー面談まで代行に出せますか」という質問には、「内定の場を外の人に任せてよいのか」という迷いが入っています。迷いはもっともで、条件提示は会社が候補者に約束をする場であり、額を決めるのも、提示するのも、交渉に答えるのも、会社にしかできません。ただ、条件提示で辞退が出る原因の多くは、提示の場そのものではなく、「提示の時点で初めて候補者の希望を知る」「他社の状況を把握しないまま提示する」「提示の後の連絡が無い」といった、提示に至るまでと提示の後にあります。そこは外に出せます。結論を先に書くと、条件提示・オファー面談は、「額と条件の決定」「提示そのもの」「交渉への回答」「オファー面談で会社として語ること」「承諾期限の延長などの判断」は会社が持ち、「選考中の年収の目線合わせ・候補者の希望と他社状況の把握・オファー面談の設計と日程調整・提示書の作成の事務・承諾期限の管理と面談後の連絡・辞退時の理由の聞き取りと記録」は代行に出せます。年収の話を代行に任せる範囲は候補者への年収提示を代行に任せてよいかに、交渉で折り合わないときの直し方は年収交渉で毎回折り合わないときに書いていますので、ここでは「条件提示とオファー面談を工程に分けて出す」観点に絞ります。

「決めて提示する」と「段取りして追う」を分ける

条件提示とオファー面談を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、選考の早い段階で、年収の幅と候補者の希望をすり合わせることです。募集時の幅を伝え、一次面接で候補者の希望と現年収を聞き、大きくずれていれば早めに伝える。会社が決めた幅の中で、外の人ができます。

二つ目は、候補者の状況を把握することです。他社の選考の進み具合、転職で重視していること、懸念していること、家族の事情。面接の合間や連絡の中で聞き、会社に共有する。外の人ができます。

三つ目は、額と条件を決めることです。給与、賞与、役職、入社日、勤務地、勤務形態。既存社員との整合と、会社の給与の仕組みに沿って、会社が決めます。

四つ目は、オファー面談を設計し、日程を調整することです。誰が出るか、何を話すか、何分か、いつまでに行うか。設計の案は外の人が出し、会社が決める。日程の調整は外の人ができます。

五つ目は、提示書を作ることです。内容は会社が決め、書面にする事務は外の人ができます。法令で書面に記載すべき事項があるので、専門家にご確認ください。

六つ目は、オファー面談で提示し、会社として語ることです。額と条件を伝え、期待を伝え、候補者の質問に答える。会社の人が行います。

七つ目は、交渉に答えることです。候補者から額や条件の相談があったときに、応じるかどうか。会社が判断します。候補者の相談を受けて会社に取り次ぐことは外の人ができます。

八つ目は、承諾期限を管理し、面談後の連絡を行い、承諾か辞退かを確認することです。外の人ができます。辞退の場合は理由を聞き取り、記録します。

八つのうち、三の決定、六の提示、七の判断は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「額と条件の決定」の行で、代行が「候補者の希望と他社状況の整理」を出せることです。会社が額を決めるときに、候補者が何を望み、他社がどこまで進んでいるかが分かっていれば、辞退の可能性を読んだうえで決められます。代行がここを出せないと、会社は候補者の状況を知らずに額を決め、提示の場で初めてずれが分かります。

もう一つの要点は、「オファー面談での提示と対話」が会社の人であることです。額を伝えるだけなら書面で済みますが、オファー面談は「あなたに来てほしい」と会社が伝える場で、候補者はそこで会社の本気を測ります。代行が代わりに伝える形は、候補者にとって「会社の人は出てこないのか」という受け止めになります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「条件提示で辞退されるのは、額が低いから」というものです。実際には、額が同じでも、提示の前に候補者の希望を聞いていた会社と、提示の場で初めて希望を知った会社で、辞退の率は変わります。ある会社では、最終面接の後に人事が額を決めて書面で送っていて、候補者の希望を聞くのは候補者から相談があったときだけでした。担当者が入って、一次面接の段階で幅を伝えて希望と現年収を聞き、最終面接の前に他社の進み具合と重視点を聞いて会社に共有し、額はその情報を見て会社が決め、オファー面談は配属先の上司と人事が出る形にしたところ、額の水準は変えずに辞退が減りました。提示の場で決まるのは、額そのものではなく、「この会社は自分のことを分かったうえで出してきた」と候補者が感じるかどうかです。代行が持てるのは、会社がそう感じてもらえる状態で提示するための情報と段取りです。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、条件提示の前後を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、提示の場で初めて候補者の希望額を知り、折り合わないことが続いているときです。選考中の目線合わせを外に出すと、提示の前にずれが見えます。

二つ目は、候補者の他社の状況を把握しないまま提示していて、「他社に決めました」で辞退が来ているときです。状況の把握を外に出すと、提示の時期と内容を他社に合わせて考えられます。

三つ目は、最終面接から提示までの日数が長く、その間に候補者が他社に決めているときです。提示書の事務と面談の日程調整を外に出すと、日数が短くなります。

四つ目は、提示の後の連絡が無く、承諾期限まで放置しているときです。期限の管理と面談後の連絡を外に出すと、候補者の迷いを期限前に拾えます。

五つ目は、辞退の理由が「一身上の都合」のまま集まっていないときです。理由の聞き取りを外に出すと、次の提示の材料になります。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、条件提示の前後を外に出しても進みません。

一つ目は、会社の給与の仕組みや幅が決まっておらず、候補者ごとに額を一から考えているときです。幅が無いと、代行は目線合わせができません。先に幅を決めます。

二つ目は、額の決裁に時間がかかり、提示までの日数が決裁待ちで延びているときです。代行が段取りを速くしても、決裁が一週間かかれば意味がありません。決裁の期限を先に決めます。

三つ目は、オファー面談に会社の人が出られないときです。提示を代行に代わりに伝えさせる形は、候補者の受け止めが悪くなります。会社の人が出る枠を先に確保します。

四つ目は、候補者の年収や家族の事情などの情報を外の人に渡すことについて、決まりが無いときです。扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

担当者の選び方

条件提示の前後を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、選考の早い段階で年収の目線合わせをした経験があるかです。「額の話は内定の場で」ではなく、「一次で幅と希望を合わせる」型を持っている人。

二つ目は、候補者の状況（他社の進み具合、重視点、懸念）を自然に聞き出し、会社に整理して渡せるかです。尋問にならず、候補者が話しやすい聞き方ができる人。

三つ目は、「この額だと辞退の可能性が高い」を、根拠を添えて会社に言えるかです。会社の決定に口を出すのではなく、判断の材料を出せる人。

四つ目は、提示から承諾までの日数と期限を管理し、面談後の連絡を回す型を持っているかです。

五つ目は、辞退の理由を丁寧に聞き取れるかです。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

条件提示の前後を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、募集ごとの年収の幅と、その内訳（基本給、賞与、手当）です。代行が候補者に伝えてよい範囲と伝え方も決めます。

二つ目は、額の決裁の流れと期限です。「最終面接の翌日までに人事が案を出し、翌日までに決裁者が決める」のように、日数を決めます。

三つ目は、オファー面談に出る会社の人と、その枠です。配属先の上司と人事、場合によって経営者。

四つ目は、提示書のひな型と、記載事項の確認です。法令で書面に記載すべき事項があるので、専門家にご確認ください。

五つ目は、交渉に応じる範囲です。額の相談があったときに、どこまで応じられるか、誰が判断するか。

六つ目は、候補者の情報の扱いの決まりと、代行との契約です。年収、家族の事情、他社の状況などを代行が扱う範囲。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

七つ目は、これまでの提示と承諾・辞退の記録です。あれば、担当者は「どの水準で、どんな状況の候補者が辞退していたか」を最初に読めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、条件提示で最も効くのは、「最終面接の前に、候補者の希望と他社の状況を会社に渡す」ことと、「提示から承諾期限までの間に、会社の人からの連絡を一つ入れる」ことの二つです。前者で会社は辞退の可能性を読んで額を決められ、後者で候補者は提示の後に放置されず、迷いを言葉にできます。担当者が額を決めることはできませんが、額を決める会社に材料を渡すことと、提示の後を追うことはできます。エラベルでは、条件提示の前後を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で年収の幅と伝え方を会社と確認し、決裁の期限を決め、オファー面談に出る人と枠を確保し、提示から承諾までの連絡の型を作るところまでをお願いしています。額と条件の決定、提示、交渉への回答は会社の判断であり、提示書の記載事項と候補者情報の扱いは専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• 条件提示・オファー面談は「決めて提示する」と「段取りして追う」に分かれる。額と条件の決定・提示・交渉への回答・面談で語ること・期限の判断は会社。目線合わせ・候補者の状況の把握・面談の設計と日程・提示書の事務・期限の管理と面談後の連絡・辞退理由の聞き取りは代行に出せる
• 辞退は額そのものより、提示の場で初めて希望を知る・他社の状況を知らない・提示の後に連絡が無いことで起きる
• 額を決める会社に、候補者の希望と他社状況を渡すのが代行の要
• 出したほうがよいのは提示の場で初めて希望を知る・他社に決められる・提示までが長い・提示後に放置・辞退理由が集まらないとき
• 出さないほうがよいのは幅が無い・決裁が遅い・会社の人が面談に出られない・情報の扱いの決まりが無いとき
• 担当者は早い段階の目線合わせ・状況を聞き出す・根拠付きで材料を出す・期限管理と連絡の型・辞退理由の聞き取りで選ぶ

よくある質問

オファー面談も代行の担当者に出てもらえますか

会社の人が提示し、担当者が同席して記録を取る形はできます。担当者が代わりに提示する形は、候補者にとって「会社の人が出てこない」という受け止めになり、辞退につながりやすいのでお勧めしません。会社の人がどうしても出られない場合は、面談を短くしてでも会社の人が提示し、質問への回答や面談後の連絡を担当者が持つ形にします。

候補者から額の交渉があったとき、代行はどう対応しますか

担当者は候補者の相談を受け、希望と理由を整理して会社に取り次ぎます。応じるかどうかは会社が判断し、その回答を担当者が候補者に伝えるか、会社の人が直接伝えます。担当者がその場で「上げられます」「無理です」と答えることはありません。交渉に応じる範囲と判断する人は、出す前に決めておきます。

提示書に何を書けばよいですか

法令で書面に記載すべき事項があり、給与、勤務地、勤務時間、契約期間など、会社として明示する項目が決まっています。ひな型を専門家に確認したうえで用意し、担当者は内容を会社の決定に沿って書面にする事務を持ちます。個別の記載事項は専門家にご確認ください。