採用計画の設計は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「採用計画の設計も代行に出せますか」という質問には、採用計画の中身を二つに分けてから答えます。一つは、「何人を、いつまでに、何のために採るか」を決めることで、これは事業計画と要員計画から会社が決めるもので、外の人が代わりに決めることはできません。もう一つは、「その人数を、その時期までに採るには、どの経路で、どのくらいの母集団と工程と期間が要るか」を逆算して表にすることで、これは過去の数字と経路の特性から計算する作業で、外に出せます。多くの会社で採用計画が「今年は十名」という一行で止まっているのは、後者の逆算が無いからで、逆算を外に出すと、前者の「十名」が現実的かどうかも見えてきます。結論を先に書くと、採用計画の設計は、「何人・いつまでに・何のために」は会社が決め、「経路ごとの逆算・月ごとの工程の配置・必要な母集団の見積もり・進捗の見方の設計・計画の見直し」は代行に出せます。要員計画と採用計画のつなぎ方は要員計画と採用計画がつながっていないときに、年間計画への代行の組み込み方は年間の採用計画に代行をどう組み込むかに書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

「決める」と「逆算する」を分ける

採用計画の設計を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、事業計画から要員を決めることです。「来期に新しい拠点を出すので営業が三名要る」「既存の顧客が増えて対応が回らないので二名要る」。これは事業の中にある情報で、会社にしかできません。

二つ目は、何人を、いつまでに、何のために採るかを決めることです。要員から、退職の見込みと社内の異動を引いて、採用で埋める数と時期を決める。これも会社が決めます。

三つ目は、過去の数字を集めることです。前の採用で、経路ごとに、応募が何件で、書類で何件残り、面接で何件進み、内定が何件で、入社が何件だったか。これは記録があれば外の人が集められ、記録が無ければ「無い」ことが分かります。

四つ目は、経路ごとに逆算することです。「入社一名に、この経路なら面接が何件、書類が何件、応募が何件要る」を、過去の数字と経路の特性から計算する。数字が無ければ、経路の一般的な特性から仮に置きます。これは外の人ができます。

五つ目は、月ごとに工程を配置することです。「四月入社なら、一月に募集開始、二月に面接、三月に内定」のように、逆算した工程を暦に置く。繁忙期や面接官の予定も入れる。これも外の人ができます。

六つ目は、進捗の見方を設計することです。「月末に応募と書類と面接の件数を見て、計画とどこがずれているか」を見る表を作る。外の人ができます。

七つ目は、ずれたときに計画を見直すことです。「応募が計画の半分なら、経路を足すか、要件を見直すか、時期をずらすか」を判断する。判断は会社ですが、選択肢と根拠は外の人が出せます。

七つのうち、一と二は会社にしかできず、三から六は外に出せ、七は判断が会社で材料が外です。「代行に出せるか」の答えは、この分け方で決まります。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「過去の数字を集める」が外に出せることと、その結果が「何人・いつまでに」の現実性を示すことです。「今年は十名」と決めても、過去の数字から逆算すると「この経路では年に三名が上限」と分かることがあり、そこで初めて「経路を増やす」「時期を分ける」「十名を見直す」の判断ができます。

もう一つの要点は、「ずれたときに見直す」の判断が会社に残ることです。代行は「応募が計画の半分で、このままだと入社が二名足りない。経路を足すなら〇〇、要件を見直すなら〇〇、時期をずらすなら〇〇」と選択肢を出し、どれにするかは会社が決めます。

エラベルの見解

相談で多いのは、「採用計画が『今年は営業五名』の一行だけで、いつまでに何をすればよいか分からない」というご相談です。聞くと、去年も五名の計画で、実際に入ったのは二名でしたが、なぜ二名だったかの記録が無く、今年も同じ経路で五名を目指していました。担当者が入って、去年の応募と面接の件数を媒体の管理画面と面接の日程から拾い、経路ごとに逆算したところ、「去年の経路では、応募の数から見て年に二名が上限で、五名なら経路を二つ足すか、要件を見直すか、時期を二回に分ける必要がある」と示せました。経営者は「五名は変えず、経路を足して時期を二回に分ける」と決め、計画が月ごとの工程になりました。

見ていて差がつくのは、「去年の数字を持っているか」です。採用計画が一行で止まる会社は、去年の結果を数字で持っておらず、「五名」に根拠がありません。エラベルでは、採用計画を任された担当者に、最初の一週間で去年の数字を拾い、経路ごとに逆算して、「その数は現実的か」を経営者に示すところから始めてもらっています。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、採用計画の設計を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、計画が「何人」の一行で止まっていて、月ごとの工程になっていないときです。逆算と配置を外に出すと、経営者は「何人・いつまでに」を決めるだけで済みます。

二つ目は、去年の結果を数字で持っていないときです。媒体の管理画面、面接の日程、紹介会社とのやり取りから、外の人が拾えます。拾った数字が今年の計画の根拠になります。

三つ目は、毎年計画と結果がずれていて、原因が分からないときです。経路ごとの逆算をすると、「この経路は応募は多いが面接に進まない」「この経路は面接には進むが内定を辞退される」のように、ずれの場所が見えます。

四つ目は、専任の人事がいなくて、計画を作る時間が無いときです。経営者が本業の合間に計画を作ろうとして、結局「何人」で止まる。逆算と配置を外に出すと、経営者の時間は判断だけになります。

五つ目は、複数の職種を同時に採るときです。営業三名、エンジニア二名、事務一名を同じ時期に採ると、面接官の予定と工程が重なります。暦に置いて重なりを解く作業は、外の人が向いています。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、採用計画の設計を外に出しても進みません。

一つ目は、事業計画が無く、要員が決まっていないときです。「来期に何をするか」が無いと、「何人要るか」が出ず、外の人は逆算する元がありません。まず経営者が「来期に何をして、そのために誰が要るか」を決めます。

二つ目は、退職の見込みと社内の異動を人事が把握していないときです。要員から引く数が分からないと、採用で埋める数が出ません。人事が把握してから出します。

三つ目は、「代行が何人採れるか決めてくれる」と考えているときです。何人採るかは会社が決めるもので、代行が出すのは「その数が現実的か」と「どうすれば近づくか」です。ここを誤解して出すと、「代行が決めてくれなかった」と不満になります。

四つ目は、計画を作った後、進捗を見る場が社内に無いときです。月末に応募と面接の件数を見て、ずれを判断する場が無いと、計画は作って終わります。月に一度、三十分でよいので、経営者と人事と代行が数字を見る場を先に決めます。

担当者の選び方

採用計画の設計を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、経路ごとの逆算を数字でやった経験があるかです。「この経路なら応募から入社までの比率はこのくらい」を、過去の案件の数字で持っている人。感覚だけの人は、計画が「頑張る」になります。

二つ目は、記録が無い会社から数字を拾えるかです。媒体の管理画面、面接の日程、紹介会社とのメールから、去年の応募と面接の件数を組み立てられる人。

三つ目は、「決めない」ことができるかです。「何人・いつまでに」は会社に委ね、「現実的か」「どうすれば近づくか」を出す。良かれと思って「五名は無理なので三名にしましょう」と決めてしまう担当者は、会社が納得しない計画を作ります。

四つ目は、月ごとの進捗を見て、ずれを早く示せるかです。月末を待たずに、応募が計画の半分と分かった時点で「このままだと足りない。選択肢は〜」と示す人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に、外注の範囲の考え方は外注する範囲の決め方に書いています。

出す前に用意しておくもの

採用計画の設計を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、来期に何をするかの一文と、そのために要る人数です。「新しい拠点を出すので営業が三名」「既存の顧客が増えて対応が回らないので二名」。完成した要員計画でなくてよく、経営者の言葉で一文あれば、担当者はそこから逆算できます。

二つ目は、退職の見込みと社内の異動です。要員から引く数です。

三つ目は、去年の採用の記録です。媒体の管理画面のログイン情報、面接の日程表、紹介会社とのやり取り、内定と入社の記録。整理されていなくてよく、あるものを渡せば担当者が拾います。

四つ目は、面接官の予定と繁忙期です。工程を暦に置くときに要ります。

五つ目は、進捗を見る場の予定です。月に一度、誰が集まって数字を見るか。

経路の中に人材紹介や派遣が含まれる場合、契約の形と費用の扱いは会社によって違い、法令に関わる部分もあります。計画に入れる前に、専門家にご確認ください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、採用計画の設計で最も効くのは、「去年の数字を経路ごとに拾って、今年の『何人』に根拠を付けること」です。これだけで、「頑張る」計画が「この経路で何件の応募が要る」計画になり、月ごとに見られるようになります。計画と結果が毎年ずれる会社は、計画に根拠が無いのではなく、根拠にする数字を拾っていないだけです。

エラベルでは、採用計画を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で来期の一文と要員を経営者に確認し、去年の数字を拾って経路ごとに逆算し、「その数は現実的か」を示して、「何人・いつまでに」の判断を経営者に戻すところまでをお願いしています。人材紹介や派遣の契約と費用の扱いは、専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• 採用計画の設計は「決める」と「逆算する」に分かれる。「何人・いつまでに・何のために」は会社。過去の数字の収集・経路ごとの逆算・月ごとの工程の配置・進捗の見方・見直しの選択肢は代行に出せる
• 去年の数字を拾うと、「何人」の現実性が見える。「頑張る」計画が「この経路で何件」の計画になる
• 出したほうがよいのは「何人」で止まっている・去年の数字が無い・毎年ずれて原因が分からない・時間が無い・複数の職種を同時に採るとき
• 出さないほうがよいのは事業計画が無い・退職と異動を把握していない・「何人採れるか決めてもらう」と考えている・進捗を見る場が無いとき
• 担当者は経路ごとの逆算を数字でやった経験・記録が無い会社から拾える・「決めない」ができる・ずれを早く示せるで選ぶ
• 出す前に来期の一文と人数・退職と異動・去年の記録・面接官の予定・進捗を見る場を用意する

よくある質問

去年の採用の記録がまったく無いのですが、それでも出せますか

出せます。媒体の管理画面には応募の件数が残っていることが多く、面接の日程は予定表やメールに、内定と入社は人事の記録に残っています。担当者はそれらから去年の数字を組み立てます。まったく拾えない場合は、経路の一般的な特性から仮の比率を置いて計画を作り、今年の数字を記録しながら、数か月で自社の比率に置き換えます。記録が無いことは、出さない理由にはなりません。

計画を作った後、代行は何をするのですか

月ごとの進捗を見て、ずれを早く示します。「今月の応募が計画の半分で、このままだと入社が二名足りない。経路を足すなら〇〇、要件を見直すなら〇〇、時期をずらすなら〇〇」のように、選択肢と根拠を出し、どれにするかは会社が決めます。計画の設計だけを出して、募集と面接は自社で回す場合も、月に一度は数字を担当者に共有して、ずれの見つけ方を続けてもらう形にします。

「今年は十名」を代行に「三名が現実的」と言われたら、従うべきですか

従う必要はありません。代行が示すのは「去年の経路では三名が上限」という事実で、「十名は無理」ではありません。十名を変えないなら、経路を増やす、時期を分ける、要件を見直す、のどれで近づけるかを一緒に決めます。代行が「三名にしましょう」と決めてしまう場合は、担当者の役割を誤っています。「何人」は会社が決め、代行は「どうすれば近づくか」を出す、が役割の分け方です。