面談から応募への転換率｜「面談で口説く」ではなく、「面談で話すこと」「面談の相手」「面談後の連絡」「応募の入り口の軽さ」「止まった人への材料」の五つで、面談の後に候補者が動く設計にする

スカウトから面談まで進む。面談は和やかで、候補者も「興味があります」と言う。面談の担当者は「良い人だった」と言う。ところが、その後、応募が来ない。「考えます」で止まる。追いかけても、返事が無い。返信率も面談設定率も悪くないのに、面談の後で落ちる。結論を先に書くと、面談から応募への転換率は、「面談で口説く」ことでは上がりません。「面談で話すこと」「面談の相手」「面談後の連絡」「応募の入り口の軽さ」「止まった人への材料」の五つを設計し、面談の後に候補者が自分で動ける状態にします。面談の後に候補者が止まるのは、応募する理由が足りないからではなく、応募するために必要な情報と入り口と後押しが無いからです。面談の設定までは面談設定率をどう上げるかに、面談の後の追客は追客（フォローアップ）の設計にまとめています。

転換率が上がらない構造

面談の後で候補者が止まるのは、次の構造で起きます。

構造の大半は、「面談の後に候補者が動くために必要なものが渡っていない」ことです。渡せば、動きます。

転換率の定義と段階

面談から応募までを、段階に分けます。

段階の要点は、「応募の意思」と「応募の手続き」を分けることです。意思はあるのに手続きで止まる候補者は、入り口の設計の問題です。意思が固まらない候補者は、面談で話すことと材料の問題です。分けて見ると、直す箇所が変わります。

五つの設計

転換率を上げる、五つの設計です。

五つの要点は、「面談で判断の材料を渡し、面談後に入り口を軽くする」ことです。面談で材料が渡っていれば、候補者は面談の後に自分で判断できます。入り口が軽ければ、判断した候補者はすぐ動けます。

面談で話すことの型

面談で、候補者に渡す判断の材料の型です。「口説く」のではなく、判断できる情報を渡します。

型の要点は、「課題も話す」ことと「条件の幅を出す」ことです。良い面だけの面談は、候補者に「本当のところが分からない」と思わせ、判断を保留させます。条件が出ない面談は、「聞きにくい」まま止まります。面談を選考にしない設計はカジュアル面談が選考になってしまうに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「面談は人事が担当し、会社の紹介と経歴の確認をして、『ご興味があればご応募ください』で終わっていた。候補者は皆『前向きに考えます』と言ったが、応募は一割も来なかった」というものです。面談で判断の材料が渡っておらず、条件も話されず、入り口は「書類を送ってください」でした。面談の相手を責任者にし、役割の中身と一日の流れと条件の幅を話す型にし、面談後の翌日に責任者から一言と「一言いただければ進めます」の入り口に変えたら、応募が増えました。候補者は口説かれたのではなく、判断できるようになっただけです。

見ていて差がつくのは、面談の相手が「課題を話せるか」です。良い面だけを話す相手と、「正直、ここはまだ整っていません。そこを一緒にやってほしい」と言える相手がいます。後者の面談の後は、候補者が応募します。課題を聞いた候補者は、「本当のことを話してくれた」と受け取り、判断できます。

発注側にできるのは、面談の相手に、「良い面と、課題を一つ、話してください」と頼むことです。

面談後の連絡の型

面談の翌営業日に送る連絡の型です。感謝だけで終わらせません。

型の要点は、「要点の再掲」と「入り口」です。面談で話したことは、候補者の記憶から数日で薄れます。文字で残せば、判断の材料が手元に残ります。入り口が「一言ご返信ください」なら、判断した候補者はその場で動けます。面談後の連絡の速さはスカウトはスピードでどれだけ変わるかに書いています。

止まった人への材料

「考えます」で止まった候補者に、何を送るかです。「その後いかがですか」は送りません。

材料の要点は、「面談で出なかったものを送る」ことです。面談で話したことの繰り返しは、材料になりません。面談の記録から、話せなかったこと、候補者が聞かなかったが気にしていそうなことを拾い、それを送ります。一度送って反応が無ければ、一週間後にもう一度。それで終わりです。

記録と振り返り

転換率を見るための記録です。

記録の要点は、「話した項目と転換率を並べる」ことです。「条件を話した面談」の転換率が高ければ、条件を話すことの効果が自社の記録で分かります。面談の相手ごとの差も、相手の選び方の材料になります。候補者ごとの段階の管理は候補者CRMの作り方に書いています。

外注する場合の範囲

面談から応募への転換率の改善を、スカウト代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 面談で話すことの型の作成（社内から聞き取って）、面談の相手への型の共有と面談前の準備の資料、面談後の連絡の型の作成と翌営業日の送信、面談の相手からの一言の下書きと依頼、応募の入り口の設計（一言で応募、書類は後から）、止まった人への材料の作成と送付、候補者の質問への一次対応（事実は社内から）、記録と月次の振り返り、面談の相手ごと・項目ごとの転換率の報告。

社内に残す判断。 面談の相手の決定（責任者、一緒に働く人）、面談で話す事実の提供（役割の中身、一日の流れ、条件の幅、会社の課題）、条件の幅を面談で出すことの決定、応募の入り口を軽くすることの決定（書類の扱い、選考の省略の可否）、面談の相手からの一言を送ることの協力、面談の実施そのもの。

外注の効きどころ。 転換率は、「面談で材料を渡し、翌日に要点と入り口を送り、止まった人に材料を送る」運用で、社内では「面談は和やかに、その後は待つ」になりやすい工程です。担当者が型を作り、面談の相手に準備を渡し、翌日の連絡と材料の送付を型で回し、記録で相手と項目ごとの差を出せば、転換率は面談の設計から動きます。担当者は複数の会社の面談を見ているので、「この項目を話すと動く」「この入り口で手続きが止まらない」を持ち込めます。ただし、面談の実施と、話す事実と、条件と入り口の決定は、社内でしか行えません。

外注しても動かない場合。 面談の相手を人事だけにして変えない、条件を面談で出さない、課題を話さない、応募の入り口を「書類を送ってください」から変えない、面談の相手が翌日の一言を送らない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

面談から応募への転換率は、面談で判断の材料を渡し、翌日に要点と軽い入り口を送り、止まった人に面談で出なかった材料を送れば、口説かなくても動きます。外注は、型の作成と翌日の連絡と材料の送付と記録を担う手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、転換率の相談で最も多いのは、「応募の入り口が重い」ことです。面談で候補者の意思は固まっている。ところが、「では履歴書と職務経歴書をお送りください」と言われ、書類を整えるのに一週間かかり、その間に他社が決まる。意思はあったのに、手続きで落ちています。

「応募のご意思を一言いただければ、書類は媒体のご経歴で代え、正式な書類は選考が進んでからで結構です」。この一文で、意思がある候補者は当日に動けます。書類は、後からで足ります。

発注側にできるのは、応募の手続きを「一言で始められる」形にすることを、人事と選考の担当者で決めることです。

まとめ

• 上がらないのは話すことが無い・相手が材料を出せない・面談後の連絡が無い・入り口が重い・材料が無い・選考になっている・条件の話が無い構造
• 段階は実施→面談後の連絡→反応→応募の意思→手続き。意思と手続きを分ける
• 設計は話すこと（判断の材料）・相手（責任者か一緒に働く人）・面談後の連絡（要点と入り口）・入り口の軽さ（一言で、書類は後）・止まった人への材料（面談で出なかったもの）
• 話すことは役割の中身・一日の流れ・一緒に働く人・会社の今（課題も）・条件の幅・選考の流れ・懸念・入り口。課題と条件を出す
• 面談後は感謝・要点の再掲・相手の一言・次の流れ・質問の受け口・期限の目安・断りやすさ。翌営業日
• 材料は役割の補足・条件の詳細・会社の補足・比較の材料・時期・選考の短縮・迷いを聞く。面談の繰り返しは送らない
• 記録は相手・話した項目・面談後の連絡・反応・材料・意思と手続き・月次。話した項目と転換率を並べる
• 外注できるのは型・準備の資料・翌日の連絡・一言の下書き・入り口の設計・材料・一次対応・記録・報告。社内に残るのは相手・事実・条件の決定・入り口の決定・一言の協力・面談の実施

よくある質問

面談で条件（年収）を話すと、選考の前に決まってしまいませんか

幅で話します。「この役割の年収の幅は〇〇から△△で、ご経験と選考を踏まえて決まります」。確定の額ではなく、幅と決まり方です。幅が話されないと、候補者は「聞きにくい」まま止まり、応募の判断ができません。幅を聞いて「合わない」と分かる候補者は、応募の前に分かるほうが、双方の時間を使いません。条件の出し方はスカウト段階で条件を出すかと候補者への年収提示を代行に任せてよいかに書いています。

「考えます」と言われたら、どれくらい待つべきですか

翌営業日に面談後の連絡を送り、一週間後に材料を一度、さらに一週間後にもう一度。合計三通で、三週間ほどです。それで反応が無ければ、追うのをやめ、三か月後にプールから再送の対象にします。「決めてください」とは書きません。待つのではなく、材料を送って、候補者が判断できる状態にします。追客の段階ごとの型は追客（フォローアップ）の設計に書いています。

面談の相手（責任者）が「応募を促すのは自分の役割ではない」と言います

促す必要はありません。責任者に頼むのは、「役割の中身と一日の流れと課題を話す」ことと、「翌日に二文を自分の名前で送る」ことの二つだけです。どちらも口説くことではなく、判断の材料を渡すことです。「口説いてください」と頼むと断られますが、「役割の話をしてください」なら引き受けてもらえます。応募を促すのは、面談後の連絡の入り口の設計で、人事と担当者の仕事です。