応募者管理がスプレッドシートのまま｜「道具を変える」の前に、「一つの表」「列」「更新の担当」を決めて回す

応募者の管理は、人事のスプレッドシート。媒体ごとにシートが分かれ、面接官はメールで結果を返し、誰がどの段階かは人事の頭の中。連絡の漏れと重複が起き、責任者に「いま何人が選考中か」と聞かれても、すぐに答えられない。「ATSを入れるべきか」と思うが、費用と手間で決めきれない。結論を先に書くと、応募者管理の問題は、道具（スプレッドシートかATSか）の問題ではなく、「一つの表」「列」「更新の担当」の三つが無いことの問題です。三つを決めれば、スプレッドシートでも回ります。三つが無ければ、ATSを入れても回りません。まず三つを決めて回し、応募の数と媒体の数が増えたら、ATSへの移行を判断します。ATSの選び方はATSの選び方に、入れたが使えていない場合はATSを入れたが使いこなせていないにまとめています。

スプレッドシート管理で起きていること

スプレッドシートや紙や記憶で応募者を管理している会社では、次のことが起きています。

問題は、「スプレッドシートだから」ではなく、「一つの表が無く、列が決まっておらず、更新する人がいない」ことです。ATSを入れても、三つが無ければ同じことが起きます。

道具より先に決める三つ

道具を変える前に、三つを決めます。

一、一つの表。 媒体ごと、職種ごとに分けず、全部の応募者を一つの表に入れます。「媒体」「職種」は列で持ちます。一つの表なら、全体が見え、重複に気づけます。

二、列。 表の列を決めます（次の章）。列が決まっていれば、誰が更新しても同じ形になります。列が決まっていないと、人によって書く内容が違い、集計できません。

三、更新の担当。 表を更新する人を、一人決めます。応募が来たら、判定が出たら、連絡したら、その日に更新する。更新の担当がいなければ、表は古くなり、信用されなくなります。

三つが決まれば、スプレッドシートでも、ATSでも、回ります。三つが決まっていなければ、どちらでも回りません。

「一つの表」は、スプレッドシートで作れます。費用はかかりません。今日、作れます。

一つの表の列の型

表の列の型です。最小の列から始め、足りなければ足します。

列の要点は、「日付の列」です。受付の返信日、判断日、連絡日。日付の列の空欄が、「未対応」の印になり、放置を防ぎます。

個人情報が入る表なので、アクセスできる人を限定し、社内の規程と法令に沿って管理します。扱いは専門家に確認します。

運用の型

表を回す運用です。

応募が来た日に、行を足す。 応募日・経路・職種・氏名・段階（応募）・受付の返信日。毎朝の応募の確認とセットで。運用は応募を放置してしまうに書いています。

判定が出た日に、更新する。 面接官から判定が来たら、その日に段階と判定と根拠を更新します。面接官がメールで返す形なら、担当者が転記します。面接官が直接書く形なら、書く列と書き方を面接官に渡します。

連絡した日に、連絡日を入れる。 結果を伝えたら、その日に。空欄が残っていれば、未連絡です。

週に一度、空欄と「次の予定」を確認する。 受付の返信日が空欄、判断日が空欄、連絡日が空欄、次の予定が過ぎている。止まっている候補者を見つけて、動かします。

月に一度、集計する。 経路ごとの応募・面接・内定の数、段階ごとの人数、応募から返信までの日数、辞退と不合格の理由の内訳。責任者への報告の材料になります。集計の見方は採用の数字が取れていないに書いています。

募集が終わった求人の行は、別の表（または別のシート）に移す。 今の表は、動いている候補者だけ。過去の応募者は、再応募の確認と振り返りのために、別に残します。保存の期間は社内の規程と法令に沿います。

表の場所と更新の手順を、書面にする。 更新の担当が休んでも、代わりの人が回せるように。

運用の要点は、「その日に更新する」ことです。「後でまとめて」は、表を古くし、信用を失わせます。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「応募者管理がスプレッドシートで回らないので、ATSを入れた。ただ、誰が更新するかを決めておらず、ATSも三か月で古くなり、結局スプレッドシートに戻った」というものです。道具を変えても、更新の担当と列と運用が無ければ、同じことが起きます。逆に、一つの表と列と更新の担当を決めたら、スプレッドシートのまま一年回りました。ATSに移ったのは、応募が月に数十件を超えて、表の更新が追いつかなくなってからでした。

見ていて差がつくのは、担当者が「道具の提案」より先に「表の運用」を作るかどうかです。「ATSを入れましょう」から始める担当者と、「まず一つの表に列を決めて、私が毎日更新します。ATSは応募の数を見てから判断しましょう」と、運用から始める担当者がいます。後者は、道具に頼らず回します。

発注側にできるのは、「ATSを入れるべきか」の前に、「一つの表と更新の担当があるか」を確認することです。

ATSに移る判断の目安

スプレッドシートからATSに移る判断の目安です。

目安の複数に当てはまれば、ATSを検討します。当てはまらなければ、スプレッドシートで足ります。

ATSは、費用と、導入の手間と、使い方を覚える時間がかかります。「一つの表と列と更新の担当」が回っている状態で移れば、ATSは表の代わりとして機能します。回っていない状態で移れば、使われないATSになります。選び方はATSの選び方に書いています。

移るときの手順

ATSに移ると決めたときの手順です。

いまの表の列を、ATSの項目に対応させる。 表の列が、ATSのどの項目に入るかを決めます。対応しない列があれば、ATSの自由項目か、備考に。

動いている候補者を、移す。 過去の応募者を全部移す必要はありません。動いている候補者と、直近の募集の応募者。過去の分は、スプレッドシートを保管します。

更新の担当を、そのまま引き継ぐ。 表の更新の担当が、ATSの更新の担当に。ATSに変わっても、「その日に更新する」は同じです。

面接官に、判定の入力の仕方を渡す。 ATSで面接官が直接判定を入力する形なら、入力の画面と、書く内容（観点ごとの判定と根拠）を、一枚で渡します。

媒体との連携を設定する。 媒体からの応募がATSに自動で入る設定。設定は各媒体とATSの公式の案内で確認します。

連絡の文面の型を、ATSに登録する。 受付、案内、結果、内定、不合格の文面を、ATSのテンプレートに。

一か月、スプレッドシートと並行する。 ATSの運用が回っているかを確認しながら。回っていれば、スプレッドシートを止めます。

個人情報の扱いを、ATSの設定で確認する。 アクセスの権限、保存の期間、削除の手順。社内の規程と法令に沿い、専門家に確認します。

移行の要点は、「運用は変えず、道具だけ変える」ことです。運用が変わると、面接官も担当者も混乱します。

外注する場合の範囲

応募者管理の問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 一つの表の設計（列の型）、表の作成、毎日の更新（応募・判定・連絡）、週に一度の空欄の確認、月に一度の集計と報告、表の場所と手順の書面化、面接官への判定の書き方の共有、ATSに移る判断の材料、ATSの選定の支援、移行の手順の設計と実行、媒体との連携の設定の支援、連絡の文面の型の登録、個人情報の扱いの手順の整理（専門家の確認を経て）。

社内に残す判断。 列の決定（何を記録するか）、更新の担当の指名（社内の場合）、ATSに移るかどうかの決定、ATSの選定と費用、個人情報の扱いの方針（専門家との連携）、アクセスできる人の決定。

外注の効きどころ。 応募者管理の問題は、「更新する人がいない」ことが根本です。担当者が更新の担当になり、表を毎日更新し、空欄を確認し、集計を出せば、表は信用される表になります。ATSへの移行も、運用が回っている状態で担当者が進めれば、使われるATSになります。

外注しても動かない場合。 面接官が判定を出さない、社内がアクセスの権限を決めない、責任者が表を見ない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

応募者管理は、道具ではなく運用です。外注は、運用を回す人を置く手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、応募者管理の相談で最も多いのは、「表が三つも四つもある」ことです。媒体ごとの表、職種ごとの表、面接官が個人で持っている表。全部を見ないと全体が分からず、誰も全部を見ていません。

一つの表にまとめるだけで、「いま何人が選考中か」に即答でき、重複と漏れが見え、集計ができます。表を作る時間は、一時間です。ATSより先に、一つの表です。

発注側にできるのは、社内にある応募者の表を全部集めて、一つにすることを、今日決めることです。

まとめ

• 起きているのは段階が分からない・漏れ・重複・媒体ごとに表が分かれる・判定がメールに埋もれる・即答できない・人事が休むと止まる・過去が探せない
• 道具より先に一つの表・列・更新の担当の三つ。三つが無ければATSでも回らない
• 列は応募日・経路・職種・氏名・段階・受付の返信日・判断日と結果・面接の日程・判定と根拠・連絡日・次の予定・担当・理由・備考。日付の列の空欄が未対応の印。個人情報の扱いは専門家に確認
• 運用は応募の日に行を足す・判定の日に更新・連絡の日に連絡日・週に一度の空欄と次の予定・月に一度の集計・終わった求人は別に・場所と手順を書面に。その日に更新
• ATSに移る目安は応募が月に数十件超・媒体三つ以上・面接官五人以上・求人五本以上・連絡の型が手で限界・集計が手で限界・権限の管理・過去の検索
• 移る手順は列を項目に対応・動いている候補者だけ移す・担当を引き継ぐ・面接官に入力の仕方・媒体との連携・文面の登録・一か月並行・個人情報の設定。運用は変えず道具だけ
• 外注できるのは表の設計と作成・毎日の更新・空欄・集計・書面化・面接官への共有・移行の判断と実行・連携・登録・手順。社内に残るのは列の決定・担当の指名・移行の決定・選定と費用・個人情報の方針・権限

よくある質問

スプレッドシートのままで、本当に大丈夫ですか

一つの表に列を決め、更新の担当がその日に更新する運用が回っていれば、応募が月に数十件までなら足ります。問題は道具ではなく、表が複数ある、列が決まっていない、更新する人がいない、の三つです。三つを決めれば、スプレッドシートで回ります。応募の数、媒体の数、面接官の数が増えて、表の更新が追いつかなくなったら、ATSを検討します。

ATSを入れれば、管理の問題は解決しますか

「一つの表・列・更新の担当」が無いままATSを入れると、更新されないATSになり、三か月で使われなくなります。ATSは表の代わりで、運用の代わりではありません。先にスプレッドシートで運用を回し、回っている状態でATSに移れば、ATSは機能します。ATSの選び方はATSの選び方に、入れたが使えていない場合はATSを入れたが使いこなせていないに書いています。

面接官がメールで判定を返してきて、表に転記するのが大変です

更新の担当が転記する形か、面接官が直接表に書く形か、どちらかに決めます。面接官が直接書くなら、書く列（段階の判定と根拠）と書き方を一枚で渡し、面接の直後に五分で書く型にします。転記する形なら、面接官からのメールの型（観点ごとの判定と根拠を決まった形で）を決め、転記を速くします。面接官が五人以上で転記が追いつかないなら、ATSで面接官が直接入力する形を検討します。