母集団形成は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「母集団形成を代行に出したい」という相談の多くは、「応募が少ないので増やしてほしい」という意味で来ます。ただ、母集団形成は「応募の数を増やすこと」ではなく、「要件に合う人が集まる経路と文面と対応を設計し、記録で見直すこと」で、数だけ増やしても、書類で九割落とすなら手間が増えるだけです。代行に出して効くのは、経路を足すことではなく、層を決めて経路を選び、経路ごとに文面を書き分け、応募と返信に当日中に対応し、経路ごとに記録して「決まる経路」に寄せる、という工程の集まりです。結論を先に書くと、母集団形成は、「要件と条件の決定」「経路と費用の最終判断」「現場の言葉」「面接」は会社が持ち、「層ごとの経路の選定案・経路ごとの文面の書き分け・媒体とスカウトとリファラルの運用・応募と返信の当日中の対応・経路ごとの記録と見直し」は代行に出せます。母集団が小さすぎる場合の広げ方は母集団が小さすぎるときの広げ方に、広すぎる場合の絞り方は母集団が広すぎるときの絞り方に書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

母集団形成の中にある工程

母集団形成を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、要件と条件を決めることです。誰を採るか、条件の数字はどうか。会社が決めます。

二つ目は、層を決めることです。要件に合う人が、いまどこにいて、何を見て動くか。「自分から転職媒体を見ている層」「転職を急いでおらずスカウトでしか動かない層」「社員の知り合いにいる層」。外の人が案を出せます。

三つ目は、層ごとに経路を選ぶことです。媒体、スカウト、リファラル、人材紹介、自社サイト、副業からの転換。層に合う経路を選び、費用を見積もる。案は外の人が出せ、最終判断と費用は会社です。

四つ目は、経路ごとに文面を書き分けることです。媒体の原稿、スカウトの文面、リファラルで社員に渡す一枚、紹介会社への説明。読む人が違うので書き分ける。外の人ができます。

五つ目は、経路を運用することです。媒体の応募確認、スカウトの選定と送信と返信対応、リファラルの声かけの段取り、紹介会社との折衝。外の人ができます。

六つ目は、応募と返信に当日中に対応することです。外の人ができ、最も効く工程です。

七つ目は、経路ごとに記録し、見直すことです。経路ごとの応募・書類・面接・内定・入社を記録し、「決まる経路」に寄せる。外の人ができます。

八つ目は、面接です。会社にしかできません。

八つのうち、一、三の最終判断と費用、八は会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「経路の選定」の案は外に出せるが、最終判断と費用は会社に残ることです。代行は「この層にはこの経路が向く」「費用はこのくらい」と示し、どの経路にいくら使うかは会社が決めます。代行が勝手に経路を増やして費用が膨らむ、という事故は、この分け方で防げます。

もう一つの要点は、「記録と見直し」です。母集団形成で最も多い誤りは、応募の多い経路を「効いている」と考えて費用を掛け続けることで、記録を入社まで付けると、「応募は多いが決まらない経路」と「数は少ないが決まる経路」が別だと分かります。

エラベルの見解

相談で多いのは、「母集団形成を代行に出したが、応募は増えたのに採用が決まらない」というご相談です。出している範囲を聞くと、代行は媒体を二つ足してスカウトの送信数を増やしていて、応募は倍になっていましたが、要件に合わない応募が大半で、書類で落とす手間が増え、面接に進む数は変わっていませんでした。層を決めずに経路を足した結果で、記録も応募の数だけでした。担当者を変え、層を決めて経路を絞り、経路ごとに文面を書き分け、入社までの記録を付けたところ、応募は減りましたが、面接に進む数と決まる数が増えました。

見ていて差がつくのは、「応募の数を約束する代行か、決まる経路を見つける代行か」です。エラベルでは、母集団形成を任された担当者に、最初の一週間で層を決め、経路ごとの記録の表を作るところから始めてもらっています。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、母集団形成を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、経路が媒体一つだけで、応募が来ないときです。層を決めて、スカウトやリファラルなど別の経路を足す設計は、外の人が向いています。

二つ目は、経路は複数あるが、どれが決まる経路か分からないときです。経路ごとの記録を入社まで付けて、寄せる先を示す作業は、外に出せます。

三つ目は、応募と返信の対応が当日中にできていないときです。ここを外に出すだけで、同じ母集団から面接に進む数が変わります。

四つ目は、経路ごとに文面を書き分けておらず、媒体の原稿をそのままスカウトに使っているときです。書き分けを外に出すと、経路ごとの反応が変わります。

五つ目は、専任の人事がいなくて、経営者や総務が片手間で経路を見ているときです。片手間だと、経路は増やせても運用が止まり、記録が残りません。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、母集団形成を外に出しても進みません。

一つ目は、要件と条件が決まっていないときです。誰を採るかが決まっていないと、層も経路も決まらず、代行は「応募の数」を増やすしかなくなります。先に要件を決めます。要件の作り方は採用要件の定義の進め方に書いています。

二つ目は、文面の材料（なぜ採るか、中身の割合、条件の数字、上司の言葉）が無いときです。経路を増やしても、文面が「営業業務全般」なら応募者は判断できません。先に材料を揃えます。

三つ目は、面接の枠を社内で確保できないときです。母集団を作っても、面接が二週間先しか取れないと、その間に他社に決まります。

四つ目は、「代行に出せば応募が増えて採用が決まる」と考えているときです。母集団形成は応募の数の話ではなく、決まる経路を見つける話で、記録と見直しの時間が要ります。数週間で「応募が増えない」と判断すると、見直しの前に終わります。

担当者の選び方

母集団形成を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、複数の経路を運用した経験があるかです。媒体だけ、スカウトだけの人ではなく、媒体とスカウトとリファラルと紹介会社を、層に合わせて使い分けた経験のある人。

二つ目は、経路ごとの記録を入社まで付けて見直した経験があるかです。「応募の多い経路」と「決まる経路」が別だと、数字で示せる人。

三つ目は、その職種の候補者がどこにいて何を見て動くかを知っているかです。営業、エンジニア、サポート、社内SEで、層の居場所と動き方が違います。その職種の採用経験があると、層の決め方が変わります。

四つ目は、応募と返信の対応を当日中に回す型を持っているかです。母集団形成で最も効く工程で、型を持っていない担当者は、経路を足す提案しかしません。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に、外注の範囲の考え方は外注する範囲の決め方に書いています。

出す前に用意しておくもの

母集団形成を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、要件と条件です。誰を採るか、条件の数字。完成していなくてよく、代行が「市場にいるか」を見て一緒に直します。

二つ目は、文面の材料です。なぜ採るか、日々の中身の割合、上司の言葉、いまより良くなる一点。経路ごとに書き分ける元になります。

三つ目は、いま使っている経路の一覧と、費用と、これまでの応募と面接の記録です。あれば、担当者は「どの経路が決まっていたか」を最初に読めます。無ければ、無いことを伝えます。

四つ目は、経路と費用の判断の期限と、決める人です。代行が経路の案を出したとき、何日以内に誰が決めるか。

五つ目は、面接官の枠です。週に何回、誰が、いつ出られるか。

六つ目は、リファラルを使う場合の、社員への声かけの了承です。社員に「知り合いにこういう人はいないか」と聞く段取りを代行がする場合、社内の了承が要ります。紹介への謝礼を出す場合は、法令に関わる部分があるので、専門家にご確認ください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、母集団形成で最も効くのは、「経路ごとの記録を入社まで付けること」と「応募と返信の対応を当日中にすること」の二つです。前者で「決まる経路」に費用を寄せられ、後者で同じ母集団から面接に進む数が増えます。経路を足すのは、この二つを回した後です。

エラベルでは、母集団形成を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で要件と条件を確認し、層を決め、いまの経路の記録を拾い、応募と返信の対応を当日中に切り替えるところまでをお願いしています。リファラルの謝礼と個人情報の扱いは、専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• 母集団形成は応募の数を増やすことではない。要件に合う人が集まる経路と文面と対応を設計し、記録で見直す工程の集まり
• 要件と条件・経路と費用の最終判断・現場の言葉・面接は会社。層と経路の案・経路ごとの文面・運用・当日中の対応・記録と見直しは代行に出せる
• 代行が勝手に経路を増やして費用が膨らむ事故は、経路と費用の判断を会社に残すことで防ぐ
• 出したほうがよいのは経路が一つで応募が来ない・決まる経路が分からない・対応が遅い・文面を書き分けていない・片手間で見ているとき
• 出さないほうがよいのは要件と条件が無い・文面の材料が無い・面接の枠が無い・「出せば応募が増えて決まる」と考えているとき
• 担当者は複数の経路の運用経験・入社までの記録と見直し・その職種の層の居場所を知る・当日中の対応の型で選ぶ
• 出す前に要件と条件・文面の材料・経路の一覧と記録・判断の期限と決める人・面接官の枠・リファラルの了承を用意する

よくある質問

代行に出せば、応募の数は増えますか

経路を足せば応募の数は増えますが、要件に合わない応募が増えるだけなら、書類で落とす手間が増えて、決まる数は変わりません。代行に出して効くのは、数を増やすことではなく、層を決めて経路を絞り、経路ごとに文面を書き分け、当日中に対応し、記録で「決まる経路」に寄せることです。見る数字は、応募の数ではなく、書類で残る率と面接に進む数と決まる数です。

経路を増やす費用は、代行が決めるのですか

経路と費用の最終判断は会社です。代行は「この層にはこの経路が向く」「費用はこのくらい」「いまの経路の記録ではこの経路が決まっている」と示し、どの経路にいくら使うかは会社が決めます。判断の期限と決める人を先に決めておくと、代行が案を出してから止まりません。媒体や紹介会社の料金は変わるので、承認の前にその時点の条件を確認します。

リファラルも代行に出せますか

社員への声かけの段取り（どの社員に、どういう言葉で、どういう一枚を渡して聞くか）と、紹介された人への連絡と対応は出せます。社員に声をかけること自体と、紹介への謝礼を出すかどうかの判断は会社です。謝礼の出し方は法令に関わる部分があるので、専門家にご確認ください。リファラルが進まない原因はリファラルが進まない理由に書いています。