書類選考は代行に出せるか｜任せる範囲の切り分け方

「書類選考を代行に出せますか」という質問には、「合否を外の人に決めさせてよいのか」という迷いが含まれています。迷いはもっともで、書類選考には「誰を通すかの基準を決める」ことと、「基準に照らして一件ずつ仕分ける」ことの二つがあり、前者は会社にしかできず、後者は外に出せます。多くの会社で書類選考が滞るのは、基準が「良さそうな人」のように曖昧で、見る人によって通す人が違い、見る時間が取れずに応募が溜まり、連絡が遅れて候補者が他社に決まるからです。基準を具体にして渡せば、仕分けは外の人ができ、迷う人だけを会社が見れば済みます。結論を先に書くと、書類選考は、「基準の決定」「迷う人の最終判断」「法令に関わる項目の扱い」「面接」は会社が持ち、「基準の案・経歴の読み取りと仕分け・迷う人の切り出し・当日中の受付と翌日までの連絡・通過率の記録と基準の見直しの提案」は代行に出せます。書類通過率が低いときの見方は書類通過率が低いときに見る数字に、評価基準が言葉になっていない場合は評価基準が言語化できていないときに書いていますので、ここでは「代行に出す」観点に絞ります。

「基準」と「仕分け」を分ける

書類選考を工程に分けると、次のようになります。

一つ目は、通す基準を決めることです。要件のうち、経歴で確かめられるもの（経験の中身、規模、年数、勤務地、条件の範囲）を、「これがあれば通す」「これが無ければ断る」「これは面接で確かめる」に分ける。会社が決めます。案は外の人が出せます。

二つ目は、応募を受け付けて、当日中に受付の連絡をすることです。外の人ができます。

三つ目は、経歴を読んで、基準に照らして仕分けることです。「通す」「断る」「迷う」の三つに分ける。外の人ができます。

四つ目は、迷う人を会社に切り出すことです。「基準では判断できないが、この点が気になる」と、理由を添えて会社に渡す。外の人ができ、最終判断は会社です。

五つ目は、通す人に翌日までに日程を提示し、断る人に翌日までに連絡することです。外の人ができます。

六つ目は、通過率を記録し、基準を見直すことです。「この基準で九割落としている」「通した人が面接で毎回この点でずれる」と示す。外の人ができ、見直しの判断は会社です。

七つ目は、法令に関わる項目の扱いです。年齢、性別、国籍、家族の状況などを基準にしないこと、応募書類の保管と廃棄の決まり。会社が決め、代行はそれに沿います。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

七つのうち、一の決定、四の最終判断、七の決まりは会社が持ち、それ以外は外に出せます。

代行に出せる工程と出せない工程

表の要点は、「迷う人の切り出し」です。基準を具体にしても、経歴を読むと「基準には合わないが、この経験が活きそう」「基準には合うが、この点が気になる」という人が出ます。代行はその人を理由を添えて会社に渡し、会社は迷う人だけを見れば済みます。全件を会社が見る必要は無く、全件を代行が決める必要も無い。

もう一つの要点は、「通過率の記録と見直し」です。書類選考は基準を作って終わりではなく、「この基準で九割落としている」なら基準が高すぎるか文面が合わない人を呼んでいて、「通した人が面接で毎回ずれる」なら基準に足りない項目があります。代行は記録を持っているので、見直しの材料を出せます。

エラベルの見解

相談で多いのは、「応募が溜まっていて、書類を見るのが二週間遅れている」というご相談です。聞くと、書類は現場の責任者が見ることになっていて、責任者は忙しく、基準は「良さそうな人」で、人事は判断できないので責任者を待つ、という構造でした。応募者は二週間待たされ、連絡が来た頃には他社に決まっていました。担当者が入って、要件から基準を「既存顧客の対応の経験があれば通す、無ければ断る、大手の一部門の人は迷うとして責任者に」と具体にし、仕分けを担当者が当日中に行い、迷う人だけを責任者に渡すようにしたところ、責任者が見る件数は数分の一になり、応募者への連絡は翌日までになりました。

見ていて差がつくのは、「基準が具体で、迷う人だけを会社が見る形になっているか」です。エラベルでは、書類選考を任された担当者に、最初の一週間で基準を会社と一緒に具体にし、「通す・断る・迷う」の三つに分ける型を作るところから始めてもらっています。

代行に出したほうがよい状況

次の状況では、書類選考を代行に出したほうが進みます。

一つ目は、応募が溜まっていて、連絡が数日以上遅れているときです。仕分けと連絡を外に出すと、翌日までの連絡が保てます。

二つ目は、書類を見る人が現場の責任者で、忙しくて見られないときです。基準を具体にして仕分けを外に出し、迷う人だけを責任者に渡すと、責任者の負担が減ります。

三つ目は、見る人によって通す人が違うときです。基準が曖昧なまま複数の人が見ている。基準を具体にして一人（代行）が仕分けると、揃います。

四つ目は、応募が多く、大半が要件に合わないときです。仕分けを外に出し、同時に「この基準で九割落としている」の記録から文面を直す材料を得ます。

五つ目は、通した人が面接で毎回ずれるときです。基準に足りない項目があります。代行が面接でのずれを記録して、基準に戻します。

代行に出さないほうがよい状況

逆に、次の状況では、書類選考を外に出しても進みません。

一つ目は、要件が決まっておらず、基準を作れないときです。「良さそうな人」のままでは、代行も仕分けられません。先に要件を決めます。要件の作り方は採用要件の定義の進め方に書いています。

二つ目は、迷う人の最終判断をする人が決まっていないときです。代行が迷う人を切り出しても、誰が決めるか決まっていないと、そこで止まります。「迷う人は〇〇が翌日までに決める」を先に決めます。

三つ目は、面接の枠を社内で確保できないときです。書類の通過を速くしても、面接が二週間先しか取れないと、その間に他社に決まります。

四つ目は、応募書類の扱いの決まりが無いときです。応募書類は個人情報で、代行が見て、記録に残し、保管と廃棄をすることになるので、扱いの決まりと契約が先です。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

担当者の選び方

書類選考を任せる担当者は、次の点で選びます。

一つ目は、その職種の経歴を読める経験があるかです。営業なら「新規か既存か」、エンジニアなら「使った技術と役割」、社内SEなら「一人か部門の一員か」のように、職種ごとに経歴の読みどころが違います。読めない担当者は、年数と会社名で仕分けます。

二つ目は、「迷う」を切り出せるかです。基準に合わない人を全部落とす担当者でも、全部通す担当者でもなく、「基準には合わないがこの経験が活きそう」を理由を添えて会社に渡せる人。

三つ目は、当日中の受付と翌日までの連絡を回す型を持っているかです。

四つ目は、通過率と面接でのずれを記録して、基準に戻す習慣があるかです。仕分けて終わりではなく、「この基準で九割落としている」「面接で毎回この点がずれる」と示す人。担当者の経歴の見方は担当者の経歴の見方に書いています。

出す前に用意しておくもの

書類選考を代行に出す前に、次を用意しておくと、最初の一週間が速くなります。

一つ目は、要件です。必須と歓迎に分かれていれば、代行は基準の案を作れます。分かれていなければ、一緒に分けます。

二つ目は、迷う人の最終判断をする人と、期限です。「迷う人は〇〇が翌日までに決める」。

三つ目は、面接官の枠です。通した人に日程を提示するために要ります。

四つ目は、応募書類の扱いの決まりと、代行との契約です。閲覧の範囲、記録に残す範囲、保管と廃棄。法令に関わる部分は専門家にご確認ください。

五つ目は、基準にしてはいけない項目の確認です。年齢、性別、国籍、家族の状況など、法令で基準にできない項目があります。代行が誤って基準に含めないよう、会社が先に確認します。専門家にご確認ください。

六つ目は、これまでの応募と通過と面接の記録です。あれば、担当者は「いまの基準でどのくらい落としていたか」「通した人が面接でどうだったか」を最初に読めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、書類選考で最も効くのは、「基準を『通す・断る・面接で確かめる』の三つに分けること」と「迷う人だけを会社に渡すこと」の二つです。前者で仕分けが揃い、後者で会社の負担が減って連絡が速くなります。「合否を外の人に決めさせる」のではなく、「基準は会社が決め、仕分けは外、迷う人は会社」という分け方です。

エラベルでは、書類選考を任せる案件で担当者を紹介するとき、最初の一週間で要件から基準の案を作り、会社と一緒に三つに分け、応募書類の扱いの決まりを確認し、仕分けと連絡の型を作るところまでをお願いしています。基準にしてはいけない項目と応募書類の扱いは、専門家にご確認いただくようお伝えしています。

まとめ

• 書類選考は「基準」と「仕分け」に分かれる。基準の決定・迷う人の最終判断・法令に関わる項目の扱い・面接は会社。基準の案・仕分け・迷う人の切り出し・当日中の受付と翌日までの連絡・通過率の記録と見直しは代行に出せる
• 「合否を外の人に決めさせる」のではなく、基準は会社、仕分けは外、迷う人は会社
• 出したほうがよいのは応募が溜まって連絡が遅い・見る人が忙しい・見る人によって通す人が違う・応募の大半が合わない・通した人が面接でずれるとき
• 出さないほうがよいのは要件が無い・迷う人を決める人が決まっていない・面接の枠が無い・応募書類の扱いの決まりが無いとき
• 担当者はその職種の経歴を読める・「迷う」を切り出せる・翌日までの連絡の型・通過率を基準に戻す習慣で選ぶ
• 出す前に要件・迷う人を決める人と期限・面接官の枠・応募書類の扱いの決まりと契約・基準にしてはいけない項目の確認・これまでの記録を用意する

よくある質問

書類の合否を、本当に外の人に任せてよいのですか

任せるのは「基準に照らした仕分け」で、「基準を決めること」と「迷う人の判断」は会社に残ります。基準が「既存顧客の対応の経験があれば通す、無ければ断る」のように具体なら、誰が仕分けても同じ結果になり、外の人が仕分けても会社が仕分けても変わりません。変わるのは、当日中に仕分けられるかどうかです。迷う人は理由を添えて会社に渡すので、判断が外の人に委ねられることはありません。

応募書類を代行に見せることに、問題はありませんか

応募書類は個人情報で、代行が閲覧し、記録に残し、保管と廃棄をすることになります。閲覧の範囲、記録の範囲、保管の期間と方法、廃棄の方法を、社内の決まりと代行との契約で決めておきます。媒体経由の応募なら、媒体の規約で代理の閲覧について決まりがあることもあります。法令に関わる部分は、専門家にご確認ください。

通過率が低すぎると言われましたが、基準を下げるべきですか

「九割落としている」なら、基準が高すぎるか、文面が合わない人を呼んでいるかのどちらかです。落とした人の経歴を見て、「要件に近いのに落としている」なら基準が高すぎ、「要件からまったく外れている」なら文面が合わない人を呼んでいます。前者なら基準を見直し、後者なら文面を直します。基準を下げる前に、どちらかを見分けます。見方は書類通過率が低いときに見る数字に書いています。