Wantedlyの運用代行とは｜任せられる範囲と自社で持つべき判断

Wantedlyは、会社のミッションや働く人の様子を、募集ページやストーリーで伝え、共感した人とまず話してみることから始まる採用サービスです。スカウトで企業から声をかけることもできますが、返信をもらうには、スカウトの文面だけでなく、募集ページやストーリーの中身も問われます。結論から書くと、Wantedlyの運用代行は、スカウトの送信と候補者への連絡は外に出しやすい一方、会社のミッションや働く人の言葉を伝える募集・ストーリーの中身と、採用の判断は自社に残す形にすると、うまく回ります。

この記事では、Wantedlyのヘルプに書かれている運用の決まりを踏まえて、任せ方と社内に残す判断を整理します。Wantedlyのプランや機能は変わることがあるため、契約や運用の前に、最新の内容をWantedlyに確かめてください。

Wantedlyの運用は三つの作業に分かれる

Wantedlyの運用の作業は、大きく三つに分かれます。

Wantedlyのヘルプ「ダイレクトスカウトの返信率を上げたい」によれば、スカウトの返信率は、採用ペルソナが正しいこと、採用ペルソナにとって魅力的な募集ページやストーリーがそろっていること、スカウトが閲覧され文面が魅力的であることの三つの要素で決まるとされています。候補者はスカウトを受け取ってから、返信するまでに会社のことを調べるため、スカウトだけで返信率が決まるわけではないとされています。スカウトだけを外に出しても、募集・ストーリーが整っていなければ、返信は増えません。

スカウトは「誰の名前で届くか」から決める

Wantedlyのスカウトを代行に任せるときに、最初に決めるべきことがあります。誰の名前で候補者に届くかです。Wantedlyのヘルプによれば、誰から送られたメッセージかを大事にしているため、スカウト送信時は、スカウトを送信したメンバーの個人名とアイコンが表示され、アイコンを変更して他の人から送信されたように見せることはできないとされています。スカウトではなくメッセージの送信時は、送信元に個人名または会社名を選べるとされています。

つまり、代行の担当者が自分のアカウントでスカウトを送ると、候補者には代行の担当者の名前とアイコンで届きます。候補者はその名前を見て、会社の誰が自分に興味を持ったのかを判断します。代行の担当者の名前で送るのか、社内の誰かの名前で送るのか、送信した人をどう名乗るのかを、運用を始める前に決めてください。同じヘルプの返信率の記事は、スカウトの送信者（人事・現場メンバー・役員）も返信率に影響する要素の一つとして挙げています。

エラベルの見解

Wantedlyの運用代行で多い思い込みは、スカウトは誰が送っても同じという考え方です。Wantedlyでは、送った人の名前とアイコンがそのまま候補者に見え、変えることができません。候補者は、会社の中のどんな人が自分に声をかけてきたのかを見ています。

同じ料金でも、結果が分かれるのは、代行の担当者が自分の名前で送るときに、会社との関わり方を正直に伝え、面談には社内の人が出る流れを組める担当者かどうかです。送信の名義と、面談に誰が出るかを、最初の打ち合わせで決めてください。

権限と人数の上限を確かめる

代行の担当者に管理画面を使ってもらうには、権限の設定が要ります。Wantedlyのヘルプ「権限について」によれば、採用サービスの権限には「管理者」「担当」「メンバー」「なし」があり、スカウトの送信やメッセージの送付ができるのは「管理者」と「担当」とされています。「担当」は、候補者のプロフィールのうち「未対応」と「担当者に設定された候補者」のみ確認できるとされています。

また、管理画面にアクセスできる人数は契約プランによって異なり、ライトプランは15人、スタンダードプランは30人、プレミアムプランは無制限とされています（採用の「管理者」「担当」権限を付与されたアカウントの合計で数える）。代行の担当者に「担当」の権限を付けると、この人数に数えられるため、プランの上限の中で人数を確かめてください。

送る時間と、契約が終わったときの扱い

スカウトを送る時間も、返信に関わります。Wantedlyのヘルプによれば、スカウトの閲覧率は、候補者のアクティブ度、スカウトの種類、送信時間が影響するとされています。Wantedlyには送信予約の機能があり、ヘルプによれば、送信タイミングは土日祝を除く営業日の朝9時から順次配信され、営業日の9時〜18時の外に予約した場合は直近の営業日の9時〜18時に、9時〜18時の中に予約した場合は翌営業日の9時〜18時に送信されるとされています。代行の担当者が夜に作業する場合でも、送信予約を使えば、候補者が見やすい時間に届けられます。

契約が終わったときの扱いも決めておきます。Wantedlyのヘルプによれば、メンバーと会社アカウントの紐付きは解除でき、個人アカウントが削除されると、そのアカウントが作成したストーリーも削除されるため、事前にストーリーの投稿者を別のメンバーに変更するよう案内されています。代行の担当者がストーリーを投稿していた場合は、契約が終わる前に投稿者を社内のメンバーに変えてください。

社内に残す判断

Wantedlyの運用で、社内に残すべき判断は次のとおりです。

• 採用ペルソナ：どんな人に来てほしいか。Wantedlyのヘルプも、採用ペルソナを返信率の土台としている
• ミッションと働く人の言葉：募集ページやストーリーで伝える、会社の思いと社員の声
• 採用の判断：面談の後に、選考に進めるか、採るかの判断

代行の担当者には、これらの判断に沿って作業を進め、月ごとに数字を報告してもらう形にすると、運用の状態が見えます。Wantedlyを使った代行の契約に入れる条項はWantedlyのスカウト代行の契約で、立ち上げの時系列はWantedlyの運用設計で書いています。

エラベルの費用は、採用が決まったときに1名につき10万円（税別）です。採用が決まらなければ費用はかかりません。

エラベルの見解

もう一つ見てほしいのは、Wantedlyの運用代行は、ストーリーの取材を担える担当者かどうかで成果が変わるということです。Wantedlyのヘルプは、募集ページでは伝えきれない魅力をストーリーで伝えることを勧めています。けれども、社内の担当者が忙しく、ストーリーが何か月も更新されていない会社は少なくありません。

ストーリーの中身は社内の言葉が要りますが、社員への取材を段取りし、話を聞いて原稿の形にする作業は、外の担当者が手伝えます。社員の言葉を引き出して形にできる担当者に任せると、スカウトの文面だけでは伝わらない会社の姿が伝わり、返信が増えやすくなります。

まとめ

• Wantedlyの運用は、募集・ストーリー、スカウト、候補者対応の三つに分かれる
• 返信率はスカウトだけでなく、採用ペルソナと募集ページ・ストーリーにも左右される
• スカウトは送信した人の個人名とアイコンで届き、変えられないため、送信の名義を先に決める
• 代行の担当者には「担当」などの権限を付け、プランごとの管理画面の人数の上限を確かめる
• 契約が終わる前に、代行の担当者が投稿したストーリーの投稿者を社内のメンバーに変える

よくある質問

Q. 代行の担当者が送るスカウトを、会社名で送れますか

Wantedlyのヘルプによれば、スカウト送信時は送信したメンバーの個人名とアイコンが表示され、変えることはできないとされています。メッセージの送信時は、送信元に会社名を選べるとされています。

Q. 代行の担当者にはどの権限を付ければよいですか

Wantedlyのヘルプによれば、スカウトの送信やメッセージの送付ができるのは「管理者」と「担当」の権限とされています。「担当」は確認できる候補者が限られるため、任せる範囲に合わせて選んでください。

Q. 夜に作業してもらっても、候補者に夜中にスカウトが届きませんか

Wantedlyには送信予約の機能があり、ヘルプによれば、土日祝を除く営業日の9時〜18時に順次配信されるとされています。送信予約を使えば、候補者が見やすい時間に届けられます。