リファレンスチェックの法的注意｜職業安定法と個人情報保護法から見た、同意の取り方と聞いてよい範囲

副業で人事を受けていると、「リファレンスチェックを入れたい」と相談されます。採用の失敗を減らしたい気持ちは分かるのですが、これは候補者の個人情報を本人以外から集める行為なので、職業安定法と個人情報保護法の両方が関わります。しかも、規制されるのは人材紹介会社だけではありません。結論を先に書くと、職業安定法第5条の5は、求人者に対しても「その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない」と定めており、指針（平成11年労働省告示第141号）は、個人情報を収集する手段を「本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なもの」に限っています。個別の判断は弁護士やハローワーク・都道府県労働局にご確認ください。面接での質問の線引きは面接で聞いてはいけないことに、採用時の健康診断は採用時の健康診断にまとめています。

直接採用する会社も規制の対象

まず前提の確認です。職業安定法第5条の5第1項の条文には、義務を負う主体として「公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者」等が並んでいます。求人者、つまり自社で直接採用する会社も、はじめから対象に入っています。「うちは人材紹介を使っていないから関係ない」という整理は成り立ちません。

指針（平成11年労働省告示第141号）の注釈でも、「職業紹介事業者等」には労働者の募集を行う者や求人者も含まれる、と明記されています。

条文が定めているのは、次の三つです。

一、目的を明らかにして集めること。「当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し」とあります。何のために集めるのかを示さずに集める形は想定されていません。

二、業務の目的の達成に必要な範囲内であること。「その業務の目的の達成に必要な範囲内で」が条文の先頭に置かれています。採用の判断に使う範囲を超えたものは、この枠の外です。

三、収集の目的の範囲内で保管し、使用すること。「並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない」と続きます。集めた後の扱いまで同じ枠がかかります。

ただし書きとして「本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない」が付いています。また第2項は「求職者等の個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない」と定めています。

リファレンスチェックの位置づけ。リファレンスチェックは、候補者の情報を本人以外から集める行為です。この三つの枠にそのまま当てはめて設計します。

指針が定める収集の手段と、聞いてはならない事項

指針（平成11年労働省告示第141号）の「求職者等の個人情報の取扱い」の項は、もう一段具体的です。リファレンスチェックの設計に直結するのは次の部分です。

収集の手段（3）。「個人情報を収集する際には、本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なものによらなければならない」。リファレンスチェックは「本人以外の者から収集」に当たるので、条文の文言どおりに読むと、本人の同意の下で行う形が前提になります。本人に知らせずに前職へ問い合わせる形は、この文言から外れます。

収集してはならない事項（2）。指針は、業務の目的の達成に必要な範囲内で当該目的を明らかにして収集することとしたうえで、次に掲げる個人情報を収集してはならない、としています。

• イ 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
• ロ 思想及び信条
• ハ 労働組合への加入状況

ただし書きとして、「特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合はこの限りでない」が付いています。ここは「本人から収集する場合」と書かれている点が重要です。

保管・使用の範囲（5）。「個人情報の保管又は使用は、収集目的の範囲に限られること。ただし、他の保管若しくは使用の目的を示して本人の同意を得た場合又は他の法律に定めのある場合はこの限りでないこと」。

「身元調査など」。厚生労働省の公正採用選考特設サイトの「採用選考時に配慮すべき事項」では、区分（c）採用選考の方法に「身元調査など」が挙げられています。リファレンスチェックが身元調査に流れないよう、聞く範囲を業務上の事実に限る設計が要ります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、リファレンスチェックの相談で最初にほどくべきなのは、依頼側の「何を確かめたいのか」です。多くの場合、返ってくるのは「人柄」「一緒に働けるか」「地雷でないか」といった言葉で、これは条文の枠に載りません。ここを、職務上の事実に翻訳するのが最初の仕事です。担当した業務の範囲、チームの規模、在籍期間、役割、成果の出し方。これなら「業務の目的の達成に必要な範囲内」という条文の文言に沿って説明できます。

もう一つ、実務でよく起きるのが、依頼側が「候補者に知られずにやりたい」と言う場面です。指針は収集の手段を「本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なもの」と書いています。本人に知らせずに前職へ問い合わせる形は、この文言のどれにも当たりません。ここは、譲れない線として最初に伝えます。断るときに効くのは、「法令違反です」と言い切ることではなく、条文の文言をそのまま見せて「この形は読めません」と示すことです。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、この手の線引きを条文で説明できる人は、制度まわりの案件で指名されます。

同意の取り方と、実際に作るもの

指針（6）は、同意を得る際の要件を三つ挙げています。リファレンスチェックの同意書を作るときは、この三つをそのまま満たす形にします。

• イ 同意を求める事項について、求職者等が適切な判断を行うことができるよう、可能な限り具体的かつ詳細に明示すること
• ロ 業務の目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を収集し、保管し、又は使用することの同意を、職業紹介、労働者の募集、募集情報等提供又は労働者供給の条件としないこと
• ハ 求職者等の自由な意思に基づき、本人により明確に表示された同意であること

ロの意味。「同意しないなら選考を打ち切る」という形は、同意を選考の条件にすることになります。必要な範囲を超えた収集について、この形は指針の文言から外れます。

個人情報保護法の側からも、いくつか重なります。同法第17条第1項は「個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない」、第21条第1項は「個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない」と定めています。第20条第1項は「偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない」、第2項は、法定の場合を除き「あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない」と定めています。要配慮個人情報には、病歴や犯罪の経歴などが含まれます。

副業の人事が作るのは、次の形です。個別の適否の判断は弁護士やハローワーク・都道府県労働局にご確認ください。

答える側になったときの注意。自社が前職として問い合わせを受ける側になることもあります。個人情報保護法第27条第1項は、法定の場合を除き「あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」と定めています。誰が答えるか、何を答えるか、本人の同意をどう確認するかを、社内で決めておきます。ここが決まっていない会社は、管理職が善意で答えてしまいます。

エラベルの見解

外に出してよいのは、目的の文、同意書の構成、質問票、聞かない項目の一覧、結果の扱いと保存の設計、聞き取り役の教育までで、「この同意書の文面で法的に足りるか」「この回答内容を評価に使ってよいか」といった個別の判断は、弁護士やハローワーク・都道府県労働局の範囲です。副業の人事が持つのは、手続と材料と設計であって、法的な結論ではありません。

担当する側から見ると、この領域で評価が分かれるのは、リファレンスチェックの結果が悪かったときの扱いを、先に決めておけるかどうかです。結果を見てから考えると、その場の印象に引きずられます。実務で効くのは、着手前に「この項目でこういう事実が出たら、こう扱う」を決めておくことです。たとえば、在籍期間が履歴書と違ったら本人に確認する、担当範囲の説明が食い違ったら追加の面談を入れる、推薦者の主観的な評価は採否の理由にしない、といった形です。こうしておくと、結果が出たときに会社が動揺しません。同時に、候補者に対しても説明ができる状態になります。この設計は、採用を回したことがある人にしか作れません。エラベルは依頼側が担当者を選べる仕組みなので、採用の手続を最後まで設計した経験は、経歴に書いておくと効きます。

まとめ

• 職業安定法第5条の5は求人者も対象。自社で直接採用する会社にも、収集・保管・使用の枠がかかる
• 条文の枠は、目的を明らかにする／業務の目的の達成に必要な範囲内／収集の目的の範囲内で保管・使用の三つ
• 指針は収集の手段を、本人から直接／本人の同意の下で本人以外の者から／本人により公開されている情報等の適法かつ公正なものに限っている
• 収集してはならない事項は、人種・民族・社会的身分・門地・本籍・出生地等、思想及び信条、労働組合への加入状況
• 同意は、具体的かつ詳細に明示／必要な範囲を超えた同意を選考の条件としない／自由な意思に基づく明確な表示の三要件
• 答える側になったときは、個人情報保護法第27条の第三者提供の枠で考える。個別の判断は弁護士や労働局にご確認ください

よくある質問

候補者に知らせずにリファレンスチェックをしたいと言われました

指針（平成11年労働省告示第141号）は、個人情報を収集する手段を「本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なものによらなければならない」と定めています。本人に知らせずに前職へ問い合わせる形は、この三つのどれにも当てはまりません。依頼側には、条文の文言をそのまま見せて説明するのが早いです。そのうえで、本人に推薦者を挙げてもらう形なら同意の下で進められる、と代案を出します。個別の判断は弁護士やハローワーク・都道府県労働局にご確認ください。

「同意しないなら選考を進められない」と伝えてよいですか

指針（6）ロは、「業務の目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を収集し、保管し、又は使用することの同意を、職業紹介、労働者の募集、募集情報等提供又は労働者供給の条件としないこと」と定めています。必要な範囲を超えた収集について、同意を選考の条件にする形は、この文言から外れます。実務では、まず「業務の目的の達成に必要な範囲」がどこまでかを詰めて、その範囲に収まる質問票を作ることが先です。範囲の線引きに迷う場合は、弁護士やハローワーク・都道府県労働局にご確認ください。

前職から問い合わせが来たとき、誰が答えるべきですか

社内で答える人と答える範囲を決めておきます。個人情報保護法第27条第1項は、法定の場合を除き「あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」と定めているので、本人の同意の確認をどう行うかが起点になります。実務でよく作るのは、問い合わせの窓口を人事に一本化し、元上司や同僚が個別に答えない運用にすること、答える項目を在籍期間や役職といった事実に限ること、記録を残すことの三つです。回答の可否や範囲の個別の判断は、弁護士にご確認ください。