要員計画とつなげる｜「何人要るか」を採用計画の同じ行に置き、「採る以外の選択肢」も並べる型

採用計画を作ると、「この役割は本当に採る必要があるのか」「なぜ三人なのか」と、依頼側の中で意見が割れることがあります。採用計画は「何人採るか」を書くものですが、その前に「何人要るか」（要員計画）が無いと、採る数の根拠がなく、優先順位も付きません。要員計画とつなげる仕事は、要員計画そのものを作ることではなく、採用計画の各行に「なぜ要るか」の根拠を置き、採る以外の選択肢も並べることです。結論を先に書くと、要員計画とのつなぎは、役割ごとに「いまの人数・辞める見込み・事業に要る人数」を採用計画と同じ行に置き、差分を「要る数」として出し、採る以外の選択肢（異動・育成・外部委託・仕事の見直し）を同じ行に並べ、辞める見込みは過去の記録から置き、要員の判断は経営に残し、月次で変化を採用計画に戻す形で行います。採用計画の一枚は採用計画を作るに、会社側から見た構造は要員計画と採用計画がつながっていないに書いています。ここでは、つなぎの型に絞ります。

採用計画だけを作ると起きること

採用計画の「要る理由」の列は、要員計画から来ます。要員計画が無いと、その列が「欠員」「増員」の一語で終わり、根拠になりません。

役割ごとに三つを同じ行に置く

「採る数」は最後に出ます。最初から「今期三人」と置くと、この列が逆算になり、根拠を後から作ることになります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、要員計画とのつなぎで最も差がつくのは、「辞める見込み」の列を空欄にしないことです。受ける側は、事業に要る人数からいまの人数を引いて、差分を採る数にします。ただ、期の中で人は辞めます。去年の同じ役割で二人抜けているなら、今年も抜ける見込みを置かなければ、採った先から減ります。辞める見込みは、推測で断定せず、「去年の記録では〇人。把握している予定は〇人。仮に〇人と置く」と、根拠と仮を明記して置きます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「採用計画に、期の中で辞める見込みは入っていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、辞める見込みの列を、「去年の実績」「把握している予定」「仮の数」の三つに分けて書くこと。個人の名前や事情は書かず、数だけです。

採る以外の選択肢を同じ行に

選択肢を並べるのは、採用を減らすためではなく、依頼側が「採る」を選ぶ根拠を持つためです。並べた上で「採る」と決まれば、採用計画の行は揺れなくなります。決めるのは依頼側です。

辞める見込みと事業に要る人数は断定しない

要員の数は、経営の判断です。担当者は、根拠の出どころを明記した仮の数を置き、依頼側が確認して確定する形にします。数字の扱いは数字で語るに書いています。

要員計画は経営の判断、担当者は聞き取りと構造まで

要員計画には、個人の退職の予定、異動の予定、評価に関わる情報が含まれます。担当者が扱うのは「数」だけで、個人の名前や事情は依頼側の中に留めます。個人情報や人事評価に関わる情報の扱いは、依頼側の決まりに従います。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「要員計画は経営の仕事だから、採用の担当者は触れない」というものです。実際には、触れないまま採用計画だけを作ると、「なぜ要るか」の無い計画になり、期の途中で揺れます。担当者は要員計画を「作る」のではなく、「採用計画の行に、要る理由の根拠を置くために、三つの列を聞き取る」だけです。聞き取りの過程で、「この役割は異動で足りるのでは」「この役割の仕事は減らせるのでは」という問いが自然に出て、依頼側の経営の判断の材料になります。受ける側がその場で使える判断としては、採用計画の一枚の左端に「いまの人数・辞める見込み・事業に要る人数」の三列を足すこと。三列が埋まらない行は、「要る理由」が固まっていない行で、募集を始める前に依頼側に確認します。

月次で要員の変化を採用計画に戻す

月次の見直しは、採用計画の見直しと同じ日に行います。三列が動いた行だけを直します。全部を作り直すと、続きません。

踏み込まない線

範囲は契約に書きます。範囲の決め方は業務範囲を書面で固めるに書いています。採用戦略の壁打ちとして受ける場合の形は採用戦略の壁打ちの副業の実務に書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 採用計画だけを作ると「なぜ要るか」が無く、優先順位が付かず、途中で揺れる
• 役割ごとにいまの人数・辞める見込み・事業に要る人数を採用計画と同じ行に。採る数は最後に出す
• 辞める見込みを空欄にしない。去年の実績・把握している予定・仮の数の三つで
• 採る以外の選択肢（異動・育成・外部委託・仕事の見直し）を同じ行に並べ、依頼側が選ぶ
• 数は断定せず、根拠の出どころを明記した仮。外部の数値を使わない
• 要員の判断は経営。担当者は聞き取りと一枚の構造まで。個人の名前と事情は扱わない
• 月次で動いた行だけを採用計画に戻す

よくある質問

依頼側に組織図や人員の一覧が無く、「いまの人数」から分かりません

役割ごとに「いま、その仕事を誰が何人でやっていますか」を、現場の責任者に聞きます。組織図が無くても、仕事の単位で数えれば、いまの人数は出ます。組織図を作るのは依頼側の仕事で、担当者は採用計画の行に要る数だけを聞き取ります。聞き取りの過程で、「同じ仕事を二つの部門で別々にやっている」のような発見があれば、「仕事の見直し」の選択肢として並べます。

依頼側が「辞める見込みを計画に入れると、社員に見られたときに問題になる」と言います

数だけを置き、個人を特定できる情報を入れない形にします。「去年の実績〇人、仮に〇人」の形なら、誰かを指す記述にはなりません。それでも懸念があるなら、要員計画の一枚は経営と人事だけが見る場所に置き、採用計画の一枚には「要る数」の結果だけを写す形に分けます。共有の範囲は依頼側の決まりに従います。

採る以外の選択肢で「育成」を選んだ場合、担当者は何をしますか

採用計画の行から、その役割の採る数を減らすか、採る時期を後ろにずらします。育成そのものの設計（誰を、どう、いつまでに）は、依頼側の人事と現場の領域で、契約の範囲に入っていなければ担当者は関わりません。育成で要る時期に届かなかった場合に備えて、「〇月に育成の進み具合を見て、届いていなければ募集を始める」と、採用計画に見直しの日を置きます。育成の設計を案件として受ける形は後継者育成・タレントマネジメントの副業案件に書いています。