採用計画を作る｜「何人採るか」の前に、「いつまでに・どの役割を・どの経路で・誰が」を一枚にする型

依頼側の採用計画を見せてもらうと、「今期〇人」と役職名が並んだ一覧であることが多い。それは計画ではなく、目標の数です。いつまでに、どの役割を、どの経路で、誰が動いて採るかが無いと、期の途中で「まだ募集を始めていない」「経路が決まっていない」「面接官が足りない」で止まります。結論を先に書くと、採用計画は、役割ごとに「要る時期・要る理由・経路・段階の数と面接官・想定の日数・担当・見直しの日」を一枚に置き、要る時期から逆算して募集の開始を出し、経路は型で主と従に分け、日数は過去の記録から置いて外部の数値を使わず、優先順位は要る時期と理由で依頼側が決め、予算とファネルの一枚と同じ行でつなぎ、月次で見直します。会社側から見た手順は採用計画の設計の進め方に、要員計画とのつなぎは要員計画と採用計画がつながっていないに、予算は採用予算を組むに書いています。ここでは、計画の一枚の型に絞ります。

「今期〇人」だけで崩れる理由

計画は、「何人」ではなく、「いつまでに要る役割を、どう採るか」の一枚です。人数は、その結果として出ます。

一枚に置く項目

一行が一つの役割です。役割が十を超えるなら、優先順位で上から並べ、下は「今期は着手しない」と明記します。

エラベルの見解

担当する側から見ると、採用計画で最も差がつくのは、「要る時期から逆算して募集の開始を出す」ができるかどうかです。受ける側は、依頼側が「来月には欲しい」と言えば、来月を要る時期に置きます。ただ、依頼側の過去の記録で、募集の開始から入社まで三か月かかっているなら、来月は無理で、それを計画の段階で言わなければ、期の途中で「まだか」と責められます。「この役割は、過去の記録では開始から入社までこの日数です。要る時期がこの日なら、募集の開始はこの日で、いまから始めても間に合いません」と、逆算で示す。依頼側は要る時期を動かすか、経路を変えるか、判断できます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「要る時期から逆算して、募集をいつ始めるかを計画に書いていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、計画の一枚に「募集の開始」の列を作り、要る時期と想定の日数から機械的に出すこと。開始の日が過去なら、その行は「間に合わない」と書きます。

想定の日数は過去の記録から

日数は、ファネルの一枚の「段階ごとの日数」と同じ元から出ます。ファネルがあれば、そこから写します。ファネルの作り方は採用ファネルを可視化するに書いています。

経路は型で主と従

経路の型と根拠の作り方は媒体を提案する根拠の作り方に書いています。経路ごとの費用は、予算の一枚の同じ行につなぎます。料金や上限は断定せず、確認してから置きます。

優先順位は依頼側に残す

担当者は、四つの軸で並べた案を出し、優先順位は依頼側が決めます。「全部を同時に」は、面接官の稼働と経路の重なりで止まる、という構造を添えます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「計画は年度の初めに作って、期末に振り返るもの」というものです。実際には、要る時期は事業の都合で動き、経路は詰まりで変わり、面接官は異動します。月次で一枚を開き、「要る時期が動いた行」「募集の開始が過ぎた行」「面接官が変わった行」だけを直す。それで計画は生きたままになります。年度の初めに作って放置した計画は、期の途中で誰も見なくなり、期末に「未達」の説明に使われるだけです。受ける側がその場で使える判断としては、計画の一枚に「見直しの日」を月次で書き、見直しでは「変わった行だけを直す」と決めること。全部を作り直すと、見直しが重くなって続きません。

計画・予算・ファネルを同じ行でつなぐ

三つの一枚が別々にあると、計画で経路を変えても予算が動かず、ファネルで詰まりが見えても計画に戻りません。役割の名前を三つで揃え、同じ行で参照できる形にします。要員計画（何人要るか）とのつなぎは要員計画と採用計画がつながっていないに書いています。

踏み込まない線

計画に関わる判断は依頼側です。担当者は一枚の構造と、逆算と、案を出すまでです。範囲は契約に書きます。範囲の決め方は業務範囲を書面で固めるに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 「今期〇人」は目標の数で、計画ではない
• 一枚は役割・要る時期・要る理由・経路・段階と面接官・想定の日数・募集の開始・担当・見直しの日
• 要る時期から逆算して募集の開始を出す。過去なら「間に合わない」と書く
• 日数は依頼側の過去の記録から。無ければ「仮」と明記。外部の数値を使わない
• 経路は型で主と従。費用は予算の一枚の同じ行に
• 優先順位は要る時期・要る理由・面接官の稼働・経路の重なりで案を出し、依頼側が決める
• 計画・予算・ファネルを同じ行でつなぐ。月次で変わった行だけを直す
• 人数・優先順位・費用・約束に踏み込まない。要員計画は経営の判断

よくある質問

依頼側の要員計画（何人要るか）が無く、採用計画だけを頼まれました

採用計画は、要員計画（いまの人数、辞める見込み、事業に要る人数）を受けて作るものなので、要員計画が無いと「なぜこの役割が要るか」が置けません。「要る理由」の列を埋めるために、役割ごとに「欠員か、増員か、新しい仕事か」と「いつまでに要るか」を依頼側に聞き、それを仮の要員計画として一枚の先頭に置きます。要員計画そのものを作るのは経営の判断で、担当者は「この役割は、なぜいつまでに要るか」を聞き取るまでです。

計画を作った後、依頼側が「もっと早く採れないか」と言います

想定の日数は過去の記録から置いているので、「早くする」には段階ごとの日数を縮めるしかない、と構造で答えます。日程の枠を預かる、段を減らす、確定を即日にする、で縮む日数を、ファネルの記録から示します。それでも足りなければ、要る時期を動かすか、経路を紹介に寄せるかの判断で、依頼側が決めます。「頑張ります」と答えると、根拠の無い約束になります。速さの手当ては日程調整を速くするに書いています。

副業の稼働で、計画の全部の役割を担当できません

担当の列で、自分が動く工程と、依頼側が動く工程を分けます。担当者が動くのは、契約の範囲の役割と工程だけで、残りの行は「依頼側」と書きます。計画の一枚は全体を見せるためのもので、担当者が全部を担うためのものではありません。担当の列が埋まっていれば、依頼側は「誰が動いていないか」を自分で見られます。稼働の設計は稼働時間の管理と申告に書いています。