繁忙期に採用が止まる｜「忙しいから止まる」を前提に、止まらない工程と、止めてよい工程を先に分ける

毎年、決算期や年度末や商戦の時期になると、現場が忙しくなり、採用が止まる。面接官の日程が取れない。書類の判断が返ってこない。人事も本業の繁忙で、応募への返信が遅れる。候補者は一か月待たされ、他社に決まる。繁忙期が明けて再開すると、候補者はいなくなっていて、また応募を集めるところから。結論を先に書くと、繁忙期に採用が止まるのは、「忙しいから仕方ない」ではなく、「止まらない工程と、止めてよい工程を分けていない」からです。応募への返信、日程の枠、結果の連絡は、繁忙期でも止めません。求人票の見直しや新しい経路の開拓は、止めてよい。分けて、繁忙期の前に準備し、繁忙期の中は最小の型で回します。急な欠員での立ち上げは急な欠員でスカウトを立ち上げるに、急な増員は急な増員要請に対応できないにまとめています。

繁忙期に止まる構造

繁忙期に採用が止まるのは、次の構造で起きます。

繁忙期は、毎年来ます。来ることが分かっているものに、準備しないことが、問題です。

止まらない工程と止めてよい工程

工程を、繁忙期でも止めてはいけないものと、止めてよいものに分けます。

分ける要点は、「候補者が待っている工程は止めない」ことです。候補者がいない工程（見直し、開拓、新規）は、止めてよい。

繁忙期の前にやること

繁忙期が来る前に、準備します。繁忙期の一か月前が目安です。

繁忙期の時期を、カレンダーに入れる。 「毎年、〇月〜△月が繁忙期」。分かっているものを、書き出します。

繁忙期に入る候補者の数を、想定する。 「繁忙期の前に出した求人から、繁忙期中に応募が何件、面接が何件来そうか」。自社の記録から。

面接の枠を、繁忙期の中に先に押さえる。 面接官と相談し、「繁忙期でも、週に一枠は面接に使う」を先に押さえます。繁忙期に入ってから頼んでも、取れません。

書類の判断の基準を、書面にする。 繁忙期に現場が判断できない場合、担当者か繁忙でない人が一次の絞り込みをできるように。

面接官向けの一枚を、用意しておく。 繁忙期の面接官が、準備の時間を取れなくても面接できるように。

候補者への連絡の文面を、繁忙期用に用意する。 「〇月〜△月は繁忙期のため、ご連絡に通常より時間をいただくことがあります。次のご連絡は〇日です」。

新しい求人は、繁忙期の前に出すか、後に回す。 繁忙期の直前に出すと、繁忙期に応募が来て、対応できません。「繁忙期の二か月前に出す」か「繁忙期の後に出す」か。

繁忙期の間の担当を、決める。 人事が繁忙なら、採用代行の担当者か、繁忙でない部門の人か。「誰が応募を見て、返信を出すか」。

内定者との接点の予定を、入れておく。 繁忙期でも、月に一度の連絡は入れておきます。

準備の要点は、「繁忙期に頼まない」ことです。面接の枠も、判断の基準も、担当も、繁忙期の前に決めておきます。

繁忙期の中で回す型

繁忙期の中は、最小の型で回します。

回す型の要点は、「毎朝十分」「面接は先に押さえた枠」「判定は直後に五分」の三つです。三つが回れば、候補者は流れません。

「枠を超える応募は待ってもらう」判断は、候補者に正直に伝えることが前提です。「繁忙期のため」と伝えれば、待つ候補者もいます。伝えずに放置するより、はるかに良いです。

エラベルの見解

相談で最も多い失敗は、「繁忙期の直前に求人を三本出し、繁忙期に応募が五十件来て、誰も見られず、繁忙期が明けたら全員が他社に決まっていた」というものです。求人を出す時期が、繁忙期と合っていませんでした。繁忙期の二か月前に出して繁忙期の前に面接を進めるか、繁忙期の後に出すか。時期を変えるだけで、五十件は無駄になりませんでした。

見ていて差がつくのは、担当者が「繁忙期のカレンダー」を持っているかどうかです。「求人を出しましょう」と時期を見ずに言う担当者と、「御社の繁忙期は〇月〜△月ですね。求人は繁忙期の二か月前に出して、面接の枠は繁忙期の中に週一枠を先に押さえましょう。繁忙期の間は、私が毎朝応募を見て返信します」と、時期から設計する担当者がいます。後者は、繁忙期に止まりません。

発注側にできるのは、担当者に「自社の繁忙期の時期」を最初に伝えることです。伝えていなければ、担当者は繁忙期を知りません。

繁忙期の後の立て直し

繁忙期が明けたら、立て直します。

繁忙期中の候補者の状態を、確認する。 選考中の候補者、待ってもらった候補者、内定者。「まだいるか、進めるか」を、明けた週に全員に連絡します。

待ってもらった候補者を、優先して進める。 繁忙期に「〇月以降」と伝えた候補者を、最初に面接に入れます。

止めていた工程を、順に再開する。 求人票の見直し、新しい経路、新しい求人。優先順位を付けて。

繁忙期の記録を、振り返る。 「繁忙期に応募が何件、面接が何件、辞退が何件、辞退の理由は」。来年の準備の材料です。

来年の繁忙期の準備を、カレンダーに入れる。 「来年の繁忙期の一か月前に、準備を始める」。今年の振り返りから、変えることを一つ決めます。

面接官と現場に、感謝を伝える。 繁忙期の中で面接の枠を出してくれた面接官に、責任者から。来年も枠を出してもらうために。

立て直しの要点は、「明けた週に全員に連絡する」ことです。繁忙期の間に待たせた候補者は、明けても連絡が無ければ、離れます。

年間の採用の時期の設計

繁忙期を前提に、年間の採用の時期を設計します。

繁忙期を、年間のカレンダーに入れる。 自社の繁忙期（決算、年度末、商戦、季節の要因）を、月で書き出します。複数あれば、全部。

採用にかかる期間を、自社の記録で持つ。 「応募から入社まで、この職種は三か月」。

求人を出す時期を、逆算する。 「繁忙期の前に入社してほしいなら、繁忙期の四か月前に求人を出す」「繁忙期の後でよいなら、繁忙期が明けてすぐ出す」。

面接の集中する時期を、繁忙期と重ねない。 求人を出してから面接が集中するのは、出した一〜二か月後。その時期が繁忙期と重ならないように、出す時期を調整します。

内定の時期と、候補者の市場の動きを見る。 候補者が動きやすい時期（賞与の後、年度の変わり目など）があります。市場の動きは夏・冬のボーナス時期の転職市場に書いています。自社の繁忙期と、候補者の動く時期を、重ねて見ます。

年間の求人の予定を、一枚にする。 「〇月に営業の求人を出す、△月に面接、□月に内定、入社は◇月」。職種ごとに。要員計画との対応は要員計画と採用計画がつながっていないに書いています。

予定どおりに行かないことを、前提にする。 予定は仮で、四半期ごとに見直します。

年間の設計があれば、「繁忙期だから止まる」は、「繁忙期は最小で回し、前後で進める」に変わります。

外注する場合の範囲

繁忙期に採用が止まる問題を、採用代行に出す場合の範囲です。

出せる工程。 繁忙期の時期の整理と年間のカレンダー、止めない工程と止める工程の分け方の案、繁忙期の前の準備（面接の枠の依頼の調整、基準の書面、一枚、文面の型、担当の設計）、繁忙期の中の運用（毎朝の応募の確認と返信、一次の絞り込み、日程調整、判定の催促、結果の連絡、候補者と内定者への定期の連絡）、繁忙期の後の立て直し（全員への連絡、待ってもらった候補者の優先、止めた工程の再開）、繁忙期の記録の振り返り、年間の求人の予定の一枚、来年の準備のカレンダー。

社内に残す判断。 繁忙期の時期の決定、面接官が出す枠の決定、繁忙期に判断を任せる範囲の決定、待ってもらう候補者の扱いの方針、求人を出す時期の決定。

外注の効きどころ。 繁忙期の問題は、「繁忙期に動ける人がいない」ことが根本です。担当者は社内の繁忙とは無関係に動けるので、繁忙期の間の「毎朝の確認と返信、絞り込み、日程、連絡」を担当者が回せば、止まりません。面接官の枠だけは社内が要るので、繁忙期の前に担当者が枠の調整を進めます。

外注しても動かない場合。 面接官が繁忙期に枠を一つも出さない、責任者が繁忙期の準備を認めない、求人を出す時期を変えない。社内の判断で、代行を替えても直りません。

繁忙期は、準備と最小の型で乗り切れます。外注は、繁忙期に動ける人を置く手段です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、繁忙期の相談で最も多いのは、「面接官が繁忙期に枠をゼロにする」ことです。「繁忙期は無理」と、一つも出さない。週に一枠、三十分のオンライン面接でも、あれば候補者は流れません。ゼロだと、全員が流れます。

「繁忙期でも週に一枠」を、繁忙期の前に責任者から面接官に頼んでもらう。頼むのは責任者で、担当者ではありません。担当者が頼んでも、「忙しい」で終わります。

発注側にできるのは、繁忙期の前に、責任者から面接官に「週に一枠」を頼むことです。

まとめ

• 止まるのは採用が空いた時間に置かれる・全部を同じ人が担う・止める工程と止めない工程が分かれていない・想定していない・候補者に伝えない・前に進めておかない・後の立て直しが一からの構造
• 止めない工程は受付の返信・書類の判断・日程調整・結果の連絡・選考中の候補者への連絡・内定者との接点。止めてよい工程は求人票の見直し・新しい経路・基準の見直し・素材の更新・新規の紹介会社・新しい求人
• 前にはカレンダー・候補者の数の想定・面接の枠を先に・基準を書面に・一枚・繁忙期用の文面・新しい求人は前か後に・担当を決める・内定者の予定。繁忙期に頼まない
• 中は毎朝十分・一次は担当者・先に押さえた枠・判定は直後に五分・連絡は当日・週に一度の進み具合・内定者は月に一度・枠を超える分は正直に伝えて待ってもらう・止める工程は後に
• 後は明けた週に全員に連絡・待ってもらった候補者を優先・止めた工程を順に・記録を振り返る・来年の準備をカレンダーに・面接官に感謝
• 年間は繁忙期をカレンダーに・採用の期間を記録で持つ・出す時期を逆算・面接の集中と繁忙期を重ねない・候補者の動く時期と重ねて見る・一枚・四半期で見直す
• 外注できるのはカレンダー・分け方・前の準備・中の運用・後の立て直し・振り返り・年間の一枚。社内に残るのは時期の決定・枠の決定・任せる範囲・待ってもらう方針・出す時期

よくある質問

繁忙期は、採用を完全に止めてもよいですか

候補者が待っている工程（受付の返信、書類の判断、日程、結果の連絡、選考中と内定者への連絡）は、止めません。止めると、候補者が流れ、口コミに書かれ、繁忙期の後に一から集め直すことになります。止めてよいのは、候補者がいない工程（求人票の見直し、新しい経路、新しい求人、基準の見直し）です。「全部止める」ではなく、「最小で回す」にします。面接の枠が週に一つでもあれば、候補者は流れにくくなります。

面接官が繁忙期に面接の時間を出せません

繁忙期の前に、責任者から面接官に「週に一枠、三十分のオンライン面接」を頼んでもらいます。繁忙期に入ってから頼んでも、取れません。一枠でもゼロとは違います。枠を超える応募は、「繁忙期のため、面接は〇月以降になります」と正直に伝え、待ってもらうか、辞退を受け入れます。伝えずに放置するより、はるかに良いです。それでも枠がゼロなら、繁忙期の前後に採用の時期を寄せる設計にします。

繁忙期の直前に、急に求人を出すことになりました

繁忙期に応募が来て、対応できない可能性が高いです。出すなら、「受付の返信と一次の絞り込みは担当者が行い、面接は繁忙期の中の週一枠で、枠を超える分は繁忙期の後に」と、回す型を先に決めます。候補者には「〇月〜△月は繁忙期のため、面接は□月以降になることがあります」と、求人票か案内で伝えます。出す時期を繁忙期の後にずらせるなら、ずらすほうが、候補者を無駄にしません。急な増員への対応は急な増員要請に対応できないに書いています。