採用イベントの企画・運営の副業の実務｜1案件の流れ

採用イベント（ミートアップ、説明会、座談会）の企画・運営を初めて受けるとき、見えにくいのは「当日の前後に何があるか」です。募集文には「採用イベントの企画運営」とだけあり、実際には、対象の像の確認、社員の時間の確保、費用の承認と支払いの流れ、告知の場所と文面、申込の受け皿、社員への聞き出し、進行表、前日の案内、当日の進行、翌日の連絡、記録と、当日の前後に工程が並びます。順番を知っていれば、契約前に決めておけます。結論を先に書くと、1案件は「契約前→開催の一か月前→一週間前から当日→翌日→振り返りと次の会」の五つの段階で進み、契約前に範囲・誰に何のために何を持ち帰るか・登壇する社員と時間・費用の承認と支払いの流れ・参加者情報の方針・当日の稼働・翌日の連絡の名義・評価を決め、一か月前に形とテーマと告知と申込の受け皿と進行表と社員の中身の聞き出しを整え、一週間前から当日に申込内容の共有と手配と前日の案内と進行を回し、翌日に一言添えた連絡と記録を出し、振り返りで効いた形を残して次の会か引き継ぎにつなげます。案件の型と求められる経験は採用イベントの企画・運営の副業案件に書いていますので、ここでは「1案件の流れ」に絞ります。

契約前：決めておくこと

イベントは、当日の稼働が目立ち、前後の工程と費用と参加者情報が見落とされます。契約前に決めます。

止まりやすいのは、「まず一回やってみましょう」で日程だけ決めて始めるときです。対象の像と登壇する社員と費用の流れだけは、告知の前に決めます。範囲の決め方は業務範囲の決め方に、見積もりの出し方は見積もりの出し方に書いています。

開催の一か月前：形とテーマ、告知、申込の受け皿、進行表、聞き出し

告知に期間が要るので、一か月前から準備します。

止まりやすいのは、告知の文面に「誰に」が無いときです。「エンジニア向け」ではなく「〇〇で〇〇に困っている方へ」と像で書きます。集め方は採用イベントに人が来ないに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この仕事は「一か月前に、対象がいる場所への告知を会社に動いてもらえるか」で、参加者が決まります。自社のサイトやSNSでの告知だけでは、対象に届きません。社員の紹介、過去の応募者への連絡、紹介会社と媒体の担当者への案内は、会社が動かないとできない告知で、担当者の文面の工夫では代わりになりません。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「告知は担当者が文面を作りますが、社員の方の紹介と、過去の応募者への連絡と、紹介会社への案内は、御社に動いていただきます」と、私たちから先に伝えています。受ける側がその場で使える判断としては、告知の計画を「場所ごとに、誰が動くか」の表にして会社に渡すこと。「会社が動く」の欄が空のまま告知を始めると、当日に人が来ません。

一週間前から当日：共有、手配、前日の案内、進行、立ち話

止まりやすいのは、当日に社員が会社の説明を長く話し、対話の時間が削れることです。進行表で対話を最も長く取り、説明が伸びたら「ここからは〇〇さんに直接聞いていただく時間です」と切り替えます。カジュアル面談の進行との共通点はカジュアル面談の代行の副業の実務に書いています。

当日のトラブルの流れ

来ないときに考えるのではなく、契約前に決めた流れで動きます。

止まりやすいのは、社員が来られないときに担当者が会社の説明で埋めることです。会社の説明は社員の言葉でないと届きません。質問の時間と後日の面談の案内に切り替えます。

エラベルの見解

同じ料金・同じ回数でも、結果が分かれるのは、翌日の連絡に「当日の話」を書けるかです。それは、当日の記録を、誰が誰と何を話したかの形で残しているかで決まります。当日を回すことに手一杯で記録を残さなかった担当者の翌日の連絡は、「本日はありがとうございました」の定型になり、面談に進む人は出ません。受付と進行の合間に、「〇〇さんは〇〇さんに〇〇を聞いていた」と一行ずつ残した担当者の翌日の連絡は、「〇〇の件、〇〇さんから補足があります」と書けて、面談の設定が続きます。エラベルで長く続いている担当者は、進行表の横に「参加者ごとの一行」の欄を作り、当日中に埋めています。受ける側がその場で使える形としては、終了後の立ち話の時間を「記録の時間」と決め、社員と参加者が話している間に、その日の一行を全員分書き終えることです。

翌日：一言添えた連絡、質問への答え、面談の案内、記録

イベントの成果は翌日に決まります。翌日までに、参加者ごとに連絡を出します。

連絡は、会社の名義か承認された形で、承認された型を使い、当日の話の部分だけを参加者ごとに書き換えます。記録の表に、翌日の連絡の日付と、返事と、面談に進んだかを残します。連絡の速さは連絡の速さに、報告の型は報告の仕方に書いています。

振り返りと次の会：効いた形、やめる判断の材料、引き継ぎ

会のあと、会社と振り返りの時間を持ちます。見るのは、参加者の数ではなく、「社員と話して、翌日に次の案内が届き、面談に進んだ参加者」です。

終了時は、企画の型、告知の型と場所の一覧、進行表、翌日の連絡の型、記録の表、効いた形の一覧を残し、参加者情報を自分の手元に残しません。引き継ぎの型は引き継ぎの仕方に書いています。

参加者情報の扱い

イベントの申込と当日の記録には、参加者の名前、連絡先、所属、関心、当日の発言が含まれます。会社の管理する場所（申込の仕組み、共有の表）でだけ扱い、自分の端末やツールに残しません。翌日の連絡は会社の名義か承認された形で出し、参加者との個別のやり取りを自分で続けません。当日の写真と発言を外に出すなら、本人の同意を会社が取ります。参加者情報の保存の期間と利用の範囲は会社の方針に従い、方針が無ければ作ることを提案します。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いの詳細は候補者の個人情報の扱いに書いています。

稼働時間は何で決まるか

一回の会にかかる時間は、「企画と形の設計」「告知の文面と場所ごとの調整」「申込の受付と社員への共有」「社員の中身の聞き出し」「手配」「前日の案内」「当日（準備、本番、片付け、記録）」「翌日の連絡（参加者の数に比例）」「振り返り」の合計で決まり、当日の時間は全体の一部です。参加者の数が増えると、翌日の連絡の時間が増えます。継続の会なら、二回目から企画と型の時間は減ります。受ける前に「回数」「参加者の目安」「当日の時間」「翌日の連絡を含むか」を決めておけば、見込みが立ちます。数値は案件ごとに違うので、最初の一回の実績で見直します。稼働の管理は稼働時間の管理に書いています。

まとめ

• 1案件は契約前→開催の一か月前→一週間前から当日→翌日→振り返りと次の会の五つの段階
• 契約前に範囲・誰に何のために何を持ち帰るか・登壇する社員と時間・費用の承認と支払いの流れ・参加者情報の方針・当日の稼働・翌日の連絡の名義・評価を決める。対象の像と社員と費用の流れは告知の前に
• 一か月前に五人から始める形とテーマ・対象がいる場所への告知（場所ごとに誰が動くかの表）・会社の管理する申込の受け皿・対話を最も長く取る進行表・社員の中身の聞き出しを整える
• 当日は申込内容を社員に共有し、前日の案内を出し、進行表で対話を守り、終了後の立ち話の時間に参加者ごとの一行を記録する
• トラブルは決めた流れで。社員が来られなくても担当者が会社の説明で埋めない
• 翌日に当日の話への一言・質問への答え・次の一歩の選択肢を、承認された型で参加者ごとに出す
• 振り返りは申込→参加→社員と話した→翌日の連絡→面談のどこで落ちたかを見て、効いた形を続ける。やめる判断は会社
• 参加者情報は会社の管理する場所でだけ扱い、自分のツールに残さず、写真と発言は同意を会社が取る

よくある質問

会社が「五人では少ない。五十人集めてほしい」と言います

「参加者一人が社員と話せる時間」で説明します。五十人で社員二人なら、一人あたりの対話は数分で、持ち帰るものが無く、翌日の連絡に書く材料もありません。「五十人の説明会と、五人の対話の会を、面談に進んだ人数で比べさせてください」と、判断は会社に置いたまま、比べる提案をします。それでも五十人を求める会社には、五十人の会は説明会として別に設計し、対話の会を別に持つ形を提案します。集める数で評価される契約は、受ける前に評価の基準を直します。

翌日の連絡を、参加者ごとに書く時間がありません

当日の記録が無いと、翌日に書けません。終了後の立ち話の時間を記録の時間にして、参加者ごとの一行を当日中に書き終えます。翌日は、承認された型の「当日の話」の部分に、その一行を入れるだけにします。一人あたり数分で済む形にしておけば、参加者の数が増えても回ります。参加者が多くて回らないなら、企画の段階で人数を減らすか、翌日の連絡を会社の人事と分担します。

社員が「イベントで話すのは苦手」と言います

台本を渡さず、事前の聞き出しで「最近時間がかかった仕事」「入った頃に困ったこと」を聞き、その三つを骨格として本人に返します。当日は、担当者が「〇〇さん、あの〇〇の件を」と振る形にすると、話しやすくなります。話す時間は短くし、参加者からの質問に答える時間を長く取ると、苦手な社員でも回ります。それでも難しい社員には無理をさせず、別の社員と交代します。強制した登壇は、参加者に伝わります。