資料の作り方｜人事の副業で、報告・提案・型の三種類の資料を「一枚・表・箇条書き」で作り、作る時間を稼働に残す

本業で資料を作り慣れている人ほど、副業でも丁寧な資料を作ろうとします。スライドで十数枚、経緯から結論まで、図も入れて。ただ、副業の枠は週に数時間で、依頼側の担当や判断する人が資料を読む時間はもっと短い。作る時間が稼働を食い、読まれない資料が残ります。結論を先に書くと、副業で作る資料は「報告」「提案」「型」の三種類で、どれも一枚・表・箇条書きで作り、依頼側が数分で読んで動ける形にすると、作る時間が短く、読まれ、使われます。スライドは要りません。報告の三層は報告のしかたに、提案の一枚は提案のまとめ方に、定例会での使い方は定例会の進め方にまとめています。

三種類の資料

副業で作る資料を三つに分け、それぞれの目的と形を示します。

三種類の要点は、「どれも一枚か、箇条書き」ということです。三種類とも、読む人が短時間で読んで、次に動くための資料です。飾りや経緯は、読む時間を増やすだけです。

共通の作り方

三種類に共通する、作り方の手順を番号付きで整理します。

1. 読む人と、読んだあとに何をしてほしいかを一行で決める。 「担当が翌朝に送信する」「経営者が来週から始めてよいと決める」「次の担当がこの手順で回す」。
2. 数から埋める。 報告なら今週の数、提案なら現状の数と見る数、型なら手順の数（何通、何日以内）。
3. 表か箇条書きにする。 文章で書かない。項目と値、手順と内容。
4. 相手が動くことを、目立つ位置に置く。 報告なら「翌朝に動くもの」、提案なら「決めてほしいこと」、型なら「毎週やること」。
5. 経緯・考え・背景を削る。 聞かれたら答える。資料には結果と手順だけ。
6. 応募者の名前・依頼側の内情・本業の情報を含めない。 数と種類、一般化した手順。
7. 一枚に収まるかを見る。 収まらなければ、数の表を削るか、項目を減らす。型は複数枚になってもよいが、一手順一行。
8. 同じ型で作り続ける。 毎回、項目と順番を変えない。読む人が慣れる。
9. 作る時間の上限を決める。 上限を超えたら、削って出す。作り込まない。
10. 送る時間を固定する。 報告は稼働の終わり、提案は区切りの前、型は区切りに。

作り方の要点は、「一で、読んだあとに何をしてほしいかを決める」ことです。これが決まると、載せるものと削るものが決まります。決めずに作ると、全部を載せたくなります。

エラベルの見解

登録の相談で多いのは、「提案のスライドを十枚作ったが、経営者に渡っていない」という話です。担当が読んで、要約して経営者に伝えようとして、伝えきれずに止まっている。本業の会議用の資料の作り方を、副業に持ち込んだ形です。本業では、資料を作る時間も、読む会議の時間も確保されています。副業では、どちらも無い。

見ていて差がつくのは、「資料を、読む人の時間に合わせて作っているか」です。担当が翌朝の五分で読む報告、経営者が数分で決める提案、次の担当が迷わず回せる型。それぞれの読む人の時間を先に想像して、その時間で読める形にする。エラベルの登録でも、資料が短く、表と箇条書きで、毎回同じ型の人は、依頼側から「分かりやすい」と評価され、資料を作る時間が稼働を食っていません。資料の質は、丁寧さではなく、読む人が動けるかで決まります。

型の資料の書き方

三種類のうち、型の資料だけは、副業を終えたあとも依頼側に残るものです。書き方を詳しく示します。

型の要点は、「自分がいなくても回る」ように書くことです。自分の名前や、自分にしか分からない判断が入っていると、自分がいないと止まります。役割名で書き、判断の基準を書き、崩れたときの見方を書く。この型があると、依頼側は「仕組みを残してくれた」と受け取り、次の依頼につながります。型の書き方の考え方はnoteで実績を見せると同じで、社名や候補者の情報は含めません。

情報を含めない線

資料に含めてはいけないものを整理します。資料は依頼側の中で回り、型は次の担当にも渡るので、線を守ります。

線の要点は、「型の資料は、次の担当にも渡る」ことを前提に書くことです。個人名や内情が入っていると、担当が変わったときに渡せません。役割名と手順だけなら、誰にでも渡せます。情報の取り扱いと端末の分離を参照してください。

資料作りが稼働を食う失敗

資料で起きやすい失敗を整理します。

失敗の要点は、「資料を作ることが、仕事になってしまう」点です。資料は、相手が動くための手段で、作ることに時間を使うほど、稼働が減ります。

エラベルの見解

担当する側として登録した人の話を聞くと、依頼側から「仕組みを残してくれた」と言われる人は、型の資料が簡素です。役割名と手順と文面の雛形と見る数。飾りが無く、次の担当がそのまま使える。逆に、丁寧なスライドで型を作った人は、次の担当が「読むのに時間がかかる」と使わず、仕組みが残っていません。残る資料は、丁寧な資料ではなく、使える資料です。

依頼側から見ると、副業の人が作る資料は、その人がいなくなったあとにも残るものです。エラベルは、範囲と時間を書いた登録に、条件が合う案件のときだけご連絡する窓口ですが、依頼側から次の案件の相談を受ける人は、前の案件で型の資料を残しています。「あの人が残した手順で回っている」という状態が、次の依頼を生みます。資料は、報告・提案・型の三種類を、一枚・表・箇条書きで。この型を一つ持っていただくことをお勧めしています。

まとめ

• 資料は報告・提案・型の三種類。どれも一枚・表・箇条書きで、読む人が数分で読んで動ける形に
• 作り方は読んだあとにしてほしいことを一行で→数から→表か箇条書き→動くことを目立つ位置→経緯を削る→情報を含めない→一枚→同じ型→時間の上限→送る時間を固定
• 型の資料は目的・誰が（役割名）・いつ・何を（一手順一行）・どの文面で・見る数・崩れたとき。自分がいなくても回る形
• 含めないのは応募者の情報・依頼側の内情・本業の情報・別の依頼側・個人名・感想
• 失敗はスライド・経緯から・全部載せる・図・毎回形を変える・上限が無い・資料が仕事になる
• 残る資料は丁寧な資料ではなく、使える資料

よくある質問

依頼側から、スライドで資料を作ってほしいと言われました

何のための資料かを聞きます。社内の会議で経営者に説明するためなら、提案の一枚を渡して「これを会議で使ってください。スライドが要るなら、この一枚を貼るだけで足ります」と伝えます。それでもスライドが要ると言われたら、範囲と時間の話に戻ります。スライドを作る時間は、稼働の枠から出るので、その時間分、本命の作業が減ることを伝え、それでも依頼側が望むなら、作る時間を稼働に含めて対応します。資料の形式は、依頼側の要望より、読む人が動けるかで決めるのが基本です。

型の資料を作る時間が、区切りの前に取れません

型は、三か月目の九週目と十週目に、少しずつ作ります。区切りの直前にまとめて作ろうとすると、時間が足りません。二か月目に仕組みを回しながら、手順と文面を書き留めておけば、三か月目はそれを整えるだけで済みます。稼働ごとの記録（やったことの種類と数）が、型の手順の下書きになります。記録を残しておくことが、型を作る時間を短くします。稼働開始から九十日の設計を参照してください。

資料を作っても、依頼側が使ってくれません

使われない資料は、長いか、相手が動くことが書かれていないか、相手の言葉になっていないかのどれかです。担当に「この資料のどこが使いにくいですか」と聞き、担当の言葉で直す。型の資料なら、担当と一緒に一度回してみて、迷った箇所を直す。作って渡すだけでは使われず、一緒に使ってみて直すと使われます。三種類とも、一度目は下書きとして渡し、相手の反応で直して確定する、という二段で作ると、使われる資料になります。