定例会の進め方｜人事の副業で、週に一度の短い確認を「判断待ちを消す時間」にする進行の型

副業の案件では、依頼側と顔を合わせて話す機会は、週に一度の定例会くらいです。この時間を、報告の読み上げや近況の共有に使うと、三十分があっという間に消え、肝心の判断待ちが残ったまま次の週に持ち越されます。結論を先に書くと、定例会の目的は「判断待ちを消す」ことに絞り、報告は書面で先に送って読んでもらい、定例会では判断と決定だけを扱うと、短い時間で稼働が止まらなくなります。定例会で報告するのではなく、報告を読んだうえで定例会に来てもらう。この順番の入れ替えが、定例会を機能させます。報告の書き方は報告のしかたに、定例会で使う資料は資料の作り方にまとめています。

定例会の目的を絞る

定例会でやることと、やらないことを分けます。

絞り方の要点は、「定例会は、依頼側が決める時間」ということです。副業の人が話す時間ではなく、依頼側が判断する時間。そのために、判断の材料を先に書面で渡し、定例会では材料を読んだ前提で判断してもらいます。

時間配分

三十分の定例会の時間配分を示します。短くする場合は、比率を保って縮めます。

配分の要点は、「二の判断待ちに半分を使う」ことです。定例会の価値は、ここで判断が出ることにあります。判断待ちの一覧が無い週は、定例会を短縮するか、書面の確認だけで済ませます。

エラベルの見解

登録の相談で多いのは、「定例会を毎週やっているのに、判断待ちが減らない」という話です。定例会の中身を聞くと、最初の二十分が副業の人の報告で、残りの十分で判断待ちを出すと、依頼側は「持ち帰って考える」となり、次の週も同じ。報告に時間を使い、判断に時間が残っていません。定例会で報告することが、判断を遠ざけています。

見ていて差がつくのは、「書面を先に送って、定例会は判断から始めているか」です。週ごとの一枚を定例会の前日に送り、定例会の冒頭で「お読みいただいた前提で、判断待ちから始めます」と言う。依頼側は読んでくるようになり、判断待ちは定例会の中で消えます。エラベルの登録でも、定例会が短く、判断待ちが溜まっていない人は、この順番を守っています。定例会の長さではなく、順番が稼働を止めるかどうかを決めます。

事前の準備

定例会の前日までに、自分の側でやることを整理します。

準備の要点は、「判断待ちを、選択肢の形にする」ことです。「この応募者をどうしますか」より、「書類の基準に照らして、AかBかで迷っています。Aなら面接に、Bなら見送りです」のほうが、依頼側は決めやすい。判断そのものは依頼側ですが、決めやすい形にするのは自分の仕事です。

進行の順番

定例会の進行を、番号付きで整理します。三十分の型です。

1. 冒頭で、目的を一言。 「判断待ちを消すことを中心に進めます」。毎回言うと、依頼側もその前提で来る。
2. 書面を読んだかを確認する。 読んでいなければ、数だけ一分で。読み上げない。
3. 判断待ちを、上から順に出す。 一つずつ、選択肢の形で。判断が出たら、その場でメモに書く。
4. 「持ち帰る」と言われたら、期限を決める。 「いつまでにご連絡いただけますか」。期限が無い持ち帰りは、消えない。
5. 止まっていることを、原因の見立てと一緒に出す。 「分担のここが動いていないので、こうしてはどうか」。責めずに、動かし方を提案する。
6. 翌週のお願いを、一つか二つ確認する。 「来週は、日中の定型返信を〇〇さんにお願いします」。
7. 依頼側からの相談を受ける。 範囲が広がるものは、「区切りで相談させてください」と返す。その場で受けない。
8. 決まったことを読み上げる。 判断の結果、持ち帰りの期限、翌週のお願い。
9. 終了後、その日のうちに決まったことを書面で送る。 定例会のメモを、担当と判断する人の両方に。
10. 書面に無いことは、決まっていないとする。 口頭で決まった気になったことは、書面で確認する。

進行の要点は、「四で、持ち帰りに期限を付ける」ことです。「持ち帰る」は判断の先送りで、期限が無いと次の定例会でも同じことが起きます。期限を決めれば、定例会の外で判断が出ます。

相手が忙しいときの短縮版

依頼側の担当が忙しく、三十分が取れないときの短縮版です。

短縮版の要点は、「定例会が無くても、判断待ちが消える仕組みを持つ」ことです。書面版でも、判断待ちの一覧に期限を書いて送れば、判断は出ます。定例会は手段で、判断待ちを消すことが目的です。

定例会が機能しない失敗

定例会が形だけになる失敗を整理します。

失敗の要点は、「定例会でしか判断が出ない状態」を作らないことです。定例会は判断を出す一つの場で、書面でも判断は出る。定例会に依存すると、定例会が無い週に止まります。

エラベルの見解

担当する側として登録した人の話を聞くと、依頼側との定例会が短く、判断待ちが溜まっていない人は、定例会を「自分が報告する場」だと思っていません。「依頼側が決める場」として、材料を先に渡し、決める順番を整え、決まったことを書面にする。依頼側から見ると、この人がいる定例会は、短くて、決まることが多く、終わったあとに書面が届く。社内の会議より、よほど機能しています。

依頼側から見ると、副業の人との定例会は、負担になりうる時間です。忙しい中で三十分を取り、報告を聞かされ、判断を求められる。エラベルは、範囲と時間を書いた登録に、条件が合う案件のときだけご連絡する窓口ですが、依頼側から「定例会が楽になった」と言われる人は、報告を書面に移し、定例会を判断だけにしています。定例会の進行の型を一つ持っていただくと、依頼側の負担が減り、稼働が止まらなくなります。

まとめ

• 定例会の目的は判断待ちを消すこと。報告は書面で先に、定例会では判断と決定だけ
• 時間配分は判断待ちに半分。読んだ確認→判断待ち→止まっていること→翌週のお願い→相談→決まったことの確認
• 事前に週ごとの一枚を前日に送り、判断待ちを選択肢の形の一覧にし、お願いを一つか二つに絞る
• 進行は目的を一言→読んだ確認→判断待ちを順に→持ち帰りに期限→止まっていることと動かし方→お願い→相談は区切りで→読み上げ→その日のうちに書面
• 短縮版は十分版・書面版・隔週版・月一版。定例会が無くても判断待ちが消える仕組みを
• 失敗は読み上げ・一覧が無い・期限が無い・書面にしない・その場で受ける・定例会に依存

よくある質問

依頼側が書面を読んでこないので、結局定例会で説明することになります

読んでこない理由は、長いか、届く時間がばらばらか、読まなくても定例会で聞けると思っているかのどれかです。まず、一枚を短くし、前日の同じ時間に送る。そのうえで、定例会の冒頭で「お読みいただいた前提で判断待ちから始めます」と言い、読んでいなければ数だけ一分で示して、判断待ちに進む。説明に戻らないことを数回続けると、依頼側は読んでくるようになります。読まなくても説明してもらえる状態が、読まない理由を作っています。

判断する人が定例会に来ず、担当は「持ち帰る」ばかりです

担当が判断できる範囲と、判断する人の判断が要る範囲を分けます。担当が判断できる範囲（書類の一次絞りの確認、文面の確認など）は定例会で決め、判断する人の判断が要る範囲（合否、条件、範囲の変更）は、期限付きの書面で判断する人に直接送る。月に一度、判断する人も含めた定例会を持ち、そこでまとめて判断してもらう形にすると、持ち帰りが減ります。担当に全部を持ち帰らせる形は、担当の負担にもなっています。

定例会で、いつも範囲外の依頼をされます

定例会の五番目（依頼側からの相談）で受け止め、その場で受けず、「区切りで相談させてください」と返し、書面の範囲を示します。依頼された内容は、記録して区切りの一覧に入れる。毎回同じ返し方をすると、依頼側は「区切りで相談するもの」と理解します。その場で受けると、次の定例会でも同じことが起き、範囲が広がり続けます。断るのではなく、区切りに送ることで、関係を保ちながら範囲を守れます。スコープクリープへの対応を参照してください。