書類選考の代行の副業案件｜求められる経験と進め方

書類選考の代行は、人事の副業案件の中で、応募が多い会社から出やすい仕事です。応募が溜まって連絡が遅れ、見る人によって通す人が違い、通した人が面接でずれる。その状態で外に出されます。ただ、「合否を決める仕事」と思って受けると、責任の置き方を間違えます。合否を決めるのは会社で、外の担当者がやるのは、会社が決めた基準に沿った仕分けと、迷う人の切り出しです。結論を先に書くと、書類選考の代行の副業案件は、「仕分けだけ」「基準の案から仕分けまで」「受付と連絡を含む一次対応」「基準の型作りと引き継ぎ」の四つの型に分かれ、求められるのは、その職種の経歴を読める力、「迷う」を切り出せる力、翌日までに連絡する型、通過率を見て基準に戻した経験の四つです。進め方は、要件の確認→基準の案と承認→仕分けと迷う人の切り出し→受付と連絡→通過率の記録と週次の報告→基準の見直しの順で、合否の確定は会社、基準にしてはいけない項目の扱いと応募書類の扱いは会社の決まりに沿う線を先に引いておきます。合否への関わり方の段階は合否にどこまで関わるかに、副業全体の始め方は人事の副業の始め方に書いています。ここでは、書類選考の案件に絞ります。

書類選考の案件の四つの型

募集文は「書類選考のサポート」「スクリーニング」と書かれていることが多いですが、任される範囲は四つに分かれます。受ける前に、どの型かを確かめます。

止まりやすいのは、「仕分けだけ」で受けたのに、基準が「良い人」のままで、通した人が面接でずれると自分のせいになるときです。基準が言葉になっていない案件は、基準の案を作る工程を範囲に入れます。

求められる経験を棚卸しする

依頼側が見ているのは、「人事の経験年数」ではなく、「自社の職種の経歴を読んで、基準どおりに仕分け、迷う人を正しく返せるか」です。社内で書類選考に関わった経験を、四つに分けて棚卸しします。

いちばん差がつくのは二つ目です。書類選考で事故が起きるのは、「迷う」を自分で通過か見送りに振ったときです。迷う人を「なぜ迷うか」と一緒に会社に返せる人は、会社から信頼されます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、書類選考の案件は、「迷う人を誰がいつ決めるか」が決まっているかで難易度が変わります。決まっている会社では、担当者は仕分けと切り出しに集中でき、通過率も基準に戻して直せます。決まっていない会社では、迷う人が担当者の手元に溜まり、候補者への連絡が遅れ、その遅れが担当者の評価になります。エラベルで担当者を選ぶ企業に、私たちがまず聞くのは「迷う人を決める人と、返事の期限は決まっていますか」です。決まっていない会社には、仕分けの前にそこを決めてもらいます。受ける側がその場で使える判断としては、受ける前に「迷う人は誰が、何日以内に決めますか」と聞くこと。答えが無い案件は、基準の型作りから入る提案に変えます。

進め方の順番

止まりやすいのは、要件の確認を飛ばして仕分けを始めるときです。「良い人」のままの基準で仕分けると、見る人によって通す人が違う状態が、外の担当者に移るだけです。要件の聞き方はヒアリングの技能に書いています。

外部の立場で踏み込まない線

書類選考は、候補者の人生に触れる判断に近い仕事なので、線を先に引いておきます。

• 合否の確定は会社が持つ。 外の担当者は「通過を推奨」「見送りを推奨」「迷う」までで、確定の欄は会社が埋める。関わり方の段階は合否にどこまで関わるかに書いています
• 基準にしてはいけない項目に触れない。 性別、年齢、国籍、本籍、家族の状況、健康など、募集や採用で基準にすることに法令上の決まりがあると整理されている項目は、基準に入れず、応募書類にあっても読み飛ばす。何が該当するかは会社の決まりと専門家の確認に従い、個別の判断は専門家にご確認ください
• 応募書類は会社の管理する場所でだけ扱う。 自分の端末やクラウドに保存しない。印刷しない。閲覧の記録が残る仕組みなら、その中で見る
• 候補者への連絡は会社の名前で、承認された文面で。 見送りの理由を個別に書かない（会社の決まりに従う）
• 迷う人を自分で振らない。 迷ったら「迷う」に置き、理由を書いて会社に返す

応募書類の扱いは候補者の個人情報の扱いに、法令の線は副業で法令違反をしないためにに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、依頼側の「書類選考は外に出せば速くなる」と、受ける側の「たくさん見れば目が肥える」の両方です。実際には、速さも精度も「基準が経歴で読める形になっているか」で決まり、見る量では変わりません。同じ料金で同じ応募数を任されても、結果が分かれるのは、担当者が基準に戻すかどうかです。通した人が面接でずれたとき、「次はもっと厳しく見ます」と感覚で調整する担当者は、通過率が下がるだけで精度は上がりません。「面接でずれた人は、経歴のこの項目が共通しています。基準にこの一行を足しませんか」と、基準に戻して会社に提案する担当者は、次の月から面接でのずれが減ります。受ける側がその場で使える判断としては、面接でずれた人が出たら、その人の経歴と基準を並べて、基準のどこが足りなかったかを一行で書いて会社に返すこと。感覚の調整をしないことが、この仕事の技能です。

向く人と向かない人

「毎日短時間でも確認できるか」は、受付と連絡を含む型を受けるかどうかの分かれ目です。難しいなら、仕分けだけか、基準の型作りの型を選びます。平日の対応の考え方は平日の対応をどうするかに書いています。

まとめ

• 書類選考の案件は仕分けだけ・基準の案から仕分けまで・受付と連絡を含む一次対応・基準の型作りと引き継ぎの四つの型。受ける前に型と、迷う人を決める人と期限を確かめる
• 求められるのはその職種の経歴を読める・「迷う」を切り出せる・翌日までの連絡の型・通過率を基準に戻した経験の四つ
• 進め方は要件の確認→基準の案と承認→仕分けと迷う人の切り出し→受付と連絡→通過率の記録と週次の報告→基準の見直し。要件の確認を飛ばさない
• 線は合否の確定は会社・基準にしてはいけない項目に触れない・応募書類は会社の管理する場所でだけ・連絡は会社の名前で承認された文面で・迷う人を自分で振らない
• 速さも精度も基準が経歴で読める形になっているかで決まる。面接でずれたら感覚で調整せず、基準に戻して提案する
• 毎日短時間でも受付と連絡を確認できるかで、受けられる型が決まる

よくある質問

見送りにした人から理由を聞かれたら、どう答えればよいですか

自分では答えず、会社の決まりに従います。多くの会社では、見送りの理由を個別に伝えない決まりを持っています。連絡の文面は会社に承認されたものを使い、問い合わせが来たら会社に渡します。外の担当者が理由を答えると、会社の判断として扱われ、会社が説明できないことを約束する形になります。受ける前に、問い合わせが来たときの流れを会社と決めておきます。

応募書類に、基準にしてはいけない項目が書いてあります

読み飛ばし、仕分けの理由に使いません。応募書類に候補者自身が書いていても、基準に入れることに法令上の決まりがあると整理されている項目は、判断の材料にしません。迷う人の理由にも書きません。どの項目が該当するかは、会社の決まりと専門家の確認に従います。受ける前に、会社の「基準にしてはいけない項目」の一覧があるかを確かめ、無ければ作ることを提案します。個別の判断は専門家にご確認ください。

応募が多くて、翌日までの連絡が間に合いません

連絡の速さは、応募数と稼働の枠で決まるので、受ける前に「一日の応募数の目安」と「翌日までに連絡する範囲」を決めます。間に合わないなら、受付の連絡（受け取った旨）だけは当日中に自動か型文で出し、仕分けの結果の連絡は期限を決めて出す、と分けます。応募数が想定を超えたときの扱い（稼働の追加か、会社が一部を持つか）も、契約前に決めておきます。連絡の速さの考え方は連絡の速さに書いています。