アルムナイ採用を設計する｜「辞めた人に声をかける」ではなく、「辞め方・関係の続け方・戻る形・受け入れ」の四つで設計する型

「辞めた人に戻ってきてほしい」という依頼で、退職者の連絡先に「戻ってきませんか」と送ると、返事は来ないか、来ても「今は考えていません」で終わります。辞めた人は、辞めた理由を持っていて、その理由が変わっていなければ戻りません。そして、退職者の連絡先を採用に使うこと自体に、個人情報の扱いの整理があります。アルムナイ採用は、声のかけ方ではなく、「辞め方・関係の続け方・戻る形・受け入れ」の四つの設計で決まります。結論を先に書くと、アルムナイ採用の設計は、辞め方・関係の続け方・戻る形・受け入れの四つを決め、声をかけてよい人と送り方は依頼側の決まりと本人の意向で決め、退職者の情報の扱いは法令の整理があるので専門家の確認に従い、戻る形を先に決め、受け入れは周りの反応まで設計し、担当者は設計と記録までを行います。会社側から見た構造は退職者を再雇用につなげたいに、会社側の手順はアルムナイ採用の設計の進め方に、退職者へのスカウトの線は退職者へのスカウトに書いています。ここでは、副業の担当者が設計する型に絞ります。

「連絡する」だけでは戻らない理由

アルムナイは、辞めるときから始まっています。辞め方の設計が無い会社は、戻る人も出ません。

設計の四つ

四つのうち、担当者が設計で最も関われるのは「戻る形」と「受け入れ」です。「辞め方」と「関係の続け方」は、依頼側の退職の手続きと個人情報の扱いに関わるので、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。

エラベルの見解

担当する側から見ると、アルムナイの設計で最も差がつくのは、「戻る形」を声をかける前に決めているかです。受ける側は、「戻ってきてほしい」という依頼側の気持ちを先に届けようとして、役割も条件も決めずに連絡します。辞めた人は、「戻って何をするのか、条件はどうなるのか、周りはどう見るのか」が分からなければ動けません。「〇〇の役割で、こういう仕事を、こういう形で。選考はこの段階で」と決まっていれば、辞めた人は判断できます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「退職者に声をかける前に、戻る役割と条件の考え方を決めていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、声をかける前に「戻る形の一枚」（役割・任せる仕事・条件の考え方・選考の段階・受け入れの担当）を作り、依頼側が確認してから連絡すること。

声をかけてよい人と送り方

退職者の連絡先を採用の目的で使うことは、個人情報の扱いに関わり、法令上の整理があると一般に整理されています。退職時にどう同意を取ったか、連絡先をどこに保管しているか、採用の目的で使ってよい範囲はどこまでかは、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。担当者が「大丈夫だろう」と判断しません。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いと副業で法令違反をしないためにに書いています。

戻る形を先に決める

戻る形は、辞めた理由と対応させます。辞めた理由が変わっていないなら、戻ってもまた辞めます。退職時の面談の記録があれば、そこから読みます。記録が無ければ、声をかけた後の面談で「辞めた理由はいま解消されているか」を、本人と依頼側が確かめます。

受け入れの設計

戻った人が居づらくなるのは、周りの見方と、「知っているだろう」で省かれた受け入れです。オンボーディングの型はオンボーディングを設計するに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「戻る人は会社を知っているから、受け入れは要らない」というものです。実際には、辞めてから戻るまでの間に、会社の制度、人、仕事の進め方は変わっていて、戻った人は「知っているつもりで、知らない」状態になります。周りも「知っているだろう」と説明を省き、戻った人は聞けず、三か月で「思っていたのと違う」となります。受け入れは、新規と同じか、それ以上に丁寧に設計します。受ける側がその場で使える判断としては、戻る形の一枚に「変わったこと」の欄を作り、辞めた時期から今までに変わった制度・人・仕事の進め方を、依頼側に三つ書いてもらうこと。それを最初の一週間で戻った人に伝えます。

担当者は設計と記録まで

退職者に担当者が直接連絡することは、退職者の情報を担当者が扱うことになるので、依頼側の決まりで認められている場合に限り、認められていても元の上司か人事からの連絡を基本にします。退職者の情報の扱いは、法令上の整理があるので、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。個別の判断は専門家にご確認ください。

踏み込まない線

範囲は契約に書きます。範囲の決め方は業務範囲を書面で固めるに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 「連絡する」だけでは戻らない。辞め方・関係の続け方・戻る形・受け入れの四つで設計
• 声をかけてよい人は退職時の意向と辞め方で。送り方は個別に、押さず、入口を用意
• 退職者の情報の扱いは法令上の整理がある。同意・保管・使用の範囲は依頼側の決まりと専門家に。個別の判断は専門家にご確認ください
• 戻る形を声をかける前に。役割・条件の考え方・段階・受け入れの担当。辞めた理由と対応させる
• 受け入れは新規と同じか、それ以上に丁寧に。「変わったこと」を三つ伝える
• 担当者は設計と記録まで。退職者の名簿を持たず、条件の額を示さず、声をかける判断をしない

よくある質問

依頼側に退職者の記録が無く、誰に声をかけてよいか分かりません

記録が無い状態で退職者に連絡することは、同意の有無が分からないので、担当者は勧めません。「今後の退職者から、退職時の面談で意向を確認し、同意の取り方を決める」ことを、依頼側と専門家で進める提案をします。過去の退職者については、元の上司が個人的に関係を続けている人がいれば、その上司の判断と依頼側の決まりの範囲で、上司から近況を伝える形に留めます。

戻る人の条件を「前より下げたい」と依頼側が言います

条件の判断は依頼側です。担当者は、「条件が辞めた理由の一つなら、下げると戻らない」「新規の候補者と同じ基準で置くと、周りとの公平さが保てる」のように、選択肢と代償を並べるまでで、額や上げ下げを示唆しません。条件の考え方は、戻る形の一枚に「依頼側の制度に従う」と書き、制度の適用は依頼側と専門家の確認に従います。

戻った人が、辞めていた期間の経験を周りに認めてもらえていません

受け入れの設計の「周りへの説明」が足りていない状態です。上司から、「辞めた後の〇〇の経験を活かして、〇〇の役割で」と、役割と理由を改めて周りに伝えてもらいます。戻った人自身が経験を語る場（最初の一か月の中で、一緒に働く人との顔合わせ）を設けることも有効です。担当者は受け入れの設計に戻る提案をするまでで、周りの反応そのものを変えることはできません。