ネットワーク環境の注意｜人事の副業で候補者の情報を扱うなら、「本業の会社の回線を使わない・公衆の無線を避ける・依頼側の指定があればそれに従う」の三つ。VPNが要るかは依頼側が決める

副業の作業を、本業の昼休みに会社の回線でやってよいのか、外出先のカフェの無線でやってよいのか、依頼側から「VPNを使ってください」と言われたが何をすればよいのかが分からない。結論を先に書くと、副業で候補者や依頼側の情報を扱う作業は、「本業の会社の回線を使わない」「公衆の無線を避ける」「依頼側が接続の方法を指定していればそれに従う」の三つを守れば、多くの案件で足ります。VPNが要るかどうかは、自分で決めるものではなく、依頼側の情報管理の決まりで決まります。指定が無い場合は、自宅の回線で、副業用の端末から作業する形が基本です。技術的な設定の判断は、依頼側の情報管理の担当者に確認してください。端末とアカウントの分け方は情報の取り扱いと端末の分離に、私物の端末で作業してよいかは私物端末で作業してよいかに、扱う情報の線は個人情報の扱いにまとめています。

本業の会社の回線を使ってはいけない理由

本業の会社の回線から副業の作業をすることは、ネットワークの問題である前に、本業との関係の問題になります。

理由の要点は、「依頼側の情報が本業の会社を経由する」ことです。副業の許可が出ていても、依頼側の候補者の情報を本業の会社の仕組みに通すことは、依頼側との秘密保持の観点で問題になります。本業の会社の回線は、本業の会社の業務のためのもので、副業の作業には使いません。昼休みや退勤後でも同じで、会社の建物の中の無線も含みます。本業との線引きは本業と利益相反になる案件にも書いています。規定の解釈は専門家にご確認ください。

自宅の回線で気をつけること

指定が無い場合の基本は、自宅の回線です。自宅でも、いくつか整えておくことがあります。

自宅の要点は、「回線より先に端末を整える」ことです。自宅の回線が普通の家庭用でも、端末側が整っていれば、多くの依頼側の要件は満たせます。逆に、回線を整えても、端末が家族と共用で、ログインしたままの状態なら、情報の管理はできていません。端末の整え方は使うツールをそろえると情報の取り扱いと端末の分離に書いています。ルーターの設定で迷う場合は、契約している回線の事業者のサポートに確認してください。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「副業にはVPNが必須で、自分で契約しないといけない」というものです。実際には、VPNが要るかどうかは、依頼側の情報管理の決まりで決まります。依頼側が「社内の仕組みに接続するときはこのVPNを使う」と指定していれば、依頼側が用意したものを使います。指定が無い案件で、自分で市販のVPNを契約しても、依頼側の要件を満たすことにはならず、依頼側から見れば「知らない経路を通っている」ことになる場合もあります。

見ていて差がつくのは、最初の打ち合わせで「接続の方法に決まりはありますか」と一言聞いているかです。聞いている人は、依頼側の指定があればそれに従い、無ければ自宅の回線と副業用の端末で始め、迷いがありません。聞いていない人は、自分で判断して市販のVPNを入れたり、逆にカフェから作業したりして、後で依頼側の情報管理の担当者から指摘を受けます。エラベルでは、依頼側との契約の際に、接続の方法や端末の指定があるかを確認しており、指定がある案件では担当者に最初に伝えています。

公衆の無線をどう扱うか

カフェや駅、ホテルの無線は、便利ですが、副業の作業には向きません。

公衆の要点は、「回線より、画面を見られる場所かどうか」も含めて考えることです。カフェで候補者の情報を開けば、回線の問題以前に、隣の席から画面が見えます。副業の作業は、自宅か、周りに人がいない場所で、自分の回線で、が基本です。対面の打ち合わせのために外出する場面は対面が必要になる場面に書いています。

依頼側がVPNや接続元を指定する場合

依頼側によっては、接続の方法を細かく指定してきます。指定された場合は、自分の判断で変えません。

指定の要点は、「自分の判断で変えない」ことです。指定が面倒でも、その指定は依頼側の情報管理の決まりで、外部の担当者が例外を作ることはできません。指定の理由が分からない場合は、担当者に「この決まりの背景を教えてほしい」と聞けば、多くの場合は説明があります。守れない指定なら、契約の前に「この指定は自宅の環境では難しい」と伝え、代わりの方法を依頼側と決めます。

依頼側と最初に確認する項目

ネットワークに関わることは、契約の後に分かると困るので、最初の打ち合わせで確認します。

確認の要点は、「情報管理の担当者の窓口」を聞いておくことです。ネットワークの設定は、依頼側の採用の担当者では答えられないことが多く、情報管理の担当者に聞く必要があります。その窓口を最初に知っておけば、設定で止まったときに、採用の担当者を経由せずに解決できます。最初の打ち合わせで触れる項目は初回打ち合わせの進め方に整理しています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、ネットワークで問題が起きる人は、技術に詳しくない人ではなく、「自分で判断した人」です。VPNを自分で契約した、カフェで少しだけ作業した、本業の回線で昼休みに返信した。どれも「大丈夫だろう」という自分の判断で、依頼側の決まりを確認していません。技術に詳しくなくても、依頼側に聞いて、指定に従い、指定が無ければ自宅の回線と副業用の端末で作業している人は、問題が起きていません。

順番として、契約の前に接続と端末の指定を聞き、指定があれば従い、無ければ自宅の回線と副業用の端末を整える。外出先では、情報を扱う作業をしない。この順番で、技術の判断を自分でする場面はほとんど無くなります。エラベルでは、依頼側の情報管理の指定を契約の際に確認し、担当者に伝える形を取っています。指定に沿える担当者は、依頼側から見て「情報の扱いで安心できる人」で、それが次の案件の紹介にもつながっています。

まとめ

• 守るのは本業の会社の回線を使わない・公衆の無線を避ける・依頼側の指定に従うの三つ
• 本業の回線は通信の記録に残り・勤務時間中の副業になり・依頼側の情報が本業を経由し・本業に知られる経路になる
• 自宅では無線の暗号化とパスワード・ルーターの更新・端末の設定を整える。回線より先に端末
• 公衆の無線では候補者の情報と依頼側の管理画面を扱わない。画面を見られる場所かどうかも含めて
• VPNが要るかは依頼側が決める。指定があれば自分の判断で変えず、守れない指定は契約の前に相談する
• 最初に接続の指定・端末の指定・使えない場所・接続に要る設定・情報管理の窓口・守れないときの扱いを確認する

よくある質問

自分で市販のVPNを契約すれば、カフェで作業してもよいですか

依頼側が指定していないVPNを自分で入れても、依頼側の情報管理の要件を満たすことにはなりません。依頼側から見ると、自分の知らない経路を通って情報が扱われている状態です。カフェで作業したいなら、依頼側に「外出先での作業の条件」を聞き、その条件の中で行います。条件が無ければ、候補者の情報や依頼側の管理画面を扱う作業は自宅で行い、外出先では情報を扱わない作業に限ります。

依頼側からVPNの指定はありませんが、自分で使うほうが安全ですか

依頼側の指定が無ければ、自宅の回線と副業用の端末で作業する形が基本です。自分でVPNを使うこと自体を依頼側が禁止していなければ問題になることは少ないですが、それで依頼側の要件が上がるわけではなく、依頼側の仕組みへの接続が制限されることもあります。使うなら、依頼側に「自分でVPNを使っても問題ないか」を一言確認しておくと、後で指摘を受けずに済みます。技術的な判断は、依頼側の情報管理の担当者に確認してください。

本業の会社から貸与されているスマートフォンの回線を、副業の端末に共有してもよいですか

本業の会社の貸与品は、会社の回線と同じ扱いで、副業には使いません。回線の利用の記録が本業の会社に残り、依頼側の情報が本業の会社の契約する回線を経由することになります。副業で移動中の回線が要るなら、自分の契約するスマートフォンの回線を使います。本業の貸与品の扱いは会社の規定によるので、規定の解釈は専門家にご確認ください。