私物端末で作業してよいか｜人事の副業を私物の端末でやるなら、「依頼側の指定を聞く・本業の端末は使わない・副業用に分けた環境にする」の三つ。指定が無ければ私物でよいが、家族と共用のままにはしない

副業の作業に使う端末が無い。本業の会社のパソコンを使うわけにはいかないし、自宅のパソコンは家族と共用で、副業のためだけに新しく買うほどの案件かも分からない。結論を先に書くと、私物の端末で副業の作業をすること自体は、多くの案件で問題になりません。ただし、「依頼側に端末の指定があるかを先に聞く」「本業の会社の端末は使わない」「私物でも、副業用に分けた環境にする」の三つが前提です。家族と共用のパソコンを、共用のままで副業に使うことは、候補者の情報を家族が見られる状態になるので避けます。新しく買わなくても、共用の端末に副業用の利用者を分ける形で、多くの場合は足ります。端末とアカウントの分け方の全体は情報の取り扱いと端末の分離に、ネットワークの扱いはネットワーク環境の注意に、ツールの揃え方は使うツールをそろえるにまとめています。

依頼側から見た私物端末の扱い

依頼側が私物の端末をどう見ているかは、会社の情報管理の考え方で分かれます。

扱いの要点は、「指定が無い依頼側ほど、自分で整える責任が大きい」ことです。指定が無いのは、私物の管理を担当者に任せているということで、何かあったときに「指定が無かったから」とは言えません。指定が無い案件では、自分で副業用の環境を整え、「このように分けています」と依頼側に伝えておくと、依頼側は安心し、自分も線が引けます。

本業の会社の端末を使ってはいけない理由

本業の会社から貸与されているパソコンやスマートフォンは、副業には使いません。理由は回線と同じで、それ以上に重いものがあります。

理由の要点は、「依頼側の情報が本業の会社の管理下に置かれる」ことです。副業の許可があっても、依頼側の候補者の情報を本業の会社の端末に置くことは、依頼側から見れば第三者に預けたことになります。本業の端末は、たとえ少しの返信でも使いません。本業との情報の線は本業と利益相反になる案件にも書いています。規定の解釈は専門家にご確認ください。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「副業のために端末を新しく買わないと始められない」というものです。実際には、依頼側の指定が無い案件で、私物のパソコンに副業用の利用者を分けて作り、画面のロックと自動更新を有効にし、副業用のアカウントでだけ依頼側の仕組みに入る形にすれば、多くの依頼側の要件は満たせます。新しく買うのは、案件が増えて共用の端末では回らなくなってからで足ります。

見ていて問題が起きているのは、端末が私物かどうかではなく、「分けていない」ことです。家族と同じ利用者で、ブラウザにログインしたまま、候補者の履歴書が家族の見る画面のダウンロード先に落ちている。この状態は、端末を新しく買っても、分けなければ同じです。エラベルでは、担当者に端末の指定をしていませんが、「副業用の利用者かアカウントで分けているか」は登録の際に確認しています。分けている担当者は、依頼側の情報管理の確認が短く済んでいます。

私物端末で作業する前に整える五つのこと

指定が無い案件で私物の端末を使うなら、この五つを整えてから始めます。

五つの要点は、「一」の利用者を分けることです。これ一つで、家族との共用、ファイルの混在、ブラウザのログインの混在の多くが解決します。端末を新しく買うより先に、利用者を分けます。設定の方法は、端末のOSの説明を見れば分かることが多く、迷えば端末の販売元のサポートに確認します。アカウントの分け方は情報の取り扱いと端末の分離に整理しています。

家族と共用の端末の扱い

自宅のパソコンが家族と共用の場合、共用のままでは副業に使えませんが、分ければ使えます。

共用の要点は、「管理者の権限を誰が持っているか」です。利用者を分けても、家族が管理者なら、技術的には副業のファイルを見られる状態です。家族を疑うということではなく、依頼側から見て「担当者以外が情報に触れられる状態か」が問われるので、できれば管理者を自分にし、それが難しければ、案件が増えた段階で別の端末にします。

依頼側が端末を貸与する場合

依頼側が端末を貸与する案件では、私物と貸与の線を最初に引きます。

貸与の要点は、「私物でやってよいことを依頼側に確認する」ことです。貸与端末があるなら、依頼側は「依頼側の情報は貸与端末だけで」と考えていることが多く、私物で依頼側のメールを見ることも想定していない場合があります。線を最初に聞いておけば、迷いません。契約書の貸与の条項は、費用や責任の扱いを含めて確認し、迷えば専門家にご確認ください。

スマートフォンでの作業の線

パソコンだけでなく、スマートフォンで副業の連絡を見ることも多く、そこにも線が要ります。

スマートフォンの要点は、「候補者の履歴書をスマートフォンに落とさない」ことです。スマートフォンは紛失しやすく、家族や周りの目にも触れやすい。連絡の確認と短い返信までにし、候補者の情報を開く作業はパソコンで行う線にしておくと、扱いが簡単になります。連絡の運用はメールの書き方と運用に書いています。

案件が終わったときの端末の整理

私物の端末に副業の情報が残ったままだと、案件が終わった後に困ります。終了時の整理を決めておきます。

整理の要点は、「消したことを依頼側に伝える」ことです。契約の終了時に、依頼側は「担当者の端末に情報が残っていないか」を気にしています。自分から「保存していた情報は〇日に消しました」と伝えれば、依頼側は安心し、次の紹介にもつながります。何を消すべきかは契約の終了の条項で決まるので、契約書を確認し、迷えば専門家にご確認ください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、端末で問題が起きているのは、端末が私物だからではなく、「本業の端末で少しだけ」「共用の端末でそのまま」という、分けていない状態です。私物でも、利用者とアカウントを分け、画面のロックと自動更新を有効にし、候補者の情報をスマートフォンに落とさない線を守っている人は、依頼側の情報管理の確認をすぐに通過し、問題が起きていません。

順番として、案件が決まる前に、私物の端末に副業用の利用者を作り、五つを整える。案件が決まったら、依頼側の指定を聞き、指定があればそれに合わせる。案件が増えて共用では回らなくなったら、そのときに端末を分ける。この順番なら、最初の一件のために端末を買う必要はなく、依頼側の要件にも応えられます。エラベルでは、担当者の端末の環境を登録の際に確認し、依頼側に指定がある案件では、その指定に沿えるかを担当者に先に伝えています。端末の環境は、指定に沿えるかどうかで、受けられる案件の幅が決まります。

まとめ

• 私物の端末は依頼側の指定を聞く・本業の端末は使わない・副業用に分けた環境にするの三つが前提で、多くの案件で使える
• 本業の端末は記録に残り・依頼側の情報が本業の管理下に置かれ・情報が混ざり・規定に触れ・返却で困るので使わない
• 私物で始める前に利用者を分ける・画面のロックと暗号化・自動更新・副業用のアカウント・保存先を決めるの五つ
• 家族と共用でも利用者を分ければ多くの案件で足りる。管理者の権限を誰が持つかを見る
• 貸与端末があるなら私物でやってよいことを依頼側に確認し、自分で初期化せず手順で返す
• スマートフォンは連絡の確認と短い返信まで。候補者の履歴書は落とさない
• 終了時は依頼側の情報を消して伝え、アカウントの停止を確認し、自分の記録は依頼側の情報を抜いて残す

よくある質問

副業用に安いパソコンを買うなら、何を基準に選べばよいですか

依頼側の仕組みがブラウザで動くことが多いので、高い性能は要りません。基準は、画面のロックと暗号化と自動更新ができるOSであること、自分だけが管理者であること、副業用のアカウントでだけ使えることの三つです。中古でも構いませんが、前の利用者のデータが消えていることを確認し、初期化してから使います。案件の稼働が増えてから買っても遅くなく、最初は共用の端末に利用者を分ける形で始めるほうが、無駄がありません。

依頼側から「端末の情報管理の状況を教えてください」と聞かれました

五つの項目をそのまま答えます。「私物のパソコンに副業用の利用者を分け、画面のロックと暗号化と自動更新を有効にし、副業用のアカウントでだけ御社の仕組みに入り、候補者の情報は端末に保存せず御社の仕組みの中だけで扱います」のように、整えた内容を文面で送ります。依頼側が追加の条件を出したら、満たしてから作業を始めます。答えられない項目があるなら、それが整えるべき項目です。

タブレットで副業の作業をしてもよいですか

スマートフォンと同じ線で考えます。連絡の確認と短い返信、依頼側の仕組みの閲覧までなら問題になることは少なく、候補者の履歴書の保存や、文面の作成のようなまとまった作業はパソコンで行う形にします。タブレットにも利用者の分離や画面のロックの設定があるので、パソコンと同じ五つを整えます。依頼側が端末の種類を指定していれば、それに従います。