ファシリテーションのスキル｜人事の副業で会議を回す場面は「依頼側との定例・面接官との要件のすり合わせ・依頼側の社内の採用会議」の三つ。外部の立場でのファシリテーションは「決めることを先に置き、判断は依頼側に返し、時間内に終える」で、意見をまとめる力より、判断待ちを消す力

依頼側との定例が、毎回、話が広がって時間が延び、結局何も決まらずに終わる。面接官と要件をすり合わせる場では、面接官どうしの意見が割れ、自分は聞いているだけになる。会議を回す力が要ると感じるが、外部の立場でどこまで仕切ってよいのかも分からない。結論を先に書くと、人事の副業で要るファシリテーションは、意見をまとめる力ではなく、「判断待ちを消す力」です。外部の立場で会議を回すときは、「決めることを先に置く」「判断は依頼側に返す」「時間内に終える」の三つを守ります。社内のファシリテーションは、参加者の合意を作ることが目的になりがちですが、外部の担当者の会議は、依頼側が判断すべきことを、判断できる形にして、判断してもらう場です。意見をまとめようとすると、社内の判断に踏み込み、外部の立場を超えます。定例の進め方は定例会の進め方に、議事録の残し方は議事録の残し方に、判断の所在は権限がないと動けない場面にまとめています。

外部の担当者が会議を回す三つの場面

副業の担当者が会議を回す場面は、三つに分かれます。場面ごとに、参加者と目的が違います。

三つの要点は、「場面によって、自分が進行する範囲が違う」ことです。定例は自分が進行し、要件のすり合わせは進行を補助し、社内の採用会議は材料を出すだけです。社内の会議を外部の担当者が仕切ると、依頼側の担当者を飛び越え、担当者の立場を悪くします。どの場面で、どこまで進行するかを、最初に担当者と決めておきます。社内の人との関係は現場との関係の作り方に、担当者を飛び越えない線は社内の力関係に巻き込まれるに書いています。

外部の立場でのファシリテーションが社内と違う点

社内で会議を回した経験がある人ほど、外部の立場で同じように回して、ずれます。違いを見ます。

違いの要点は、「合意を作らず、判断できる形にする」ことです。外部の担当者が合意を作ろうとすると、社内の対立の中に入り、片方の側に立ったと見られます。「意見はAとBに分かれています。Aを選ぶとこう、Bを選ぶとこう。どちらにするかを、〇〇さんに〇日までに決めていただけますか」と、割れていることを整理し、判断する人と期限を決める。これが、外部の担当者の会議の回し方です。判断を依頼側に返す形は改善提案の伝え方に、外部の視点の出し方は外部視点の価値に整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「ファシリテーションが上手い人は、会議を盛り上げて、意見を引き出して、まとめる人だ」というものです。実際には、依頼側の担当者が「この人が入ると会議が楽になった」と言う担当者を見ると、会議を盛り上げてはいません。会議の前に「今日決めること」を一枚にして送り、会議の冒頭でそれを出し、判断が要るところで「どちらにしますか」と聞き、決まらなければ「誰がいつまでに決めますか」と聞き、時間内に終えて、当日に議事録を送っている。地味ですが、判断待ちが消えるので、依頼側の採用が進みます。

見ていて差がつくのは、会議の前に「今日決めること」を出しているかです。出している人の会議は、参加者が「これを決めればよい」と分かって臨むので、話が広がらず、短く終わります。出していない人の会議は、進捗の共有から始まり、話が広がり、決めることに辿り着く前に時間が来ます。エラベルでは、担当者が依頼側との定例を「判断待ちを消す時間」として進める形をお願いしていますが、それは会議の前に決めることを出すことから始まります。ファシリテーションは、会議の中の技術ではなく、会議の前の準備です。

会議の前に決める三つ

会議を回す準備は、会議の前に三つを決めることです。これが無いと、会議の中でどう回しても、決まりません。

三つの要点は、「三」の誰が決めるかを、会議の前に確認することです。面接官の枠の固定を決めるのが面接官の上長で、その人が定例に出ていないなら、定例で決まることはありません。その場合、定例では「担当者が上長に〇日までに確認する」を決めます。決める人がいない会議で決めようとすることが、会議が延びる最大の原因です。判断の材料の作り方は提案のまとめ方に、事実の出し方は数字で語るに書いています。

会議の中で守る型

会議の中では、順番と役割を守ります。外部の立場で仕切りすぎず、判断待ちを消すことに集中します。

型の要点は、「四」で合意を作ろうとせず、「五」で判断の期限を決めることです。意見が割れたとき、外部の担当者がまとめようとすると、どちらかの側に立ったことになります。割れている点を整理し、「誰の判断か」を確認し、決まらなければ期限を決める。これで、会議の中で判断が出なくても、判断待ちは消えます。定例の型は定例会の進め方に整理しています。

判断が割れたときの扱い

面接官と担当者、現場と人事で判断が割れる場面は、外部の担当者が最も巻き込まれやすい場面です。扱いを決めておきます。

扱いの要点は、「判断の軸を依頼側に返す」ことです。意見が割れているとき、どちらが正しいかを外部が言うのではなく、「何を優先するか（速さか、質か、量か）」という判断の軸を依頼側に確認する。軸が決まれば、依頼側は自分で選べます。外部の担当者は、軸を問い、事実を出し、選択肢を並べるところまでです。判断を返す形は提案が通らなかったときにも書いています。

会議の後に残すもの

会議は、終わった後に残すもので、次につながるかが決まります。

残すものの要点は、「判断待ちの一覧を、次回の冒頭で確認する」ことです。会議で「〇〇さんが〇日までに決める」と決めても、次回に確認しなければ、決まらないまま流れます。次回の冒頭で「前回の判断待ちの〇〇は、決まりましたか」と聞けば、判断待ちは溜まりません。議事録の型は議事録の残し方に整理しています。

回すのが苦手な人の始め方

会議を回すことが苦手な人が、最初にやることです。話す技術ではなく、準備と型から始めます。

始め方の要点は、「三」の聞く言葉を三つだけ持つことです。ファシリテーションが苦手な人は、会議で何を言えばよいか分からず、黙るか、話しすぎるかになります。「どれにしますか」「誰が決めますか」「いつまでに決めますか」の三つだけを持てば、会議の中で言うことが決まり、判断待ちは消えます。話す技術は要りません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、依頼側の定例が短く、判断が溜まっていない案件の担当者は、会議を上手に回している人ではなく、会議の前に決めることを送り、会議の中で三つの問いを使い、会議の後に議事録と判断待ちの一覧を残している人です。会議の中の技術は、ほとんど使っていません。逆に、会議の中で頑張って回そうとしている人は、準備が無いので話が広がり、意見をまとめようとして社内の判断に踏み込み、時間が延びています。

順番として、会議の前に「今日決めること」と判断の材料と決める人を決めて送り、会議の冒頭で決めることを出し、事実と選択肢を出して判断を求め、割れたら判断の軸を依頼側に返し、決まらなければ誰がいつまでに決めるかを決め、時間内に終え、当日に議事録と判断待ちの一覧を残す。この順番で、ファシリテーションは、話す技術ではなく、判断待ちを消す準備と型になります。エラベルでは、担当者が依頼側との定例を「判断待ちを消す時間」として進める形をお願いしています。外部の担当者の会議の価値は、盛り上がりではなく、依頼側の判断が進むことです。

まとめ

• 副業で要るファシリテーションは意見をまとめる力ではなく、判断待ちを消す力
• 外部の立場では決めることを先に置き・判断は依頼側に返し・時間内に終える。合意を作ろうとしない
• 場面は定例（自分が進行）・要件のすり合わせ（進行の補助）・社内の採用会議（材料の提供）で、進行する範囲が違う
• 会議の前に今日決めること・判断の材料・誰が決めるかの三つを決めて送る
• 会議の中は冒頭で決めることを出し→進捗は短く→事実と選択肢→判断を求める→決まらなければ誰がいつまでに→確認→時間内に終える
• 割れたら判断の軸を依頼側に返す。どちらが正しいかは言わない
• 会議の後に議事録・判断待ちの一覧・次回の決めることを当日に残す
• 苦手なら決めることを文面で送り・一枚を読み上げ・三つの問いだけ持ち・時間を最初に言い・議事録を当日に

よくある質問

依頼側の担当者が会議を仕切りたがり、自分が回す場面がありません

担当者が仕切るなら、それでよく、自分は「決めること」と「判断の材料」を前日までに送り、会議の中では事実と選択肢を出す役に徹します。担当者が進行しても、決めることが事前に共有され、材料が一枚になっていれば、会議は短く終わります。進行の役を取りに行く必要はなく、判断待ちが消える形になっていれば、目的は達しています。担当者との役割の分け方は社内の人事担当との役割分担に整理しています。

定例で毎回、話が採用以外の社内の話に広がります

冒頭で「今日は〇〇と△△を決めたいので、〇分で」と時間と決めることを言い、広がったら「その件は別の機会に伺います。今日の〇〇に戻してよいですか」と、決めることに戻します。外部の担当者が社内の話を遮るのは失礼に感じますが、「決めることに戻す」という形なら、担当者も助かります。それでも広がるなら、定例の時間を短く区切り、判断が要ることだけを文面で確認する形に替えることを提案します。定例の形の選択肢は定例会の進め方に書いています。

面接官との要件のすり合わせで、面接官が強く主張し、担当者が黙ってしまいます

面接官の主張を否定せず、「その要件で絞ると、記録では候補者がこのくらいになります。広げるとこのくらいです」と、事実を出します。面接官の主張と、記録の事実を並べれば、担当者は事実を根拠に発言でき、面接官も事実を見て考えられます。どちらの側にも立たず、判断の軸（速さか、質か）を担当者と面接官に問い、決める人と期限を決めて終えます。自分が面接官と対立する形にはしません。現場との関係は現場との関係の作り方に整理しています。