従業員100名規模の会社が採用代行で失敗するパターン

従業員がおよそ百名の規模の会社は、初めて「採用の仕組み」が必要になる規模です。人事が初めて専任になる（一人か、兼務から専任へ）、経営者はまだ全員を見ている、管理職が生まれ始めた、採用は年に十数名で中途が中心、媒体と紹介会社を使い始めた、制度が整い始めた。この「初めて」が重なる状態で採用代行を使うと、小さい会社にも中堅にも起きない失敗の形が出ます。結論を先に書くと、この規模の失敗は「初めて専任になった人事一人に、採用の運用と、経営者との調整と、代行の管理の全部が乗る」ことから起きます。専任になったばかりの人事は、自分の仕事をまだ形にできておらず、そこに代行が乗ると、代行の管理で潰れるか、代行を使いこなせずに止まります。代行に出す前に、「専任人事の最初の仕事を、代行の管理ではなく要件と経営者との調整にする」と決めておけば、失敗の大半は避けられます。この記事では、五つのパターンを、症状・原因・先に打つ手の順に整理します。人事が一人の会社の失敗は人事が一人の会社が採用代行で失敗するパターンに、中堅の規模の失敗は従業員三百名規模の会社が採用代行で失敗するパターンに、代行の全体像は採用代行（RPO）とはにまとめています。

失敗のパターン一：初めての専任人事に、代行の管理まで乗って潰れる

症状。専任になったばかりの人事が、採用の運用（連絡、日程、媒体）と、労務や総務の残りの仕事と、経営者からの「採用はどうなっている」への対応と、代行からの確認への返事を、全部一人で持つ。代行を入れたのに楽にならず、「自分でやったほうが早い」と言い始め、代行が待たされる。

原因。専任になったばかりの人事は、まだ自分の仕事の形（何を持ち、何を外に出し、何を経営者に上げるか）を作れていません。そこに代行の管理という新しい仕事が乗ると、形を作る前に埋まります。経営者は「専任にしたし代行も入れたから、採用は回るはず」と思っています。

先に打つ手。代行を入れる前に、経営者と専任人事で「専任人事の最初の仕事」を決めます。「要件を部門と決めること」「経営者に判断の材料を出すこと」の二つに絞り、運用は代行に出し、代行の管理は週に一度の定例だけにします。代行には「専任になったばかりなので、確認は週に一度にまとめて」と最初に伝えます。人事が一人の会社の体制が参考になり、人事が一人の会社の採用体制の作り方に、社内の担当者を育てる考え方は社内の採用担当を育てるに整理しています。

失敗のパターン二：経営者が全員を見続けて、面接が詰まる

症状。経営者が「百名までは自分で全員見る」と言い、全部の最終面接に出る。経営者の予定が取れず、候補者が面接を待つ間に他社に決まる。代行は候補者を集めても、経営者の枠に入れられない。人事は経営者に「面接の時間を取ってほしい」と言えない。

原因。小さい会社のときに経営者が全員を見る形が、この規模でも続いています。年に十数名なら見られそうに思えますが、面接は決まる人の数倍あり、経営者の予定に入らなくなります。管理職が生まれたばかりで、経営者は「まだ任せられない」と感じています。

先に打つ手。「経営者が最終で会う」は残しつつ、一次を人事か代行か管理職が担い、経営者は絞られた候補者だけに会う形にします。経営者の面接の枠を週に固定し、代行がその枠に候補者を入れます。管理職が面接に慣れるまでは、代行が「見る点を三つに絞った手引き」を渡して、管理職を一次に入れます。経営者に状況が伝わらないときは経営者に採用の状況が伝わらないに、一次面接は一次面接は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「専任の人事を置いたから、代行は人事に任せておけばよい」というものです。実際には、専任になったばかりの人事は、自分の仕事の形をまだ作れておらず、代行の管理を任せると、形を作る前に代行の確認で埋まります。この規模で代行が効くのは、専任人事を「代行の管理者」にするのではなく、「要件と経営者との調整を持つ人」にして、運用と管理の細切れを代行の側で吸収する形です。専任人事の最初の半年は、代行に頼るのではなく、代行に守られる期間として設計します。

この見方で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「人事の方は専任になってどれくらいですか。今、何に一番時間を使っていますか」と聞いてくる担当者は、初めての専任人事の状態を知っています。「人事の方と連携して進めます」とだけ言う担当者は、確認を人事に集中させて潰します。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、この規模の会社を支援してきた担当者に、専任人事を守る形で頼めます。

失敗のパターン三：管理職が生まれたばかりで、面接官がいない

症状。部門ができて管理職を置いたが、管理職は面接をしたことがなく、「何を見ればよいか分からない」「自分が決めてよいのか分からない」と言う。代行が候補者を出しても、管理職が面接に出ず、経営者に回り、経営者の枠で詰まる。

原因。この規模で生まれたばかりの管理職は、プレイヤーから上がったばかりで、採用の判断を求められた経験がありません。経営者も管理職に任せる基準を持っておらず、「まだ早い」と感じます。

先に打つ手。管理職に「一次で会って、この三点だけ見る」と役割を絞って渡します。代行が見る点を三つに絞った手引きと、一行の記録の型を作り、最初の数回は代行か人事が同席します。判断は「進めるか止めるか」の二択にし、採るかどうかは経営者が持つ形で、管理職の負荷を下げます。面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに、現場への説明は現場に採用代行の導入を説明するに整理しています。

失敗のパターン四：仕組みがないところに、代行が重い仕組みを持ち込む

症状。採用の仕組みがないので、代行が「要件の型、選考の段階、評価の項目、記録の形、報告の形」を一式で持ち込む。専任人事も経営者も管理職も、その仕組みを回すことに時間を取られ、採用そのものが進まない。「仕組みは立派だが、人が採れない」状態になる。

原因。この規模では、初めて仕組みが必要になりますが、必要なのは「最小限の仕組み」で、代行が大企業や中堅の型を持ち込むと重すぎます。代行の側は「仕組みがない」ことを問題として捉え、埋めようとします。

先に打つ手。代行に「今、最も止まっているところを一つだけ解く仕組み」から始めてもらいます。面接の枠が埋まらないなら「経営者の枠の固定と一次の分担」だけ、要件が曖昧なら「半年後にやってほしいことを三つ」だけ、記録がないなら「一行の記録の型」だけ。一つが回ってから次を足します。代行が持ち込む仕組みの一つひとつに「何のためにあるか」を聞き、今の自社に要らないものは断ります。要件の決め方は採用要件の定義を代行に出すに、中小企業に向く代行の条件は中小企業に向く採用代行の条件に書いています。

失敗のパターン五：年に十数名の採用に、月額が割高に見えて中途半端に止まる

症状。代行の月額を見て、「年に十数名しか採らないのに」と経営者が感じ、範囲を絞りすぎるか、数か月で止める。絞りすぎた範囲では効果が出ず、「代行は合わなかった」で終わる。専任人事は、また一人で運用に戻る。

原因。この規模の採用の数は多くなく、月額を「一人あたりの費用」で割ると高く見えます。ただ、比べるべきは紹介会社の手数料と、専任人事が運用に埋まって設計ができない損失で、そこを比べていません。

先に打つ手。契約の前に、「代行を入れなかった場合の費用」（紹介会社の手数料の見込み、専任人事が運用に使う時間、候補者を失う損失）と、「代行の月額」を並べて見ます。範囲は「専任人事を運用から外すための同じ形の運用」に絞り、月額を抑えつつ効果が出る形にします。時間や件数で受けられる代行や、副業の人事経験者に週に数時間の形で頼む選択肢も比べます。費用の構造は採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、副業人材と代行会社の使い分けは副業人材と代行会社の使い分けに、会社の規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性に整理しています。

エラベルの見解

同じ料金・同じ業務範囲でも、この規模で結果が分かれるのは、担当者が「初めての専任人事を、守る側に回れるか」です。人事に確認を集中させる担当者は、専任になったばかりの人事を潰し、「自分でやったほうが早い」と言わせて止まります。専任人事の一週間を聞き、確認を週に一度にまとめ、経営者との調整の材料を人事に渡し、管理職の面接に同席して手引きを作る担当者は、専任人事が自分の仕事の形を作る半年を守り、その後の体制を人事と一緒に作れます。この規模の採用代行は、採用の技術より、初めての専任人事を守る設計で差が出ます。

見るべきは、契約の前の面談で、担当者が「人事の方が、経営者に採用の状況をどう報告されていますか」と聞いてくるかどうかです。聞いてくる担当者は、専任人事と経営者の間の調整が最も重いことを知っています。聞かずに「運用はお任せください」とだけ言う担当者は、人事と経営者の間に入りません。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、この規模の会社を支援してきた担当者に、専任人事を守り、経営者との間に入る形で頼めます。初めての専任人事がいる会社ほど、担当者を選べることの意味は大きくなります。

まとめ

• 従業員百名規模の代行の失敗は、専任人事が代行の管理で潰れる・経営者が全員を見て面接が詰まる・管理職が面接官になれない・重い仕組みの持ち込み・月額が割高に見えて中途半端に止まるの五つの形で起きる
• 原因の多くは、初めて専任になった人事一人に、運用と経営者との調整と代行の管理の全部が乗ること
• 専任人事の最初の仕事を「要件を部門と決める」「経営者に判断の材料を出す」の二つに絞り、運用は代行へ、代行の管理は週に一度の定例だけに
• 経営者は最終で会う形を残しつつ、一次を人事か代行か管理職に分け、面接の枠を週に固定する
• 管理職には一次で三点だけ見る役割を絞って渡し、代行が手引きと一行の記録の型を作って最初は同席する
• 仕組みは最も止まっているところを一つだけ解く最小限から。月額は紹介の手数料と専任人事の時間の損失と比べる

よくある質問

まだ専任の人事を置いていません。代行を入れるのと、専任を置くのと、どちらが先ですか

どちらでも成り立ちますが、順番で形が変わります。専任を先に置くなら、専任の最初の仕事を「要件と経営者との調整」にして、運用を代行に出す形にすると、専任が潰れません。代行を先に入れるなら、経営者か総務の担当者が「決める人」と「窓口」を持ち、専任を置いたときに代行の管理を引き継ぐ形にします。どちらの場合も、「専任人事に運用と管理の全部を乗せない」ことは同じです。専任の人事がいない会社の体制は専任の人事がいない会社の採用体制の作り方に、体制の作り方は従業員百名規模の会社の採用体制の作り方に整理しています。

経営者が「管理職に面接を任せるのはまだ早い」と言っています

「任せる」を「一次で三点だけ見る」に絞れば、早すぎることはありません。採るかどうかは経営者が持ち、管理職は「進めるか止めるか」の二択だけを持つ形にします。最初の数回は代行か人事が同席し、管理職の見方と経営者の見方のずれを記録で見せると、経営者は「任せられる範囲」を自分で判断できます。管理職が面接に慣れることは、この規模の次の段階（部門長が自分の部門の採用を決める）への準備にもなります。面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに、中堅の規模の体制は従業員三百名規模の会社の採用体制の作り方に書いています。

年に十数名なら、紹介会社だけで足りるのではないですか

紹介会社だけで足りるかどうかは、「年に十数名の手数料の総額」と「決まるまでの速さ」と「専任人事の時間」で決めます。手数料の総額が代行の年額を超えるなら、自力で採る仕組みを代行と作るほうが費用が下がります。紹介会社だけの形でも、紹介から来た候補者への連絡と日程と経営者の枠の管理は要り、そこを専任人事が一人で持つと潰れます。紹介会社を使い続ける場合も、運用を代行か副業の人事経験者に出して、専任人事を守る形は同じです。代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに、紹介会社との折衝は人材紹介会社との折衝は代行に出せるかに整理しています。