従業員100名規模の会社の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

従業員がおよそ百名の規模の会社で、初めて専任の人事を置き、採用代行も使ってみたいが、何から出せばよいか決めきれない。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、この規模が最初に出すべきは「初めて専任になった人事から細切れを外す運用」で、具体的には応募者と候補者への連絡、面接の日程調整、代行からの確認のまとめです。次が「経営者と管理職が判断するための型」で、面接の記録、経営者への判断の材料の下書き、管理職の一次の手引きです。最後が「集める工程」で、媒体の運用、スカウト、紹介会社との日々の連絡です。順番の理由は、この規模で代行が効くかどうかは「専任になったばかりの人事が、自分の仕事の形を作る半年を守れるか」で決まり、そのためには人事から細切れを外すことが先で、集める工程を先に出すと細切れが増えるからです。社内に残す役割は従業員百名規模の会社の採用体制の作り方に、失敗の形は従業員百名規模の会社が採用代行で失敗するパターンに、会社の規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性にまとめています。

この規模で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、この規模で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。人事が初めて専任になり、経営者がまだ全員を見ていて、管理職が生まれたばかりの会社では、次のように詰まります。

この表で、損失が最も大きいのに見えにくいのは「専任人事の時間が細切れになり、要件と経営者への報告に使えない」ことです。専任人事が要件と報告を持てないと、経営者の枠も管理職の一次も決まらず、集めても失います。最初に出すのは、専任人事から細切れを外す運用です。

最初に出す工程：専任人事から細切れを外す運用（連絡・日程・確認のまとめ）

なぜ最初か。専任になったばかりの人事は、まだ自分の仕事の形（何を持ち、何を外に出し、何を経営者に上げるか）を作れていません。そこに連絡と日程の細切れが乗ると、形を作る前に埋まります。この工程は判断を含まず、人事が「渡してもよい」と感じやすく、出した効果が翌週から人事の時間に見えます。

代行に頼む内容。応募者と候補者への連絡（受付、選考の結果、面接の案内、辞退の確認）、面接の日程調整（経営者の枠は週に固定し、管理職の予定には代行が直接入れる）、面接の記録の型の作成と記入、代行から社内への確認のまとめ（専任人事には週に一度まとめて聞く）、内定の後の連絡と手続きの案内。

社内に残す判断。「進めるか止めるか」は専任人事か管理職が決め、代行が伝えます。経営者は面接の枠を週に固定し、専任人事に「最初の半年は要件と判断の材料に専念してほしい」と伝えます。運用を出した後に専任人事が運用に戻らないよう、確認の窓口を週に一度に絞ります。

費用の見方。候補者の件数と面接の回数で稼働が決まります。「専任人事が要件と経営者への報告に使えた時間」が増えたか、「候補者が返事を待った日数」が減ったかで、最初の月の効果を見ます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、内定の後の工程は内定者フォローは代行に出せるかに、人事が一人の会社の順番は人事が一人の会社の採用代行に書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「専任の人事を置いたのだから、代行に出すのは人事の手が回らない集める工程（媒体とスカウト）だ」というものです。実際には、集める工程から出すと、集まった候補者への連絡と日程で専任人事の細切れが増え、要件を部門と詰める時間がさらに減り、集めた候補者が「違う」と言われて失われます。応募が来ないことは目に見えるので先に手を打ちたくなりますが、この規模で応募が来ない原因の多くは媒体ではなく、要件が既存の求人票のままで、経営者の面接の枠が取れないことにあります。細切れを外して専任人事に要件を持たせ、経営者の枠を固定してから集める工程を出すと、同じ媒体の費用で決まる数が変わります。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「人事の方は専任になってどれくらいですか。今、一週間で何に時間を使っていますか」と聞いてくる担当者は、この規模で守るべきものを知っています。「まず応募を増やしましょう」から入る担当者は、専任人事の細切れを増やします。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、この規模の会社を支援してきた担当者に、専任人事を守る運用から入る形で頼めます。

次に出す工程：経営者と管理職が判断するための型（記録・判断の材料・一次の手引き）

なぜ次か。運用が回り、専任人事が要件を部門と詰め始めると、次に「経営者が絞られた候補者だけに会う」形と、「管理職が一次を持つ」形を作る必要が出てきます。この二つは判断そのものは社内に残しますが、判断するための型（何を見て、何を記録し、どう経営者に出すか）がないと、経営者は全員に会い続け、管理職は「任せられない」と言われ続けます。

代行に頼む内容。一次で見る点を三つに絞った手引きの作成（見る点は専任人事と管理職が決める）、管理職の一次への最初の数回の同席と記録の型の定着、経営者への判断の材料の下書き（「進めたい候補者と理由二点」の型）、管理職の「止める」と経営者の「会いたい」のずれを並べて見せる資料、月に一度、経営者と専任人事が同じ一枚を見るための数字（募集、応募、面接、内定、辞退、入社）。

社内に残す判断。採るかどうかと条件は経営者、要件と判断の材料の仕上げは専任人事、一次の「進めるか止めるか」は管理職が持ちます。代行は下書きと型を作り、仕上げて出すのは専任人事です。任せる範囲（どの職種の一次を管理職に任せるか）を広げるのは経営者が決めます。

費用の見方。型の作成は最初にまとまった稼働があり、その後は面接の回数と月の回数で決まります。「経営者が面接に出た回数」が減ったか、「管理職が一次で止めた候補者を経営者が会いたいと言った回数」が減ったか、「経営者が『進んでいるのか』と人事に聞く回数」が減ったかで効果を見ます。面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに、一次面接は一次面接は代行に出せるかに、経営者への出し方は経営者に採用の状況が伝わらないに整理しています。

最後に出す工程：集める工程（媒体・スカウト・紹介会社との連絡）

なぜ最後か。集める工程は、要件が決まり、候補者を失わない運用が回り、経営者の枠と管理職の一次が動いてから出すと効きます。揃う前に出すと、集めた候補者が要件のずれで失われるか、経営者の枠で待たされて離れ、「代行を入れても決まらない」で止まります。この規模では年に十数名の採用で、集める工程に使える費用も限られるので、失わない状態を先に作ってから集めます。

代行に頼む内容。媒体の運用（原稿の更新、掲載の管理、応募の取り込み。媒体は一つか二つに絞る）、スカウトの文面の作成と送信と追客（「誰に送るか」の基準は専任人事が決める）、紹介会社との日々の連絡（依頼書の作成、候補者の受付、進捗の共有。条件の交渉は専任人事）、応募と紹介の数を職種ごとに一枚で見せる。

社内に残す判断。要件と「誰に送るか」の基準は専任人事、紹介会社との条件の交渉は専任人事と経営者が持ちます。媒体の契約は社内の名義で、代行は運用だけを持ちます。紹介は急ぎの職種に絞るかどうかも社内で決めます。

費用の見方。媒体の費用と代行の稼働に分かれます。「応募から一次に進んだ比率」が上がったか、「紹介で決まった数と自力で決まった数の比率」が動いたかで効果を見ます。集める工程を出す前と後で、失った候補者の数を比べると、順番の効果が見えます。媒体の運用は求人媒体の運用は代行に出せるかに、スカウトはスカウトの送信は代行に出せるかに、紹介会社との折衝は人材紹介会社との折衝は代行に出せるかに、母集団の考え方は母集団形成は代行に出せるかに書いています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、連絡・日程・記録の型と記入・確認のまとめ・判断の材料の下書き・一次の手引き・媒体の運用・スカウト・紹介会社との日々の連絡までで、「要件」「判断の材料の仕上げ」「採るかどうかと条件」「一次で進めるか止めるか」「任せる範囲」「紹介会社との条件の交渉」は社内に残します。この規模は専任人事が一人なので、判断の材料も要件も代行に任せたくなりますが、専任人事が経営者に材料を出し、部門と要件を詰める経験を積まないと、半年経っても自分の仕事の形ができず、代行なしでは動けない人事になります。出すのは、専任人事が要件と判断の材料に時間を使えるようにする運用と、経営者と管理職が判断するための型です。

担当する側から見ると、この規模で三つの工程を「一度に全部」で受けると、専任人事の細切れが外れる前に集める工程が動き、連絡と日程が増え、要件が曖昧なまま候補者が来て失われ、経営者に「代行を入れたのに決まらない」と言われます。細切れを外して専任人事を要件に向かわせ、経営者の枠と管理職の一次を型で動かしてから集める、と一つずつ進める形だと、半年で専任人事が「自分でできる」と言える状態と、決まる数の両方が残ります。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず人事の方の細切れを外しましょう」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 従業員百名規模が代行に出す順番は、一に専任人事から細切れを外す運用（連絡・日程・確認のまとめ）、二に経営者と管理職が判断するための型（記録・判断の材料の下書き・一次の手引き）、三に集める工程（媒体・スカウト・紹介会社との連絡）
• 順番の理由は、この規模で代行が効くかは「初めて専任になった人事が、自分の仕事の形を作る半年を守れるか」で決まるから。集める工程を先に出すと細切れが増える
• 最初の工程を出したら、経営者が専任人事に「最初の半年は要件と判断の材料に専念してほしい」と伝え、確認の窓口を週に一度に絞る
• 判断の型は代行が下書きと手引きを作り、仕上げて出すのは専任人事、決めるのは経営者と管理職。判断そのものは出さない
• 集める工程は、要件と運用と判断の型が揃ってから出す。揃う前に出すと候補者を失い「決まらない」で止まる
• 費用は、工程ごとに「候補者の件数と面接の回数、型の作成と月の回数、媒体の費用と稼働」で見て、失った候補者の数と決まった数の変化で効果を見る

よくある質問

応募が来ないので、まず媒体とスカウトから出したいです

応募を増やしたい判断は自然ですが、この規模で応募が来ない原因は、媒体より先に「要件が既存の求人票のまま」「経営者の面接の枠が取れず、来た候補者を待たせている」にあることが多くあります。先に細切れを外して専任人事が要件を詰め、経営者の枠を固定してから集めると、同じ費用で決まる数が変わります。どうしても急ぐ職種があるなら、その職種だけ紹介会社を使い、代行には運用から入ってもらい、「運用が回ってから集める工程を足す」と契約に段階を入れる形が現実的です。失敗の形は従業員百名規模の会社が採用代行で失敗するパターンに、代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに整理しています。

専任人事がまだいません。代行を入れるのと専任を置くのと、どちらが先ですか

どちらでも成り立ちますが、順番が変わります。専任を先に置くなら、この記事の順番のとおり、専任人事から細切れを外す運用から出します。代行を先に入れるなら、専任の人事がいない会社の順番（決める人と窓口を社内に置き、運用を代行に出す）で始め、専任を置いた時点で「要件と判断の材料」を専任人事に移します。避けたいのは、専任を置いた日に代行も入れ、専任人事の最初の仕事が「代行の管理」になることです。専任の人事がいない会社の順番は専任の人事がいない会社の採用代行に、体制は専任の人事がいない会社の採用体制の作り方に書いています。

半年経って専任人事が育ったら、出した工程は社内に戻せますか

戻せます。そのために、契約の前に「終わるときに何を残してもらうか」を決めておきます。運用なら「連絡の文面の型、記録の型、進捗の表、経営者の枠の運用」、判断の型なら「一次の手引き、判断の材料の型、月に一度の一枚の型」、集める工程なら「媒体の原稿、スカウトの文面と基準、紹介会社への依頼書」です。専任人事が「運用の一部を戻したい」と言うなら戻し、「運用は代行に残して自分は設計に進みたい」と言うなら続けます。どちらでも専任人事が判断できる状態になっていることが、半年の成果です。引き継ぎの項目は採用代行を切り替えるときの引き継ぎ項目に、次の規模の順番は従業員三百名規模の会社の採用代行に整理しています。