面接代行の副業案件｜求められる経験と進め方

面接代行は、人事の副業案件の中で、平日の日中に時間を取れる人に向く仕事です。面接官が足りない、面接官によって評価がばらつく、一次面接に現場の時間を割けない。その状態で外に出されます。ただ、「面接官として合否を決める仕事」と思って受けると、責任の置き方を間違えます。評価を決め、合否を出し、条件を提示するのは会社で、外の担当者がやるのは、型の設計と進行と記録と、評価の整理です。結論を先に書くと、面接代行の副業案件は、「質問と評価の型作りだけ」「一次面接の進行と記録」「面接官の同席と記録」「面接官の育成と引き継ぎ」の四つの型に分かれ、求められるのは、その職種の経歴を掘って聞ける力、型に沿って進める力、事実と所感を分けて書く力、面接後のずれから型を直した経験の四つです。進め方は、要件の確認→質問と評価の型の設計と承認→候補者への見え方と同席の決定→進行と記録→評価の整理を会社に渡す→面接後のずれから型を直す、の順で、評価の決定と合否と条件の提示は会社、聞いてはいけないことと記録の置き場は会社の決まりに沿う線を先に引いておきます。面接代行で事故を避ける線は面接代行で気をつけることに、合否への関わり方は合否にどこまで関わるかに、副業全体の始め方は人事の副業の始め方に書いています。ここでは、面接代行の案件に絞ります。

面接代行の案件の四つの型

募集文は「面接官業務」「面接代行」と書かれていることが多いですが、任される範囲は四つに分かれます。受ける前に、どの型かを確かめます。

止まりやすいのは、「一次面接の進行」で受けたのに、「通す人を決めてほしい」と評価の決定を持たされるときです。評価の整理までが範囲で、決定は会社に残すことを、受ける前に書面に残します。

求められる経験を棚卸しする

依頼側が見ているのは、「面接の回数」ではなく、「自社の職種の候補者に、要件に沿った深さで聞いて、会社が判断できる記録を渡せるか」です。社内で面接に関わった経験を、四つに分けて棚卸しします。

いちばん差がつくのは三つ目です。「良い人でした」「少し弱い印象」は所感で、会社は判断できません。「〇〇の案件で、要件定義から一人で担当し、〇〇の規模。ただし運用は別チーム」と事実を書き、所感は分けて短く書ける人は、会社から信頼されます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、面接代行の案件は、「候補者への見え方が決まっているか」で難易度が変わります。会社の社員として振る舞うのか、外部の進行役として名乗るのか、同席の一人として紹介されるのか。決まっていない会社では、担当者が候補者から「御社では」と聞かれて答えに困り、候補者に不信感が残ります。エラベルで担当者を選ぶ企業に、私たちがまず聞くのは「面接で、担当者を候補者にどう紹介しますか」です。決まっていない会社には、「採用の進行を担当している〇〇です」と外部の進行役として示す形を提案します。受ける側がその場で使える判断としては、受ける前に「候補者に私をどう紹介しますか」と聞くこと。答えが「社員ということにして」なら、候補者に対して事実と違う形になるので、受け方を考え直します。見え方の考え方は面接代行で気をつけることに書いています。

進め方の順番

止まりやすいのは、要件の確認を飛ばして、一般的な質問表で面接を始めるときです。「志望動機」「強みと弱み」だけの面接は、会社が判断できる記録になりません。要件の聞き方はヒアリングの技能に書いています。

外部の立場で踏み込まない線

面接は、候補者と会社の両方に対して責任が生じる場です。線を先に引いておきます。

• 評価の決定・合否・条件の提示はしない。 渡すのは整理まで。候補者から年収や合否を聞かれたら、「会社からご連絡します」と返す
• 候補者に事実と違う立場を示さない。 「採用の進行を担当している」と外部の進行役として名乗る形が無理がない。社員を装う形は受けない
• 聞いてはいけないことを聞かない。 本籍、家族、思想、健康など、採用の場で聞くことに法令上の決まりや指針があると整理されている項目は、質問表に入れず、候補者が話しても記録に書かない。何が該当するかは会社の決まりと専門家の確認に従い、個別の判断は専門家にご確認ください
• 記録は会社の管理する場所に。 自分の端末やクラウドに残さない。録音や録画は会社の決まりと候補者の同意に従う
• 自分の所感で通す・見送るをしない。 「見る目」ではなく「型」で仕事をする

線の詳細は面接代行で気をつけることと副業で法令違反をしないためにに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、依頼側の「面接は経験のある人に任せれば見極められる」と、受ける側の「面接の回数を重ねれば見る目が育つ」の両方です。実際には、入社後のずれを減らすのは「見る目」ではなく、「要件の項目を、掘る深さを決めて、全員に同じ型で聞き、事実で記録すること」です。同じ料金で同じ面接の数を任されても、結果が分かれるのは、担当者が型で仕事をするかどうかです。「話してみて良さそうでした」で通す担当者は、入社後にずれた人が出たとき、何を直せばよいか分かりません。「〇〇の項目で、一人で担当した範囲を掘ったところ、実際は補助だった。要件の必須と合わないので、確認が要る点として渡します」と記録する担当者は、ずれが出たときも、質問の深さを直せます。受ける側がその場で使える判断としては、面接の記録に「事実」「所感」「確認が要る点」の三つの欄を作り、所感の欄を最も短くすること。所感が長い記録は、会社に判断を委ねていない記録です。

向く人と向かない人

「平日の日中に面接の枠を固定して取れるか」は、進行と記録の型を受けるかどうかの分かれ目です。難しいなら、型作りだけか、育成と引き継ぎの型を選びます。平日の対応の考え方は平日の対応をどうするかに書いています。

まとめ

• 面接代行の案件は質問と評価の型作りだけ・一次面接の進行と記録・面接官の同席と記録・面接官の育成と引き継ぎの四つの型。受ける前に型と、評価の決定者と候補者への見え方を確かめる
• 求められるのはその職種の経歴を掘って聞ける・型に沿って進められる・事実と所感を分けて書ける・面接後のずれから型を直した経験の四つ
• 進め方は要件の確認→型の設計と承認→見え方と同席の決定→進行と記録→評価の整理を渡す→ずれから型を直す。要件の確認を飛ばさない
• 線は評価の決定と合否と条件の提示はしない・社員を装わない・聞いてはいけないことを聞かない・記録は会社の管理する場所に・所感で通さない
• 入社後のずれを減らすのは見る目ではなく型。記録は「事実」「所感」「確認が要る点」の三つの欄で、所感を最も短く
• 平日の日中に面接の枠を固定して取れるかで、受けられる型が決まる

よくある質問

候補者に「御社の〇〇について」と会社のことを聞かれたら、どう答えればよいですか

自分が答えられる範囲（面接の進行、選考の流れ、次の連絡の時期）は答え、会社の中身（事業の詳細、配属先の実態、条件）は「会社の担当者からお答えします」と返し、質問を記録して会社に渡します。外部の進行役として名乗っていれば、この返し方は自然です。事前に会社から「候補者に伝えてよいこと」の一覧をもらっておくと、答えられる範囲が広がります。社員を装っていると、この場面で嘘を重ねることになります。

面接の枝葉で、候補者が家族や健康の話をし始めました

自分からは掘らず、話題を型の項目に戻し、記録には書きません。候補者が自分から話しても、採用の場で判断の材料にすることに法令上の決まりや指針があると整理されている項目は、記録に残さず、評価の整理にも入れません。どの項目が該当するかは、会社の決まりと専門家の確認に従います。受ける前に、会社の「聞いてはいけないこと」の一覧があるかを確かめ、無ければ作ることを提案します。個別の判断は専門家にご確認ください。

面接の数が多くて、記録を書く時間が取れません

面接一回あたりの稼働は、面接の時間だけでなく、記録と整理の時間を含めて見込みます。受ける前に、「一回の面接に、記録と整理でどれだけ足すか」を決め、面接の枠の間に記録の時間を置きます。記録の型（事実・所感・確認が要る点の三つの欄）を決めておけば、面接中にほぼ埋まり、面接後は整理だけになります。それでも足りないなら、面接の数か、記録の深さを会社と相談します。記録を後回しにすると、事実が所感に置き換わります。