組織サーベイを設計する｜「設問を増やす」のではなく、「少ない設問・匿名の確保・返して一つ決める」で回す型

「社員の声を聞きたいのでサーベイをやりたい」という依頼で、設問を数十個並べて実施し、結果を経営者に報告して終わると、二回目の回答率が落ちます。社員は「答えても何も変わらない」と学びます。サーベイは、聞くことではなく、「聞いて、返して、一つ直す」までが設計です。結論を先に書くと、組織サーベイの設計は、目的を一つ・設問は少なく同じものを続ける・匿名の確保と集計の単位・結果を社員に返す・一つ決めて動くの五つで組み、設問は「聞いて何を直すか」が言えるものだけにし、少人数の単位を除いて匿名を確保し、スコアの高低で断定せず前回との変化と自由記述で読み、結果を返して一つ決める場を置き、回答のデータは担当者が持たない形で回します。案件として受ける形は組織サーベイの設計の副業の実務に、結果を施策につなぐ型はエンゲージメント施策を作るに書いています。ここでは、サーベイの設計の型に絞ります。

二回目から回答されない理由

サーベイの信頼は、「返す」と「一つ直す」で作られます。この二つが無いなら、実施しないほうが、信頼を損ねません。

設計の五つ

五つを一枚にして、依頼側と合意してから設問を作ります。設問から作り始めると、数十個になります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、サーベイの設計で最も差がつくのは、「設問ごとに『聞いて何を直すか』が言えるか」で設問を削れるかです。受ける側は、「せっかく聞くのだから」と、聞きたいことを全部入れます。ただ、「上司との関係は良好か」と聞いて、結果が低かったときに何を直すかが決まっていなければ、聞いた意味がありません。「この設問が低かったら、〇〇を直す」と、設問ごとに一行書けるものだけを残すと、十数問に収まります。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「サーベイの設問は、低かったときに何を直すかが決まっていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、設問の一覧に「低かったら直すこと」の列を作り、空欄の設問を消すこと。

設問の作り方

設問の文は、依頼側の言葉で、短く、一つのことだけを聞きます。「上司は公平で、相談しやすい」のように二つを一つに混ぜません。回答の形式（段階の数）は依頼側が決め、回ごとに変えません。外部の指標や標準の設問を持ち込む場合は、「依頼側で直せることに対応しているか」で選び、持ち込んだ指標の解釈を担当者が断定しません。

匿名の確保

匿名が確保されていないと感じた社員は、本音を書かず、次回は答えません。少人数の単位を除く基準（何人未満は集計しない）は依頼側の決まりで決め、案内に書きます。個人情報の扱いに関わる点は、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いに書いています。

読み方：高低で断定せず、変化と自由記述で

読み方は採用データを分析するの「問いを一つ立てて記録で答える」と同じです。数字は件数と変化のまま並べ、割合や平均で断定しません。数字の伝え方は数字で語るに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「サーベイの結果は経営者に報告するもの」というものです。実際には、結果を最初に読むのは経営者でよいのですが、社員に返さなければ、社員は「答えても何も変わらない」と学びます。「全体の傾向を全員に返し、決めた一つを伝え、三か月後に『こう動いた』を伝える」までが設計で、返す日を実施の前に決めておきます。受ける側がその場で使える判断としては、実施の案内に「結果は〇月〇日に全員にお返しします」と日付を入れること。日付があれば、返すことが約束になり、経営者も「一つ決める」を後回しにできません。

返して一つ決める

「一つ決める」は、課題を構造化すると同じで、複数を同時に直すとどれが効いたか分かりません。決めた一つを動かす型はエンゲージメント施策を作るに書いています。

回答のデータを担当者が持たない

外部のサーベイのツールを使う場合、データの保管と閲覧の権限はツールと依頼側の契約に従い、担当者は権限を最小にします。ツールの選定と費用は依頼側の判断です。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 二回目から回答されないのは、返さず、直さないから
• 五つは目的を一つ・設問は少なく同じものを・匿名の確保・返す・一つ決めて動く
• 設問は「低かったら直すこと」が言えるものだけ。十数問。回ごとに変えない
• 匿名は少人数の単位を除き、属性の組み合わせを制限。案内に方法を書く。個別の判断は専門家にご確認ください
• 読み方は高低で断定せず、前回との変化と自由記述で。外部の平均と比べない。順位を出さない
• 返す日を案内に書き、一つ決める場を先に予定に
• 回答のデータは担当者が持たない。集計の結果だけ。終了時に消す

よくある質問

依頼側が「外部のサーベイのサービスを使いたい」と言います

使って構いませんが、五つの設計は同じです。サービスの設問が多い場合は、「依頼側で直せることに対応する設問」だけを使う形にできるかを確かめます。サービスが出す指標（外部との比較、スコアの解釈）は、依頼側の条件と合わないことがあるので、「前回との変化」を主に読み、外部との比較は参考に留めます。サービスの選定・費用・データの保管の契約は依頼側の判断です。

社員数が少なく、匿名が確保できません

部門ごとの集計をやめ、全体だけで読みます。それでも人数が少なければ、サーベイの形ではなく、「一つ決める場」に社員が直接出る形（全員で困りごとを一つ挙げる）のほうが、匿名の問題が無く、直すことにつながります。サーベイが合う規模かどうかも、設計の判断です。

自由記述に、特定の上司への不満が書かれていました

原文を上司に渡しません。人事が読み、内容がハラスメントなど深刻な事案に関わる場合は、依頼側の決まりと専門家の確認に従って、サーベイとは別の窓口で扱います。サーベイの結果としては、「上司との接点」の設問の傾向として返し、個別の記述は要約にも入れません。担当者は原文を扱わず、人事の判断に委ねます。