日程調整を速くする｜「往復の回数」を減らし、「社内で止まる日数」をゼロにする型

返信が来て、面談に進むことになった。ここで日程が決まるまでに一週間かかると、候補者は他社で先に進み、依頼側は「候補者の熱が冷めた」と言います。ただ、冷めたのではなく、待たされたのです。日程調整が遅いのは、候補者の都合ではなく、往復の回数が多いことと、社内で止まる日数があることが原因です。結論を先に書くと、日程調整は、面接官の枠を先に預かる・候補を三つ以上出す・一往復で決める・確定を即日返すの四つの原則で組み、社内で止まる日数をゼロにし、往復の回数と止まった日数を記録して改善します。会社側から見た構造は日程調整が遅くて候補者が流れるに、案件として受ける形は日程調整の代行の副業の実務に書いています。ここでは、速くする型に絞ります。

遅くなる原因は候補者ではない

どれも候補者の側ではなく、依頼側の側の構造です。担当者が変えられるのは、この構造です。

四つの原則

四つのうち、最も効くのは「先に枠を預かる」です。これが無いと、残りの三つが成り立ちません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、日程調整で最も差がつくのは、面接官から枠を「預かる」交渉ができるかどうかです。受ける側は、面接官に「候補者の希望はこの日ですが、ご都合はいかがですか」と毎回聞きます。それでは面接官が返事をするまで止まります。「毎週この曜日のこの時間帯を、面談の枠として二つ空けておいてください。埋まらなければ前日に解放します」と先にもらえば、候補者に即日で候補を出せます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「面接官の枠を、担当者が先に預かれる形になっていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、案件の最初に「枠を預かる」を依頼側との合意事項に入れること。面接官が「忙しくて枠は出せない」と言うなら、「候補者が流れる原因は、面接官の返事を待つ日数です」と、構造で説明します。

枠を預かる交渉

複数の面接官の全員が入る形は、往復が増えます。一次は一人、二次は二人、のように、段階ごとに人数を絞る提案をします。人数と段階は依頼側が決めます。

候補者への提示の文面の型

候補が一つも合わないときのために、「曜日と時間帯を二つ」と先に聞いておくと、二往復目で決まります。返信の型は返信対応のテンプレートの「前向き」の型と同じで、四行以内にします。

確定後にやること

確定の連絡に「当日の連絡先」が無いと、当日つながらなかったときに候補者が諦めます。副業の担当者が本業で動けない時間帯なら、依頼側の窓口を書きます。動けない時間の扱いは平日日中の連絡にどう対応するかに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「日程調整は、決まれば終わり」というものです。実際には、決まってから当日までの間に、候補者が来なくなることがあります。来ない理由は、候補者の性格ではなく、確定から当日までの連絡の設計にあります。リマインドが無い、接続先が分からない、当日の連絡先が無い、日程が遠すぎる。この四つを設計で潰すと、来ない数は減ります。日程が遠いのは、枠が少ないことが原因なので、枠を預かる交渉に戻ります。受ける側がその場で使える判断としては、確定の連絡を、「日時」だけでなく「当日の接続先と連絡先」まで入れた型にして、前日のリマインドを候補者リストの送信日と同じ記録で管理すること。来ない数を減らす設計は面接のドタキャン・無断欠席を減らすに書いています。

記録で改善する

記録は候補者リストの欄に足します。月に一度、往復の回数と止まった日数を依頼側に一行で伝え、枠の数や面接官の人数の見直しを提案します。数字は自分が扱った範囲の数として伝えます。数字の伝え方は数字で語るに書いています。

踏み込まない線

候補者の連絡先を扱う場合は、依頼側の決まりに従います。個人情報の扱いに法令が関わる場合は、個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 遅いのは候補者ではなく、往復の回数と社内で止まる日数
• 四つの原則：先に枠を預かる・候補を三つ以上・一往復で決める・確定を即日。最も効くのは枠を預かること
• 枠は数で預かり、埋まらなかった枠の扱いも決め、共有の場所に置く
• 候補者への提示は形・候補三つ以上・選び方・期限の四行
• 確定後は即日の確定連絡・面接官への連絡・前日のリマインド・当日の連絡先
• 往復の回数・止まった日数・来なかった数を記録し、月に一度、枠と人数の見直しを提案
• 面接官の予定を勝手に動かさない、連絡先を手元に残さない、見込みを言わない。個別の判断は専門家にご確認ください

よくある質問

日程調整のツールを使えば速くなりますか

ツールは「候補を出す」と「確定を返す」を自動にしますが、「枠を預かる」は自動になりません。面接官が枠をツールに入れなければ、ツールは空のままです。ツールの導入より先に、枠を預かる合意を取ります。合意ができていれば、ツールは往復を減らす助けになります。ツールの選び方と費用は依頼側の判断で、担当者は「枠を預かれているか」を先に確かめます。

候補者が「来週以降なら」と言い、枠が今週しかありません

翌週の枠を面接官からもらいに行きます。ここで「今週の枠しかありません」と返すと、候補者は他社に行きます。枠を預かる合意に「候補者の希望に合わせて翌週の枠を追加でもらえる」を含めておくと、この場面で止まりません。追加の枠が出ないなら、依頼側に「この候補者は翌週以降の希望です。枠が出なければ流れます」と、判断を渡します。

副業の稼働で、確定を即日返せない日があります

返せない日を先に依頼側に伝え、その日の確定は依頼側の窓口が返す形にします。確定の文面の型を共有の場所に置いておけば、依頼側でも返せます。「即日」は担当者一人で守るものではなく、依頼側と分担して守るものです。連絡の速さの担保は連絡の速さをどう担保するかに書いています。