組織サーベイの設計の副業の実務｜1案件の流れ

組織サーベイ（従業員向けの意識調査）の設計を初めて受けるとき、見えにくいのは「実施の前に何を決め、結果が出たあとに何をすれば次の回も答えてもらえるか」です。募集文には「サーベイの設計と実施」とだけあり、実際には、結果を見て何を決めるかの整理、匿名性の設計、出さない単位の決まり、案内、回収、集計の確認、結果を返す場、行動を決める場、次の回の設計と、実施の前後に工程が並びます。順番を知っていれば、契約前に決めておけます。結論を先に書くと、1案件は「契約前→設計→実施→集計→結果を返して行動へ→次の回と終了」の六つの段階で進み、契約前に範囲と結果を見て何を決めるかと結果の使い方と集計の単位と出さない単位とツールとデータの置き場と結果を返す日と行動を決める場と法令に基づく調査でないことを決め、設問を絞って回答の形式と集計の単位と案内と返し方の型を設計し、案内を送って回収を確認し、匿名性を確かめて少人数の単位を除いて集計し、社員に結果を返して会社と管理職が一つ決める場を回し、次の回で同じ設問で変化を見て型を引き継ぎ、データを残さずに終えます。案件の型と扱わない調査の線は組織サーベイの設計の副業案件に書いていますので、ここでは「1案件の流れ」に絞ります。

契約前：決めておくこと

サーベイは、実施の日が先に決まり、設計と返す工程が後回しになりやすい仕事です。契約前に、返す工程まで決めます。

止まりやすいのは、「来月実施したいので、設問を急いで」で始めるときです。決めることと返す日が無い実施は、一回で終わります。範囲の決め方は業務範囲の決め方に、見積もりの出し方は見積もりの出し方に書いています。

設計：設問を絞る、回答の形式、集計の単位と属性、案内、返し方の型

止まりやすいのは、市販のサーベイやツールの設問をそのまま使うことです。権利の問題があり、会社の「決めること」とも合いません。ツールを使う場合は、ツールの利用の範囲で、決めることに合う設問を選びます。設問の作り方はKPIを設計すると共通の考え方です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この仕事は「設計の段階で、案内の一枚に『出さない単位』と『結果を返す日』を書けるか」で、回答率と本音が決まります。「率直にお答えください」とだけ書かれた案内では、社員は「本当に匿名か」「答えて何が変わるのか」を疑い、当たり障りのない回答をします。「五人未満の単位は集計しません。〇月〇日に結果を全員に返し、そこから一つ決めてお伝えします」と書かれた案内では、社員は安心して書き、返る日を待ちます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「案内の一枚には、出さない単位と結果を返す日を書きます。それが書けない状態では実施しません」と、私たちから先に伝えています。受ける側がその場で使える判断としては、案内の一枚を設計の最初に作り、「出さない単位」と「返す日」の欄が埋まらないうちは設問を作らないことです。

実施：案内の送付、回収の確認と督促、データの扱い

止まりやすいのは、回答率を上げるために、未回答者に個別に督促することです。個別の督促は「誰が答えていないか」を会社が把握している証拠になり、匿名性への信頼が壊れます。督促は全体に、会社の名義で行います。

集計：匿名性の確認、少人数の単位を除く、自由記述の扱い、傾向の読み方

止まりやすいのは、自由記述をそのまま会社に渡すことです。書き方や内容で個人が分かることが多く、渡した瞬間に匿名性が壊れます。除くか、一般化します。

エラベルの見解

同じ料金・同じ設問でも、結果が分かれるのは、「自由記述を、そのまま渡さないでいられるか」です。自由記述は、会社にとって最も「読みたい」部分で、担当者も「生の声」として渡したくなります。渡した担当者のサーベイは、会社が「これは〇〇さんだ」と特定し、それが社員に伝わり、次の回から自由記述は空になります。個人が分かる記述を除き、残りを意味を保って一般化し、「上司との期待のずれに関する記述が〇件」と傾向で渡した担当者のサーベイは、社員が安心して書き続け、会社も傾向として活かせます。エラベルで長く続いている担当者は、自由記述の欄を最小限にし、集計の段階で「そのまま渡す記述はゼロ」を決まりにしています。受ける側がその場で使える形としては、結果の資料に自由記述をそのまま載せる欄を最初から作らないことです。

結果を返して行動へ：社員への返し、一つ決める場、決めたことを伝える

結果が出たら、約束した日に社員に返し、会社と管理職が一つ決め、決めたことを社員に伝えます。ここまでがサーベイです。

止まりやすいのは、二で「全部の課題に対応する」と決めることです。一つに絞らないと実行されず、次の回で変化が見えません。決める場の進行は提案のまとめ方の考え方と共通です。

次の回と終了：同じ設問で変化を見る、型の引き継ぎ、データを残さない

止まりやすいのは、次の回で設問を大きく変えることです。変えると前回と比べられず、決めたことの効果が見えません。引き継ぎの型は引き継ぎの仕方に書いています。

回答のデータの扱い

サーベイの回答は、社員の本音で、匿名を前提に書かれたものです。ツールの中か会社の管理する場所でだけ扱い、自分の端末に置かず、回答と個人を結びつけず、少人数の単位を出さず、自由記述をそのまま渡さず、会社に渡すのは匿名性を確かめた傾向だけにします。ツールの権限は、回答の中身が個人と結びつかない形で受け、終了時に返します。回答の中に、健康や安全に関わる深刻な記述があった場合の扱い（会社の専門の窓口に、個人を特定しない形で、あるいは会社が決めた流れで）は、契約前に会社と決めておきます。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いの詳細は候補者の個人情報の扱いとセキュリティの基本に書いています。

稼働時間は何で決まるか

全体の時間は、「設計（決めることの整理、設問、集計の単位、案内、返し方の型）」「実施（送付の段取り、回収の確認、督促の文面）」「集計（匿名性の確認、自由記述の処理、傾向の読み）」「結果を返す資料と場」「行動を決める場」「次の回の設計」の合計で決まります。人数が増えると集計と自由記述の処理が増え、単位が増えると匿名性の確認が増えます。ツールの操作を含むかで、実施の時間が変わります。受ける前に「人数」「単位の数」「ツールの操作を含むか」「返す場と決める場を含むか」を決めておけば、見込みが立ちます。数値は案件ごとに違うので、初回の実績で見直します。稼働の管理は稼働時間の管理に書いています。

まとめ

• 1案件は契約前→設計→実施→集計→結果を返して行動へ→次の回と終了の六つの段階
• 契約前に範囲・決めること・結果の使い方と評価に使わない・集計の単位と出さない単位・ツールとデータの置き場・返す日と決める場・法令に基づく調査でない・評価を決める。「来月実施したいので設問を急いで」では始めない
• 設計は決めることに関わる設問だけに絞り、自由記述は最小限、集計の単位と出さない単位を決め、案内の一枚に「出さない単位」と「返す日」を書く。他社の設問を写さない
• 実施は会社の名義で案内し、督促は全体に、データは自分の端末に置かない。個別に督促しない
• 集計は匿名性を確かめ、少人数の単位を除き、自由記述はそのまま渡さず、傾向で読み、個人や部署を裁かない
• 結果は約束した日に社員に返し、会社と管理職が一つ決め、決めたことを伝え、記録する。返す工程を飛ばさない
• 次の回は同じ設問で変化を見る。終了時は型を引き継ぎ、データを残さず、権限を返す

よくある質問

会社から「回答率を上げるために、未回答の人に個別に声をかけてほしい」と言われました

個別の督促はしません。誰が答えていないかを把握して声をかけることは、匿名性への信頼を壊します。「督促は全体に、会社の名義で行います。回答率を上げるには、案内に結果を返す日と決めることを書き、回答の期間を短くし、管理職の方から全体に一言添えてもらうのが効きます」と、全体への働きかけに直します。前回の結果が返らなかった会社では、回答率が低いのは督促の問題ではなく、返さなかったことの結果です。

自由記述に、特定の人物への強い不満が書かれていました

そのまま会社に渡しません。個人が特定される記述は集計から除き、傾向として一般化できるなら「上司との関係に関する記述」として件数で返します。内容がハラスメントや安全に関わると感じる場合は、契約前に会社と決めた流れ（専門の窓口に、個人を特定しない形で、あるいは会社が決めた手続きで）に従います。自分が判断して特定の人物の話を会社に伝えることはしません。個別の判断は専門家にご確認ください。

結果を返したら、社員から「で、何が変わるのか」と言われました

それが、サーベイの本体です。結果を返すだけでは足りず、会社と管理職が一つ決めて、いつから何をするかを伝えるところまでが、返す工程です。決める場を実施の前に予定に入れておき、結果を返す資料に「次に決めること」の欄を置き、決めたら伝えます。決めたことが小さくても、伝わることで次の回の回答が変わります。決めない、伝えないサーベイは、次の回から本音が消えます。