KPIを設計する｜人事の副業で依頼側の採用のKPIを設計するなら、「採用の工程を分け、各工程の出口を数え、依頼側の記録で測れる指標だけを置き、自分の範囲と依頼側の範囲を分ける」。数字の目標を置くのは、数か月測ってから

依頼側から「採用のKPIを作ってほしい」と頼まれた。本業では会社の型があり、自分で設計したことは無い。何を指標にし、どんな数字を目標にすればよいのか。結論を先に書くと、採用のKPIの設計は、「採用の工程を分ける」「各工程の出口を数える」「依頼側の記録で測れる指標だけを置く」「自分の範囲と依頼側の範囲を分ける」の四つで進めます。数字の目標を最初から置くのではなく、まず数か月測り、実績が見えてから目標の水準を置きます。測れない指標、目標だけが先にある指標、誰の範囲か分からない指標は、形だけのKPIになり、使われません。副業の担当者が設計するKPIは、依頼側の担当者が毎月見て、社内で説明でき、外部の担当者の範囲の出口が分かる形にします。成果の定義の考え方は成果をどう定義しておくかに、成果の見せ方は成果が数字に出ない業務の見せ方に、改善を回す形は改善を回すにまとめています。

KPI設計が求められる場面

副業の担当者にKPIの設計が求められるのは、依頼側に型が無いか、型が使われていないときです。

場面の要点は、「上長への報告の材料が要る」ことが、依頼側の担当者にとって最も切実だということです。担当者は、上長に「採用はどうか」と聞かれ、数字で答えたいのに答えられません。KPIは、採用を良くする道具である前に、担当者が社内で説明する道具です。担当者が使える形にすることが、設計の第一の条件です。依頼側の型の有無はどんな会社から依頼が来るのかに書いています。

工程で分けて出口を数える

採用のKPIは、採用を工程に分け、各工程の出口を数えるところから始めます。

工程の要点は、「各工程の出口を数えると、どこで止まっているかが見える」ことです。「今期〇名採用」だけでは、遅れているときに、母集団が足りないのか、面接で落ちているのか、内定を辞退されているのかが分かりません。工程ごとの出口があれば、弱い場所が一目で分かり、そこに手を打てます。工程の分け方は、依頼側の実際の選考の流れに合わせ、依頼側に無い工程は置きません。現状の把握は現状把握のしかたに整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「KPIは、目標の数字を決めることだ」というものです。実際には、目標の数字を先に決めたKPIは、ほとんど使われていません。「返信率〇割」「面接設定〇件」と最初に置いても、依頼側の実績が分からない状態で置いた数字は根拠が無く、達しても達しなくても、誰も動きません。使われているKPIは、まず数か月、工程ごとの出口を測り、実績の平均が見えてから、「ここから上げる」と目標を置いたものです。

見ていて差がつくのは、KPIを「依頼側の記録で毎月測れるか」で選んでいるかです。「候補者の満足度」「文面の質」のように、測れない指標を置くと、毎月の数字が出ず、KPIは形だけになります。「送信に対する返信の割合」「日程の確定までの日数」のように、ATSと媒体の管理画面から毎月出せる指標だけを置けば、担当者は毎月見られ、上長に出せます。エラベルでは、担当者が依頼側のKPIを設計するとき、測れる指標だけを、自分の範囲と依頼側の範囲に分けて置く形をお願いしています。KPIは、置くものではなく、毎月見るものです。

測れる指標だけを置く理由

指標の候補は多くありますが、置くのは「依頼側の記録で毎月測れるもの」だけです。

理由の要点は、「測れない指標を置くと、KPI全体が使われなくなる」ことです。一つでも毎月の数字が出ない指標があると、担当者は「今月は数字が揃わない」と感じ、KPIを見なくなります。測れるものだけを置き、測れないものは置かない。測りたいが記録が無いものは、記録を始めることを先にし、記録が数か月溜まってから指標にします。記録の整え方は議事録の残し方と稼働ログの付け方に書いています。

自分の範囲と依頼側の範囲を分ける

KPIを設計するとき、各指標が誰の範囲かを明示します。これが無いと、依頼側の範囲の停滞が自分の評価になります。

分ける要点は、「依頼側の範囲の指標も置くが、自分の評価には使わない」ことです。面接の通過や内定の承諾は、採用の全体を見るために置きますが、それは依頼側の範囲で、自分の成果ではありません。「自分の範囲の指標は動いている。依頼側の範囲の指標で止まっている」が、一枚で分かる形にすれば、成果の話が正確になります。成果の定義は成果をどう定義しておくかに、依頼側の範囲で止まっているときの示し方は成果が見えないに整理しています。

目標の水準を後で置く理由

指標を置いても、目標の数字は最初から置きません。数か月測ってから置きます。

後で置く要点は、「最初の数か月は測るだけ」と、依頼側と合意しておくことです。「まず三か月、工程ごとの数字を測ります。その実績を見て、四か月目から目標を置きます」と最初に伝えれば、依頼側は「目標が無い」とは感じず、「測っている段階」と理解します。測る段階で、すでに弱い場所は見え、改善は始められます。改善の回し方は改善を回すに書いています。

KPIが形だけになる失敗

設計しても、使われなくなるKPIには共通点があります。

失敗の要点は、「見る場と、見た後の動きを決めておく」ことです。KPIは、集計して終わりではなく、月に一度見て、弱い場所に一つ手を打つところまでが一連です。見る場（定例と稼働報告）と、見た後の動き（一つ変える）を、設計の時点で決めておけば、形だけになりません。

依頼側と一枚で合意する形

設計したKPIは、一枚にして依頼側と合意します。一枚の形です。

一枚の要点は、「記録の場所」と「集計する人」を書くことです。指標を決めても、どこから数字を取り、誰が集計するかが決まっていないと、翌月に数字が出ません。自分の範囲の指標は自分が集計し、依頼側の範囲の指標は依頼側の担当者が集計するか、自分がATSから取れるなら取る、と最初に決めます。一枚の共有の仕方はプロジェクトとして進めるの五つの要素と同じで、議事録に添えます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、KPIの設計を任されて、それが依頼側で使われ続けている人は、指標を少なく、測れるものだけに絞り、範囲を分け、目標を後で置いています。依頼側の担当者は、毎月の定例で一枚を見て、弱い場所を見つけ、上長に「ここが弱いので、ここに手を打っている」と説明しています。使われなくなったKPIは、指標が多く、測れないものが混ざり、目標が先にあり、見る場が無いものです。

順番として、依頼側の選考の流れを工程に分け、各工程の出口で測れる指標を一つか二つ置き、記録の場所と集計する人を決め、自分の範囲と依頼側の範囲を分け、目標は数か月測ってから置くと合意し、月次の定例と稼働報告で見て、見た月に一つ変える。この順番で、KPIは設計して終わりではなく、依頼側の採用を動かす道具になります。エラベルでは、担当者が依頼側のKPIを設計するとき、測れる指標だけを範囲で分けて置き、目標は実績を見てから置く形をお願いしています。KPIの設計は、数字を決める仕事ではなく、依頼側が毎月見て動ける形を作る仕事です。

まとめ

• KPIの設計は工程を分ける→各工程の出口を数える→測れる指標だけを置く→自分の範囲と依頼側の範囲を分けるの四つ
• 依頼側の担当者にとって、KPIは上長に説明する道具。担当者が使える形が第一の条件
• 測れない指標を一つでも置くと、KPI全体が見られなくなる。測りたいが記録が無いものは、記録から始める
• 依頼側の範囲の指標も置くが、自分の評価には使わない。止まっている場所が一枚で分かる形に
• 目標は数か月測ってから置く。最初の数か月は測るだけと合意する
• 形だけになる失敗は多すぎる・測れない・範囲が不明・目標が先・見る場が無い・見て何もしない・集計が負担
• 一枚には工程・指標・記録の場所・範囲・集計する人と時期・見る場・目標（後で）・見た後の動きを書く

よくある質問

依頼側が「業界の平均と比べたい」と言います

業界の平均は、出典が明確な公開情報があれば参考として示せますが、依頼側の状況（規模、職種、地域、媒体）と前提が違うことが多く、そのまま目標にはできません。「公開されている数字はこれですが、前提が違うので、まず御社の実績を数か月測り、御社の起点から上げる形にしましょう」と、依頼側の実績を起点にする形を提案します。出典が確認できない平均は出しません。他社の数字の扱いは他社事例をどう扱うかに整理しています。

依頼側のATSに、工程ごとの記録が無く、数字が取れません

取れない工程は、まず記録を始めます。ATSの状態の項目を工程に合わせて整えるか、自分の記録の表に、候補者ごとの工程の日付を残す形を作ります。数か月記録すれば、工程ごとの数字が出ます。記録を整えること自体が、KPI設計の最初の工程で、依頼側には「記録が無いので、まず記録から整えます」と伝えます。記録の整備は記録の整備と稼働ログの付け方に書いています。

自分の範囲がスカウトの運用だけなのに、採用全体のKPIの設計を頼まれました

設計そのものは、自分の範囲を超えて採用全体を見る作業なので、範囲として受けるかを先に決めます。受けるなら、「設計は全体を、集計と改善は自分の範囲を」と分け、依頼側の範囲の指標は依頼側が集計し動く形にします。全体の設計を無償で引き受け、集計も改善も自分が抱えると、範囲が膨らみます。設計を範囲に入れるなら、稼働と条件を見直します。範囲の扱いは範囲の膨張に、条件の見直しは更新時の条件見直しに整理しています。