チームで動くときの分担｜人事の副業を複数人で受けるなら、「依頼側の窓口は一人・工程で分ける・情報を見る人を限る」の三つを先に決め、分担は稼働時間ではなく工程で切る

一人で受けていた案件の範囲が広がり、知人の人事経験者と組んで受けることになった。あるいは、依頼側の社内に人事担当がいて、その人と分担して進めることになった。分担をどう決めればよいか、誰が依頼側と話すのか、候補者の情報を誰まで見せてよいのかが決まらないまま始まると、途中で噛み合わなくなります。結論を先に書くと、チームで動くときの分担は、「依頼側の窓口は一人にする」「分担は稼働時間ではなく工程で切る」「候補者の情報を見る人を限る」の三つを、稼働を始める前に決めておくことで、ほとんどの行き違いを防げます。分担を「週何時間ずつ」で決めると、誰が何に責任を持つかが曖昧になり、依頼側から見て「誰に聞けばよいか分からない」状態になります。複数の案件を一人で掛け持ちする話は複数案件を掛け持ちできるかに、法人を窓口にする判断は法人として受ける場合にまとめています。

チームで動く場面は三つある

副業でチームになる場面は、大きく三つに分かれます。どの場面かで、分担の決め方と注意する点が変わります。

一つ目の場面は、報酬と契約が絡むので、最も丁寧に決める必要があります。二つ目は、依頼側の社員が判断を持ち、自分は工程を担う形が多く、線を先に引いておけば動きやすい場面です。三つ目は、自分の範囲を依頼側に確認しておかないと、他の担当者の工程に踏み込むか、逆に誰もやらない工程が生まれます。外部の立場でできることとできないことは外部の立場だからできることと権限がないと動けない場面に整理しています。

分担は稼働時間ではなく工程で切る

分担を決めるとき、「週に何時間ずつ」で分けたくなりますが、それでは誰が何に責任を持つかが決まりません。分担は、採用の工程で切ります。

工程で切る理由は、依頼側と候補者から見て「この件は誰か」が一目で分かるからです。稼働時間で分けると、同じ工程を二人が触ることになり、候補者に二人から連絡が届いたり、求人票の表現が途中で変わったりします。工程で切れば、候補者に触れる人は一人、求人票を持つ人は一人と決まり、行き違いが減ります。工程ごとの稼働の記録は稼働時間の管理と申告の型がそのまま使えます。

エラベルの見解

同じ料金・同じ業務範囲でも、チームで受けた案件の結果が分かれるのは、「依頼側の窓口が一人か」です。二人で受けて、それぞれが依頼側の担当者と直接やり取りを始めると、依頼側は同じことを二回聞かれたり、片方に伝えたことがもう片方に届いていなかったりします。依頼側の担当者は「どちらに言えばよいのか」と感じ、それだけで「任せにくい」という評価になります。

分担していても、依頼側との窓口は一人に決め、報告も一つの声で出す。もう一人は窓口を通して依頼側に伝え、依頼側からの連絡も窓口が受けて中で共有する。この形にすると、依頼側から見れば担当者は一人で、中で分担していることは見えません。エラベルでは、依頼側が「誰に頼むか」を見て決める前提なので、チームで受ける場合も、依頼側に対して顔になる人を一人に決めることをお願いしています。窓口を分けると、依頼側が選んだ担当者が誰なのかが曖昧になり、選んだ意味が薄れます。

情報を見る人を限る

チームで動くと、候補者の情報を何人が見るかが増えます。依頼側の情報管理から見ると、ここが最も気になる点です。

限る理由は、依頼側と結ぶ秘密保持が「誰が情報を扱うか」を前提にしているからです。契約した本人以外がチームの中で情報を見るなら、依頼側にその人の名前を伝え、秘密保持の対象に入れてもらいます。伝えずに共有すると、情報の漏れが起きたときに、契約に反していたことになります。候補者の情報の扱いは個人情報の扱いに、端末とアカウントの分け方は情報の取り扱いと端末の分離に書いています。

媒体のアカウントを一つのIDで共有することは、多くの媒体で規約上の問題になります。チームで送信を分担するなら、依頼側に頼んで、人数分のアカウントを発行してもらいます。発行できない媒体なら、送信は一人に絞り、他の人は検索と候補のリスト作りを担う形にします。

もめやすい点

チームで受ける案件で、後からもめる点はだいたい決まっています。始める前に決めておけば、ほとんど起きません。

もめる点の要点は、「報酬の分け方」と「片方が動けなくなったとき」の二つです。この二つは、始める前に話しにくいので後回しにされますが、始まってからのほうが話しにくくなります。工程で分担を切っておけば、報酬も工程に沿って分けられ、抜けたときも工程単位で引き継げます。

続けるための工夫

チームでの案件を一件で終わらせず、次も同じ形で回すための工夫です。

工夫の要点は、「記録の置き場を一つにし、見る範囲は限る」ことです。置き場が分かれると、中で状況が合わなくなり、依頼側への報告がずれます。一つの表に集め、その表の中で、候補者の情報の列は担当だけが見る形にしておくと、共有と情報の管理を両立できます。依頼側への報告のまとめ方は報告のしかたに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、チームで受ける案件は、一人で受ける案件より「依頼側の期待」がずれやすいです。依頼側は、一人に頼んだつもりで、その人の経歴を見て決めています。そこに別の人が入ると、依頼側は「聞いていた人と違う人が動いている」と感じます。チームで受けること自体が問題なのではなく、依頼側が誰に頼んだと思っているかと、実際に動いている人が合っていないことが問題です。

順番として、チームで受けるなら、契約の前に「窓口は誰で、工程ごとに誰が動くか」を依頼側に伝え、了解を得てから始める。始めた後に人を足すときも、足す前に伝える。この順番を守れば、依頼側は「一人に頼んだ」ではなく「このチームに頼んだ」と理解して始めるので、期待のずれは起きません。エラベルは担当者を選べる仕組みなので、依頼側が見て決めた人が窓口になり、その人の判断で工程を分担する形をお願いしています。依頼側が選んだ人が顔であり続けることが、チームで受けるときの前提です。

まとめ

• チームで動く場面は副業の仲間と組む・依頼側の社内の人事担当と分担する・依頼側が複数の外部を入れているの三つ
• 分担は稼働時間ではなく工程で切る。候補者に触れる人、求人票を持つ人を一人に決める
• 依頼側の窓口は一人。報告は一つの声で出し、中で分担していることを依頼側に見せない
• 情報を見る人を限る。契約した本人以外が見るなら、依頼側に伝えて秘密保持の対象に入れる。媒体のアカウントは共有しない
• もめるのは報酬の分け方・誰が契約するか・片方が抜けたとき・報告の食い違い・成果の帰属・終わり方。始める前に決める
• 続けるには中で週に一度揃える・記録の置き場を一つに・文面の型を一つに・担当を固定・案件ごとに振り返る

よくある質問

知人と二人で受けるとき、契約はどちらが結べばよいですか

依頼側との契約を一人が結び、もう一人とはその人が中で取り決めを結ぶ形が多いです。この場合、契約を結んだ人が依頼側に対する責任を持ち、もう一人は契約した人に対して責任を持つ形になります。二人がそれぞれ依頼側と契約する形もあり、依頼側の手続きは増えますが、責任と報酬の関係は分かりやすくなります。どちらの形が自分たちに合うか、契約の形として問題がないかは、専門家にご確認ください。

依頼側の社内の人事担当と分担するとき、判断は誰がしますか

合否、条件、候補者への回答の内容など、採用の判断は依頼側の社員が持ちます。外部の立場では、判断の材料を整えて渡すところまでが範囲です。分担を決めるときに、「判断は社内、工程は外」という線を先に引いておくと、社内の担当者と工程が重なったり、外が判断に踏み込んだりすることが減ります。線の引き方は権限がないと動けない場面に整理しています。

チームで受けた案件の実績は、自分の実績として書いてよいですか

自分が担当した工程を、工程の単位で書くのが正確です。「採用を担当した」ではなく「スカウトの検索と送信を担当し、文面の型を作った」のように書けば、チームの他の人の工程を自分の実績にすることになりません。チーム全体の成果を書くなら、「チームで受けた案件で、自分は〇〇の工程を担当した」と添えます。実績の書き方は実績の示し方に書いています。