成果が数字に出ない業務の見せ方｜人事の副業で日程調整・記録・面接の準備のような業務は、「無くなった手戻り・減った待ち時間・依頼側の社内の人の時間」で見せる。数字が無いのではなく、数える対象が違う

受けている範囲は、日程調整と候補者への連絡、面接の記録の整備。毎月きちんと回しているが、稼働報告に書けるのは「調整した件数」くらいで、依頼側から「で、採用にどう効いているのか」と聞かれると答えに詰まる。結論を先に書くと、数字に出ない業務は、成果が無いのではなく、数える対象が違います。応募数や内定数ではなく、「無くなった手戻り」「減った待ち時間」「依頼側の社内の人が使わずに済んだ時間」を数えると、その業務の成果が見えます。日程調整なら「日程の理由での辞退が減った」「面接官が予定を組み直す回数が減った」、記録の整備なら「担当者が状況を聞きに来る回数が減った」が成果です。数える対象を最初に依頼側と決めておけば、報告で困りません。成果の定義そのものは成果をどう定義しておくかに、実績としての示し方は実績の示し方に、報告の形は稼働報告のフォーマットにまとめています。

数字に出ない業務が軽く見られる構造

日程調整や記録の整備は、採用が回るために欠かせない業務ですが、軽く見られやすい構造があります。

構造の要点は、「うまくいっているときほど見えない」ことです。日程調整が回っていれば辞退は起きず、記録が整っていれば担当者は困らない。問題が起きないことが成果なので、問題が起きない限り、誰も気づきません。だから、「問題が起きなかった」を数える形にしないと、成果は無いことになります。外部の立場で見えにくい価値の伝え方は外部の立場だからできることにも書いています。

数える対象を変える

数字に出ない業務の成果は、「増えたもの」ではなく「無くなったもの」「減ったもの」「使わずに済んだもの」で数えます。

変える要点は、「以前との比較」で数えることです。「日程の理由での辞退が、以前は月に数件あったが、今はほぼ無い」のように、自分が入る前と後を比べます。自分が入る前の状態は、案件の最初に依頼側に聞いておかないと分かりません。最初に聞いておく項目は現状把握のしかたに整理しています。数字は依頼側の管理の記録から取り、自分の推定で書きません。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「日程調整や記録の整備は、実績にならないので、早くスカウトや面接の設計に移りたい」というものです。実際には、依頼側の担当者が外部の担当者に最も感謝しているのは、目立つ施策より、「候補者を待たせなくなった」「面接官が文句を言わなくなった」という、回っている状態です。担当者は、その状態を上長に説明する言葉を持っていないだけで、価値を感じていないわけではありません。

見ていて差がつくのは、その状態を担当者が上長に説明できる言葉にして渡しているかです。「今月の調整は〇件でした」では、担当者は上長に説明できません。「日程の理由での辞退が先月の〇件から今月はゼロになり、面接官の予定の組み直しが無くなりました」なら、担当者は上長に「外部に頼んでから選考が止まらなくなった」と言えます。エラベルでは、日程調整や記録の整備の範囲で担当している担当者にも、稼働の量ではなく「無くなったこと」で報告する形をお願いしています。その形で報告している担当者は、地味な範囲でも更新が続き、範囲が広がっています。

状態の変化で見せる

数える対象が決まったら、稼働報告の「状態の変化」の欄に、以前との比較で書きます。

見せ方の要点は、「依頼側の社内の人への効果」を、数字でなくても一行入れることです。面接官や担当者の手間が減ったことは、依頼側の社内で最も伝わりやすい成果で、上長も「社内の時間が空いた」と理解できます。数字が取れない場合も、「面接官から予定の組み直しの連絡が来なくなった」のような事実で書けます。報告の書き方の型は報告のしかたに書いています。

依頼側の社内の人の時間で見せる

数字に出ない業務の多くは、依頼側の社内の人がやっていた業務です。その人の時間がどれだけ空いたかが、最も伝わる成果になります。

時間で見せる要点は、「その時間で何ができるようになったか」まで書くことです。「担当者の時間が空いた」だけでは、上長は「では担当者の仕事を減らせる」と受け取ることがあります。「空いた時間で、要件の整理と面接に集中できるようになった」と書けば、担当者の価値が上がった形で伝わり、担当者も自分を守りやすくなります。依頼側の社内の人との関係は現場との調整に整理しています。

依頼側に評価の軸を先に渡す

数字に出ない業務の成果は、依頼側が自分で気づくことは少なく、評価の軸を先に渡しておく必要があります。

渡す要点は、「契約のときに軸を決める」ことです。軸が無いまま始めると、依頼側は採用の数字で評価し、数字に出ない業務は「何もしていない」になります。最初に「この範囲は、この軸で見てください」と伝え、依頼側が合意していれば、報告はその軸で書くだけで済みます。期待のすり合わせは期待値のすり合わせに書いています。

それでも見えないときの扱い

評価の軸を渡し、以前との比較で書いても、依頼側が価値を感じない場合があります。そのときの扱いです。

扱いの要点は、「自分の範囲の成果と採用の数字の間の一段を書く」ことです。日程調整の成果は「辞退が減った」で、それが「面接数が維持された」につながり、「内定数」につながります。自分の範囲から採用の数字まで全部をつなげようとせず、一段だけつなげれば、依頼側は続きを自分で理解します。それでも評価されないなら、依頼側の評価の軸がその範囲に無いということで、見せ方を変えても届きません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、日程調整や記録の整備の範囲で長く続いている人は、稼働の量を報告していません。「無くなったこと」「減ったこと」「依頼側の社内の人が使わずに済んだ時間」を、以前との比較で毎月書いています。それを読んだ依頼側の担当者が上長に説明でき、上長が「外部に頼んで選考が止まらなくなった」と理解しているので、更新が続いています。

順番として、契約のときに評価の軸を渡し、最初の報告で以前の状態を書き、毎月同じ軸で比較を続け、依頼側の社内の人の時間で効果を書く。この順番で、数字に出ない業務も、依頼側の中で成果として扱われます。エラベルでは、依頼側が担当者を選ぶとき、目立つ施策の経験より、「回っている状態を作れる人」を求めている場面が多く、そこで選ばれる担当者は、回っている状態を見せる言葉を持っています。成果が数字に出ないのではなく、数える対象を変えれば出ます。

まとめ

• 数字に出ない業務は成果が無いのではなく、数える対象が違う。「無くなった手戻り・減った待ち時間・社内の人が使わずに済んだ時間」で数える
• 軽く見られるのは採用の数字に直接つながらず・うまくいっているほど見えず・社内でできると見られ・件数で報告しているから
• 以前との比較で書く。以前の状態は案件の最初に聞いておく。数字は依頼側の記録から
• 依頼側の社内の人の時間で見せ、その時間で何ができるようになったかまで書く
• 契約のときに評価の軸を渡し、毎月同じ軸で続け、担当者が替わったら改めて伝える
• 見えないときは自分の範囲と採用の数字の間の一段を書く。それでも届かないなら、依頼側の評価の軸の問題として分ける

よくある質問

以前の状態を聞かずに始めてしまい、比較の起点がありません

自分が入ってからの記録で、月ごとの推移を示します。「入って一か月目はこうで、三か月目はこう」という推移は、以前の状態が無くても書けます。加えて、依頼側の担当者に「私が入る前は、日程の調整はどのくらいかかっていましたか」と今からでも聞けば、担当者の記憶で起点を作れます。正確でなくても、担当者自身の記憶なので、担当者は納得します。

「辞退が減った」のは自分の業務のおかげか、他の要因か分かりません

一つの要因に断定しないほうが、依頼側の信頼を得られます。「日程の枠を固定してから、日程の理由での辞退が無くなった。他の要因もあるかもしれないが、日程の理由の辞退に限れば変化は明確」のように、自分の業務と直接つながる部分だけを書き、それ以外は断定しません。断定しない書き方のほうが、依頼側は「この人の報告は信用できる」と受け取ります。

依頼側の記録に、辞退の理由や調整の日数が残っていません

自分が記録を始めます。候補者に日程を提示した日と確定した日、辞退の理由を、依頼側のATSか共有の記録に残す形にすれば、数か月で比較の材料ができます。記録を残すこと自体が「記録の整備」の成果でもあり、「以前は分からなかったことが分かるようになった」と報告できます。記録の型は議事録の残し方と稼働ログの付け方に整理しています。