稼働報告のフォーマット｜人事の副業の月次の稼働報告は「工程別の時間・やったこと・状態の変化・次の月の見込み・確認したいこと」の五つを一枚に。依頼側の担当者が社内にそのまま回せる形にする

毎月、依頼側に稼働の報告を出しているが、形が毎回違い、何を書けばよいか迷って時間がかかる。依頼側の担当者からは「もう少し分かりやすく」と言われるが、何が分かりにくいのかが分からない。結論を先に書くと、稼働報告は、「工程別の時間」「やったこと」「状態の変化」「次の月の見込み」「確認したいこと」の五つを、一枚の同じ形で毎月出します。依頼側の担当者が読む相手は、担当者自身ではなく、担当者の上長や経理です。担当者がそのまま社内に回せる形になっていれば、担当者の手間が減り、請求の処理も止まりません。形を毎月変えないことが、内容の良さより先に効きます。報告の考え方そのものは報告のしかたに、稼働時間の記録の付け方は稼働ログの付け方に、報告と一緒に出す請求の時期は請求のタイミングにまとめています。

稼働報告が果たす三つの役割

稼働報告は、「今月これだけ働きました」と伝えるためだけのものではありません。三つの役割があり、それぞれ読む人が違います。

役割の要点は、「読む人が担当者だけではない」ことです。担当者は報告を読んだ後、経理に請求の根拠として渡し、上長に進捗として報告します。報告が担当者向けの文章だけだと、担当者はそれを経理向け、上長向けに作り直すことになります。最初から三つの役割を一枚に入れておけば、担当者はそのまま回せます。更新のときに根拠として使う話は更新時の条件見直しに書いています。

一枚に入れる五つの項目

五つの項目を、この順で一枚に入れます。順番は、読む人の関心の順です。

五つの要点は、「五」の確認したいことを、必ずしも毎月書く必要はないが、欄として置いておくことです。欄があると、担当者は「今月は判断が要ることがあるか」を一目で確認でき、無ければ読み飛ばせます。欄が無いと、確認したいことが本文に紛れ、担当者が見落とします。確認したいことの中身は、権限がないと動けない場面に書いた、外部の立場では決められないことが中心になります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「稼働報告は、たくさん動いたことを分かってもらうために、詳しく書くほどよい」というものです。実際には、依頼側の担当者は報告を読む時間が短く、詳しい報告ほど、社内に回す前に要約し直しています。担当者が求めているのは、詳しさではなく、「そのまま上長と経理に渡せる形」です。一枚で、同じ形で、五つの項目が同じ場所にあれば、担当者は読まずに回せます。

見ていて差がつくのは、「状態の変化」の書き方です。「スカウトを〇通送った」は稼働の量で、担当者は上長に「それで何が変わったのか」と聞かれます。「先月は面接に進む候補者がいなかったが、今月は進み始めた」は状態の変化で、上長はそれを聞きたい。エラベルでは、担当者の稼働報告の形を、依頼側の担当者が社内に回しやすいように最初に整えており、報告の形が整っている担当者ほど、依頼側の社内での評価が伝わりやすくなっています。

工程別の時間の見せ方

工程別の時間は、経理と担当者が最初に見る場所です。表にし、契約の想定との差を並べます。

見せ方の要点は、「契約に無い工程は分けて書く」ことです。契約の範囲外の工程を、範囲内の工程に混ぜて書くと、範囲の広がりが見えなくなり、更新のときに根拠が無くなります。「契約外」の行を作り、そこに時間を書いておけば、担当者も範囲が広がっていることを毎月確認できます。範囲の広がりの扱いは範囲が広がっていくときに、時間の記録の仕方は稼働時間の管理と申告に整理しています。

状態の変化の書き方

状態の変化は、担当者の上長が最も見たい場所で、書き方に差が出ます。

書き方の要点は、「先月との比較」を必ずしも数字で書かなくてもよいが、「変わった」「変わっていない」を書くことです。数字を出す場合は、依頼側の管理の数字（媒体の管理画面や依頼側の記録）を使い、自分の推定を書きません。変わっていない月は、「変わっていない。理由は〇〇と見ている。来月は〇〇を試す」と書けば、上長は「止まっている」ではなく「手を打っている」と読みます。結果の示し方は実績の示し方に書いています。

契約の形ごとの違い

契約の形によって、五つの項目のうち重みが変わるところがあります。

契約の形の要点は、「月額固定でも工程別の時間を書く」ことです。固定なので時間は請求に関係ありませんが、契約の実態の記録として、範囲と稼働がずれていないかを毎月残しておく必要があります。固定だからと時間を書かないでいると、更新のときに「稼働が増えている」根拠が無くなります。

最初に依頼側と決めること

稼働報告の形は、最初の報告の前に依頼側と決めておくと、毎月の手戻りが無くなります。

決めることの要点は、「誰まで回るか」を聞くことです。担当者だけが読むなら短くてよく、上長まで回るなら状態の変化を厚くし、経理まで回るなら工程別の時間を正確にします。回る先を知らずに書くと、どこかで作り直されます。最初の打ち合わせで触れる項目は初回打ち合わせの進め方に整理しています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、稼働報告の形が最初から決まっている人は、報告にかかる時間が月に短く、依頼側の担当者からの「もう少し」という要望がほとんど来ていません。形が毎月変わる人は、報告のたびに何を書くか考え、担当者はそのたびに読み方を変え、双方の時間が減っていきます。報告の内容より先に、形を固定することが効きます。

順番として、最初の報告の前に、五つの項目を入れた一枚の型を作り、担当者に見せて「この形で毎月出します」と確認する。担当者から「この項目も」と言われたら足し、「これは要らない」と言われたら消す。二回目からは、型に数字と文章を入れるだけにする。エラベルでは、担当者の稼働報告の型を依頼側と最初にすり合わせる形を取っていて、型が決まっている案件では、報告をめぐる行き違いがほとんど起きていません。報告は、書く力より、形を決めて守る力で決まります。

まとめ

• 稼働報告は請求の根拠・進捗の共有・契約の実態の記録の三つの役割があり、読む人は担当者だけではない
• 一枚に工程別の時間・やったこと・状態の変化・次の月の見込み・確認したいことの五つを、毎月同じ形で
• 工程別の時間は契約の工程と同じ名前で、想定との差を並べ、契約外の工程は分けて書く
• 状態の変化は先月との比較・理由・次に要ることで書く。数字は依頼側の管理の数字だけ
• 契約の形で重みが変わるが、月額固定でも工程別の時間は書く。契約の実態の記録になる
• 最初に出す日・形・工程の名前・数字の出どころ・確認したいことの扱い・誰まで回るかを依頼側と決める

よくある質問

稼働報告と定例の報告は、同じものでよいですか

定例は口頭で進捗を話し合う場で、稼働報告は書面で残すものなので、役割が違います。定例で話した内容を稼働報告の「やったこと」と「確認したいこと」に反映させ、稼働報告は月に一度、定例とは別に出す形が整理しやすいです。定例が月に一度なら、定例の直後に稼働報告を出すと、定例で決まったことをそのまま書けます。定例の進め方は定例会の進め方に書いています。

依頼側から報告の形式を指定されました。五つの項目が入っていません

指定された形式に従います。足りない項目は、指定の形式の中に入れられるなら入れ、入れられないなら別紙として添えます。特に「工程別の時間」と「契約外の工程」は、契約の実態の記録として自分のためにも要るので、依頼側の形式に無くても、自分の記録として残しておきます。依頼側の形式が請求の根拠として不十分なら、経理に確認して、請求書に内訳を添える形にします。

稼働が少なかった月の報告は、短くてよいですか

短くて構いませんが、形は変えません。五つの項目を同じ場所に置き、少なかった工程は時間を小さく書き、やったことは少なく書き、状態の変化は「大きな変化なし」と書き、次の月の見込みに理由を添えます。形が同じなら、担当者は「今月は少なかった」と一目で分かり、理由も読めます。形を変えて短くすると、担当者は「今月は報告が違う」と読み方から考えることになります。