稼働ログの付け方｜人事の副業の稼働ログは「その日のうちに・工程の単位で・始めと終わりの時刻で」付ける。記憶で後から埋めない。ログは請求・報告・自分の稼働の上限の三つに使う

稼働時間を記録しないといけないのは分かっているが、平日の夜に少しずつやっているので、いつ何をどれだけやったかを月末に思い出せない。だいたいで請求しているが、依頼側から内訳を聞かれると答えられない。結論を先に書くと、稼働ログは、「その日のうちに」「工程の単位で」「始めと終わりの時刻で」付けます。月末に記憶で埋めたログは、請求の根拠にならず、依頼側から聞かれたときに答えられません。ログは請求のためだけでなく、月次の稼働報告の材料と、自分の稼働の上限を守るための材料にもなります。付ける仕組みを最初に作れば、一日あたりの手間は短く済みます。稼働時間の管理と申告の考え方は稼働時間の管理と申告に、ログをまとめて出す報告の形は稼働報告のフォーマットに、本業との時間の切り分けは副業の時間を確保するにまとめています。

ログが要る三つの理由

稼働ログは、時間単価の案件だけのものではありません。月額固定でも、三つの理由で要ります。

三つの要点は、「自分の稼働の上限を守る」ことです。副業は本業の合間なので、少しずつ積み重なった稼働が、月で見ると想定を大きく超えていることがあります。ログがあれば、月の途中で「このままだと上限を超える」と分かり、稼働を調整できます。ログが無いと、超えてから気づきます。

記録する単位と項目

ログは、細かすぎると続かず、粗すぎると使えません。工程の単位で、五つの項目を記録します。

項目の要点は、「始めと終わりを時刻で書く」ことです。「約一時間」と書くと、月末の合計が「約」の積み重ねになり、請求の根拠として弱くなります。時刻で書けば、合計は計算で出ます。メモは、月末に「やったこと」を書くときの材料で、一行で足ります。工程の名前を稼働報告と揃えておけば、月末にログを工程ごとに合計するだけで、報告の「工程別の時間」ができます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「月額固定の契約なら、時間のログは要らない」というものです。実際には、月額固定の案件で更新のときに困るのは、範囲が広がって稼働が増えているのに、それを示す記録が無いことです。「忙しくなった」としか言えず、依頼側は判断できません。ログがあれば、「契約の想定は週にこれだけで、この工程が加わってこれだけになった」と、依頼側が見て分かる形で出せます。

固定の契約でログを付けている人は、更新のときの条件の話が短く済み、依頼側からも「実態が分かる」と評価されています。付けていない人は、更新のたびに同じ話を根拠なく繰り返し、通らないまま範囲だけが広がります。エラベルでは、契約の形に関わらず、担当者に工程ごとのログを勧めています。ログは請求のためではなく、範囲と稼働の実態を双方が見るためのものです。更新のときの使い方は更新時の条件見直しに書いています。

その日のうちに付ける仕組み

ログが続かないのは、意志の問題ではなく、付けるタイミングと場所が決まっていないからです。

仕組みの要点は、「始めるときに時刻を書く」ことです。終わってから付けようとすると、終わった時点で疲れていて、付けずに終わります。始める前に時刻を書いておけば、終わりの時刻を足すだけで済み、それが副業の区切りにもなります。副業の時間を平日の夜に置く形は平日の夜に副業をするに、早朝に置く形は早朝に副業をするに書いています。

細切れの稼働の扱い

副業の稼働は、まとまった時間ではなく、細切れになりがちです。候補者への返信を数分、依頼側からのチャットに数分、というものをどう扱うかを決めます。

細切れの要点は、「一日の合計で一行」にすることです。数分の作業を全部書こうとすると、書く手間が作業より長くなり、続きません。細切れは工程ごとに一日で合計し、一行にします。時間単価の案件では、この細切れの合計を請求に入れるかどうかを、最初に依頼側と決めておきます。決めていないと、月末に「この時間は請求してよいのか」で迷います。

依頼側の情報を入れない線

ログは自分の記録ですが、依頼側の情報と候補者の情報を入れると、扱いが変わります。

線の要点は、「ログは案件が終わった後も残る」ことです。依頼側や候補者の情報が入っていると、案件の終了時にログを処分するか、情報を消すかの作業が要ります。最初から入れなければ、ログは自分の記録として残せ、更新や次の案件の見立てに使えます。案件の終了時の情報の扱いは引き継ぎの進め方に整理しています。

月末にまとめる手順

日々のログが付いていれば、月末のまとめは短い手順で終わります。

手順の要点は、「五」の判断のメモを別に写すことです。ログのメモには、作業だけでなく、その日に決めたことが混ざっています。それを月末に別の場所に写しておくと、更新のときの根拠、発信の種、経歴に書く進め方の材料が、案件の中で自然に溜まります。実績としての残し方は実績の示し方に書いています。

続かないときの直し方

ログが途切れることはあります。途切れたときに、記憶で埋めずに、仕組みを直します。

直し方の要点は、「記憶で埋めない」ことです。数日分を後から記憶で埋めると、ログは請求の根拠として使えなくなり、自分でも「どこまでが本当か」が分からなくなります。抜けた日は抜けたままにし、次から仕組みを直す。それが、ログの信頼を保つ唯一の方法です。

エラベルの見解

担当する側から見ると、ログを長く続けている人は、ログを「請求のための義務」ではなく「自分の稼働の上限を守る道具」として使っています。請求のためだけだと、月額固定の案件では動機が無くなり、途切れます。上限を守るためだと、本業が忙しい月に「今月は副業の稼働を落とす」と月の途中で判断でき、本業も副業も崩れません。

順番として、副業を始めるときに、月の稼働の上限を決め、ログをその上限と比べる道具として最初から置く。請求と報告は、その副産物として出てくる。この順番だと、ログが途切れる理由が無くなります。エラベルでは、担当者の稼働の上限を登録の時点で聞いていて、その上限を守れている担当者は、案件が長く続き、依頼側からの評価も安定しています。ログは、上限を守るための最も簡単な道具です。稼働の上限の決め方は稼働時間の上限に、複数の案件を持つときの上限の分け方は複数案件を掛け持ちできるかに書いています。

まとめ

• ログはその日のうちに・工程の単位で・始めと終わりの時刻で。記憶で後から埋めない
• 要る理由は請求の根拠・報告の材料・自分の稼働の上限を守るの三つ。月額固定でも要る
• 項目は日付・案件・工程・始めと終わりの時刻・一行のメモ。工程の名前は稼働報告と揃える
• 続ける仕組みは始めるときに時刻を書く・終わりの時刻を副業の終わりの合図に・場所を一つに・開きっぱなしに・副業用の端末に
• 細切れは工程ごとに一日で合計して一行。判断は短くても残す
• 候補者・依頼側の情報・感想を入れない。月末は工程で合計し、契約外を分け、判断のメモを別に写し、上限と比べる
• 途切れたら記憶で埋めず、抜けは抜けとして、仕組みを直す

よくある質問

ログのツールは何を使えばよいですか

表計算の一枚で足ります。日付・案件・工程・始め・終わり・メモの六列を作り、月ごとにシートを分けるか、一枚に続けて書きます。時間の記録に特化したアプリもありますが、工程ごとに合計でき、副業用の端末かアカウントに置けるなら、何でも構いません。大切なのは、ツールより、始めるときに時刻を書く習慣です。ツールの選び方は使うツールをそろえるに整理しています。

依頼側からログの提出を求められました。そのまま出してよいですか

ログに依頼側と候補者の情報が入っていなければ、そのまま出して問題になることは少ないです。ただし、複数の案件を一枚のログに書いている場合は、その依頼側の案件の行だけを抜き出して出します。他の依頼側の案件の行が見えると、他の依頼側の情報を出したことになります。メモの欄に自分の判断や感想が混ざっているなら、工程と時間だけの形に整えて出します。

本業の時間中に副業の作業をしてしまった分は、どう記録しますか

本業の時間中の副業の作業は、本業の会社の規定に触れることが多く、記録以前に避けるべきものです。やってしまった場合、ログには書かず、請求にも入れません。書けば本業の時間に副業をした記録が残り、請求すれば依頼側にそれを伝えることになります。次からは、副業の連絡が本業の時間に来ても、返信は副業の時間に回します。本業との切り分けは本業と利益相反になる案件にも書いています。規定の解釈は専門家にご確認ください。