議事録の残し方｜人事の副業の議事録は「決まったこと・決まらなかったこと・誰がいつまでに」の三つを、打ち合わせの当日に依頼側へ送る。話した内容の記録ではなく、次に動くための記録にする

依頼側との定例で決まったはずのことが、次の週に「そんな話だったか」と食い違う。自分のメモはあるが、依頼側には送っていないので、どちらの記憶が正しいか確かめようがない。結論を先に書くと、議事録は、話した内容の記録ではなく、「決まったこと」「決まらなかったこと（保留と理由）」「誰がいつまでに何をするか」の三つを書き、打ち合わせの当日に依頼側へ送ります。当日に送れば、依頼側の記憶が新しいうちに食い違いを直せ、翌週の「そんな話だったか」が起きません。依頼側が議事録を書く場合も、自分の側で三つを確認し、違いがあればその日のうちに伝えます。定例の進め方は定例会の進め方に、月次の報告の形は稼働報告のフォーマットに、依頼側への連絡の型はメールの書き方と運用にまとめています。

議事録が要る理由

副業の案件で議事録を残す理由は、社内の会議の議事録とは少し違います。外部の立場で、週に数時間しか稼働しないからこそ要ります。

理由の要点は、「判断の所在を残す」ことです。外部の立場では、自分で決めてよいことと依頼側に決めてもらうことの線が、案件の途中で動きます。議事録に「〇〇は自分の判断で進める、と確認」と残しておけば、後で「勝手に進めた」と言われることが減ります。

話した内容ではなく決まったことを書く

議事録が長くて読まれないのは、話した内容を順番に書いているからです。三つに絞ると、短くなり、読まれます。

三つの要点は、「決まらなかったこと」も書くことです。決まったことだけを書くと、保留になった話が消え、次の定例で「あれはどうなった」と最初から話すことになります。保留と理由と、誰が次に動くかを書いておけば、次の定例はそこから始められます。経緯や議論の内容は、書かなくても構いません。読む側が知りたいのは、結論と次の動きです。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「議事録は依頼側が書くもので、外部の自分が書くと出しゃばりに見える」というものです。実際には、依頼側の担当者は忙しく、議事録を書かないことが多いです。書かれないまま次の週になり、記憶の差で食い違いが起き、その修正に双方の時間が使われます。外部の側が三つに絞った短い議事録を当日に送ると、担当者はそれを読んで確認するだけで済み、「助かる」と受け取られます。

見ていて差がつくのは、「誰がいつまでに」の欄に依頼側の動きも書いているかです。自分の動きだけを書くと、依頼側の担当者が確認すべきことが消え、次の定例で「まだ確認していない」となります。担当者の動きも書き、期限を入れておくと、担当者はそれを社内の自分の作業として扱えます。エラベルでは、担当者と依頼側の定例で決まったことの記録を残すことを勧めており、記録がある案件では、範囲や判断をめぐる行き違いがほとんど起きていません。

当日に送る理由と送り方

議事録は、当日に送ることに意味があります。翌日以降になると、役割の半分を失います。

送り方の要点は、「返事が無ければ合意とみなす」を最初に決めておくことです。毎回「確認しました」の返事を求めると、担当者の負担になり、返事が来なくなります。「違いがあれば連絡、無ければそのまま」と決めておけば、担当者は違うときだけ返せばよく、議事録は返事が無くても記録として成り立ちます。

依頼側が議事録を書く場合

依頼側が議事録を書く案件では、自分が書かない代わりに、確認する役割が要ります。

依頼側が書く場合の要点は、「違いをその日のうちに返す」ことです。依頼側の議事録に自分の理解と違うことが書かれていて、それを放置すると、依頼側の記録が正になります。後から「違っていた」と言っても、記録に残っているほうが強い。届いた日に読んで、違いがあればその日に返します。

候補者の情報を入れない線

定例では候補者の話が出ますが、議事録には候補者を特定する情報を入れません。

線の要点は、「議事録は候補者管理の記録ではない」ことです。候補者の情報は、依頼側の候補者管理の仕組み（ATSや依頼側の表）に置くもので、議事録に書くと、議事録が個人情報の記録になり、保管と処分の扱いが変わります。議事録には人数と工程と方針だけを書き、候補者の個別の情報は依頼側の仕組みに置きます。候補者の情報の扱いは個人情報の扱いに整理しています。

議事録を後から使う場面

当日に送った議事録は、その後、いくつかの場面で根拠として使えます。

使う場面の要点は、「争うためではなく、認識を揃えるため」だということです。「記録にあります」を相手を責める形で使うと、関係が壊れます。「記録ではこうなっていますが、今はどう進めましょうか」と、次の動きを決めるために使えば、記録は双方の道具になります。依頼側とのトラブルの整理はトラブルへの対処に書いています。

残す場所と期間

議事録は送ったメールがそのまま記録になりますが、探せる形で残しておきます。

残し方の要点は、「候補者の情報が入っていなければ、扱いは軽くて済む」ことです。議事録に候補者の情報を入れない線を守っていれば、議事録は依頼側との合意の記録で、保管も処分も難しくありません。入っていると、個人情報の記録として、依頼側の定めに従った処分が要ります。線を守ることが、後の手間を減らします。契約の終了時の記録の扱いは、契約書の条項を確認し、迷えば専門家にご確認ください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、議事録を当日に送る習慣がある人は、依頼側との行き違いが少ないだけでなく、依頼側の担当者が替わったときに案件が続いています。新任の担当者は、前任から引き継ぎを受けても、外部の担当者との経緯までは分かりません。議事録が残っていれば、新任はそれを読んで「この人とは、こういう線で進めてきた」と分かり、最初からやり直さずに済みます。

順番として、最初の定例で「毎回、決まったこと・保留・誰がいつまでにの三つを当日に送ります。違いがあればお知らせください、無ければそのままで」と伝え、その日から始める。二回目以降は、型に沿って書くだけになります。エラベルでは、依頼側の担当者の交代が案件の終了につながる場面を見てきましたが、記録が残っている案件は、交代の後も続いていることが多いです。議事録は、その日の合意のためだけでなく、案件を長く続けるための記録です。担当者の交代への備えは契約を切られたときにも書いています。

まとめ

• 議事録は決まったこと・決まらなかったこと（保留と理由）・誰がいつまでにの三つ。話した内容は書かない
• 要る理由は記憶の差を埋める・判断の所在を残す・範囲の変化を記録する・担当者が替わっても続けられる・「聞いていない」を防ぐ
• 当日にメールの本文で送る。返事が無ければ合意とみなす、と最初に決めておく
• 依頼側が書く場合は三つが入っているか確認し、違いはその日のうちに返す
• 候補者を特定する情報を入れない。人数と工程と方針だけ。候補者の情報は依頼側の仕組みに
• 後から範囲の変化・認識のずれ・担当者の交代・稼働報告・引き継ぎで使う。争うためではなく認識を揃えるため
• 残す場所は副業用のアカウントに案件ごと。期間は契約の定めに従い、自分の判断の記録は依頼側の情報を抜いて写す

よくある質問

定例が短く、決まったことがほとんど無い週も送りますか

送ります。「決まったこと：なし。保留：〇〇（前回から継続）。誰がいつまでに：自分が〇〇を継続」のように、短くて構いません。毎回届くことで、依頼側は「今週は決まったことが無かった」と分かり、届かない週があると「送り忘れか、定例が無かったか」と迷わずに済みます。形を毎回同じにしておけば、書く時間はほとんどかかりません。

依頼側から「議事録は要らない」と言われました

依頼側が要らないと言っても、自分の側の記録としては残します。送らない代わりに、三つの項目を自分の記録に書いておき、範囲や判断で食い違いが起きたときに、「〇月〇日の定例では、私の理解ではこうでした」と示せる形にします。依頼側に送らないので相手の確認は取れませんが、自分の理解の記録は残ります。範囲の変化や判断の所在に関わることが決まったときだけ、「念のため、この点は文面で共有させてください」と一文送る形もあります。

チャットで決まったことも、議事録にしますか

チャットで決まったことは、チャットの記録が残るので、改めて議事録にしなくても構いません。ただし、チャットは流れて探しにくいので、範囲や判断の所在に関わることがチャットで決まった場合は、次の定例の議事録に「〇日のチャットで〇〇と確認」と一行入れておくと、後から探せます。チャットでのやり取りの扱いはメールの書き方と運用に整理しています。