面接の設計｜「何回・誰が・何を確かめ・どう記録し・誰が決めるか」を先に決める型

「面接官の見る目が無い」「面接で見抜けなかった」。依頼側からこう聞くと、面接官の研修を提案したくなります。ただ、面接がうまくいかない原因のほとんどは、面接官の腕ではなく、「何回で、誰が、何を確かめ、どう記録し、誰が決めるか」が決まっていないことです。設計が無いと、腕の良い面接官でも、段階ごとに同じことを聞き、記録は印象になり、決める人が曖昧なまま内定が出ます。結論を先に書くと、面接の設計は、回数と段階・各段の面接官・各段で確かめる項目・記録の形・決める人の五つを先に決め、要件の一枚の「面接で確かめる項目」を段階に割り振り、面接官に一枚で渡し、記録は観点ごとに事実と判断を分け、決めるのは依頼側に残します。要件の一枚の作り方は採用要件を引き出すヒアリングの型に、面接を実施する側で受けるときの注意は面接代行を受けるときの注意に書いています。ここでは、設計の型に絞ります。

面接官の腕ではなく設計の問題

評価のばらつきの構造は面接官によって評価がばらつくに書いています。見る目を揃えるのではなく、設計を揃えます。

設計で決める五つ

五つを一枚にして、依頼側と合意してから面接を始めます。途中で変えると、前後の候補者で基準が変わります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、面接の設計で最も差がつくのは、「各段で確かめる項目を重ねない」ことです。受ける側は、一次で全部を確かめようとして、一次が長くなり、二次でも同じことを聞き、候補者は「何度も同じ話をさせられた」と感じます。一次は「経歴で読めたことの確認」、二次は「性質や動き方を場面で聞く」、最終は「決め手になる情報を渡し、候補者の迷いに答える」と割り振ると、各段が短くなり、候補者の負担が減り、面接官も自分の段で何を聞けばよいかが明確になります。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「一次と二次で、確かめることが分かれていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、要件の一枚の「面接で確かめる項目」を一つずつ、一次・二次・最終のどれか一つに振ること。二つの段に振った項目があれば、どちらか一つにします。

段階への割り振り

段階の数は依頼側の判断です。三段が多ければ二段に、一次と二次を同日に、という形もあります。段が増えるほど候補者が流れるので、段を増やす提案はしません。過去の場面を聞く型は面接で何を聞けばよいか分からないに書いています。

面接官に渡す一枚

一枚は求人ごとに作り、段ごとに一枚です。面接官が替わっても同じ一枚を渡します。候補者の氏名と経歴の全文は載せず、媒体のIDか応募の番号と、前の段の記録の要約だけにします。

記録の形：事実と判断を分ける

事実と判断を分けるのは、後で「なぜ通したか」を振り返れるようにするためと、面接官ごとの判断の差を、事実の欄で確かめられるようにするためです。「人柄が良い」「印象が良い」は判断の欄にも書きません。基準に無い項目だからです。基準の作り方は評価基準が言語化できていないに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「面接の設計をしたら、合否も設計者が出せる」というものです。実際には、副業の担当者が合否を出すと、依頼側の判断が外部に寄り、入社後に問題が起きたときに責任の所在が曖昧になります。担当者がやるのは、設計と、一枚と、記録の形と、記録を並べて「基準に照らすとこうなります」と示すところまでで、通す・通さないを決めるのは依頼側です。この線は、契約の範囲にも、職業紹介に関わる法令の整理にも関わるので、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。受ける側がその場で使える判断としては、記録の「判断」の欄を、担当者ではなく面接官が書く形にすること。担当者は記録の形を整え、欄が埋まっているかを確かめ、決める人に並べて渡します。判断を依頼側に残す形は面接代行を受けるときの注意に書いています。

決める人を決める

多数決にしないのは、面接官の数で結果が変わるからです。決める人が一人いて、他の面接官の記録を材料にする形が、ぶれません。

基準にしてはいけない項目

性別、年齢、国籍、家族の状況、出身地などを面接の質問や判断の基準にすることには、募集や採用で法令上の決まりがあると一般に整理されています。面接官に渡す一枚の「聞かないこと」に明記し、記録にも書きません。面接官が聞いてしまった場合は、記録から除き、依頼側に伝えます。何が該当するかは、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。個別の判断は専門家にご確認ください。線の詳細は副業で法令違反をしないためにに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 面接がうまくいかないのは面接官の腕ではなく、設計が無いから
• 決めるのは回数と段階・各段の面接官・各段で確かめる項目・記録の形・決める人の五つ
• 「面接で確かめる項目」を段階に一つずつ振り、重ねない。一次は経歴の確認、二次は場面、最終は決め手
• 面接官には段ごとの一枚。役割・項目・聞き方・基準・聞かないこと・記録の形
• 記録は事実と判断を分ける。「人柄が良い」は書かない
• 決めるのは依頼側。多数決にせず、決める人を一人に。担当者は設計と記録を並べるまで
• 基準にしてはいけない項目は聞かない・書かない。個別の判断は専門家にご確認ください

よくある質問

依頼側の面接の回数が多く、候補者が途中で辞退します

段ごとに確かめる項目を並べ、重なっている項目を示します。重なりを消すと、段を減らせることが多い。「一次と二次を同日に」「二次と最終を同じ相手で」のような形を、候補者の辞退の数と一緒に提案します。段の数は依頼側の判断なので、担当者は「重なり」と「辞退の数」を材料として並べるまでです。辞退の構造は日程調整が遅くて候補者が流れるにも書いています。

面接官が「型どおりに聞くと、候補者の本当の姿が見えない」と言います

型は質問を固定するものではなく、確かめる項目と記録の形を固定するものです。項目に沿って「〇〇した場面を具体的に」と聞き、そこから深掘りするのは面接官の自由です。「聞き方は自由で、確かめる項目と記録の形だけ揃えます」と伝えると、面接官の抵抗は減ります。深掘りの途中で基準に無いことを見つけたら、記録の「事実」の欄に書き、基準に足すかは依頼側が決めます。

記録を書く時間が面接官に無い、と言われます

記録の欄を減らします。「確かめる項目ごとに、事実を一行、判断を一語」で足ります。面接の直後に五分で書く形を、日程の枠に含めて預かります。記録が無いと、判断が割れたときに戻る材料が無く、入社後のずれも振り返れません。「記録は面接官のためではなく、決める人が決めるための材料です」と、使い道で説明します。