リファレンスチェックを行う｜「裏を取る」ではなく、本人の同意のもとで「面接の観点を第三者の事実で補う」型

「リファレンスチェックをしてほしい」という依頼を、「前職での評判を調べる」「裏を取る」と受け取ると、事故になります。本人の知らないところで前職に連絡する、本人が指定していない相手に聞く、面接の観点と関係ない評判を集める。どれも、個人情報と募集・採用に関わる法令の整理、そして候補者との信頼に関わります。結論を先に書くと、リファレンスチェックは、本人の同意と依頼側の決まりを前提に、本人が指定した相手に、面接の観点と同じ項目で「過去の場面の事実」だけを聞き、聞いてはいけない項目に触れず、記録と共有の範囲を限定し、結果の扱いは依頼側の判断に残して、担当者は整理までを行います。会社側から見た手順はリファレンスチェックの進め方に、代行に出す範囲はリファレンスチェックは代行に出せるかに書いています。ここでは、副業の担当者が関わるときの型に絞ります。

「裏を取る」で進めると事故になる

リファレンスチェックは、「調査」ではなく、「本人の同意のもとで、面接で確かめた観点を、第三者の事実で補う」ものです。この位置づけを依頼側と共有してから始めます。

前提：本人の同意と依頼側の決まり

同意の取り方、記録の保管、法令上の整理は、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。担当者が「これで大丈夫」と判断しません。個別の判断は専門家にご確認ください。線の詳細は副業で法令違反をしないためにと個人情報の扱いに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、リファレンスチェックで最も差がつくのは、「聞く項目を面接の観点に限る」ことができるかどうかです。受ける側は、せっかく前職の人に聞けるのだから、と「勤務態度」「人間関係」「退職の理由」まで聞きたくなります。ただ、面接の観点に無い項目を聞くと、判断の基準に無い情報が集まり、それが合否に混ざります。混ざった判断は、後で説明できません。面接で「迷う」が付いた観点について、「〇〇のような場面で、この方はどう動いていましたか」と、過去の場面の事実だけを聞く。それで、リファレンスチェックは面接の補いとして機能します。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「リファレンスで聞く項目は、面接の観点と同じですか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、聞く項目の一枚を、評価シートの観点をそのまま写して作ること。新しい項目を足しません。

聞く項目：面接の観点と同じ

聞くのは「事実（場面）」で、「評価（良かったか）」ではありません。「良い人でしたか」と聞くと、答える側は良く言うか、言葉を濁すかで、判断に使えません。「〇〇の場面で、どう動いていましたか」と聞くと、事実が返ります。聞き方の型は面接質問集を作るの掘る問い（状況・役割・判断・行動・結果）と同じです。

聞いてはいけない項目

答える側が自分から話し始めたときも、記録しません。「その点は結構です」と止めます。

記録と共有の範囲

記録は、評価シートの観点と同じ並びにし、「面接ではこう、リファレンスではこう」と横に置けるようにします。突き合わせの形は見極めの精度を上げると同じです。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「リファレンスで悪い話が出たら不採用」というものです。実際には、リファレンスの結果は、面接の観点を補う材料の一つで、それだけで決めるものではありません。答える側の立場（本人と合わなかった上司かもしれない）、場面の解釈、本人が面接で語ったことの整合。これらを並べて、決める人が決めます。担当者は、面接の記録とリファレンスの記録を観点ごとに並べ、「ここは一致、ここは食い違い」を示すまでです。食い違いがあれば、本人に確かめる機会を設けるかどうかも、依頼側の判断です。受ける側がその場で使える判断としては、リファレンスの記録に「判断」の欄を作らないこと。事実の欄だけにし、判断は決める人が面接の記録と合わせて行います。合否に関わる線は合否判断に関わってよいかに書いています。

担当者が実施するか、設計だけか

副業の担当者が実施する場合、答える側から見ると「依頼側の人」です。名義、答えてよい範囲、聞いた内容の扱いを、依頼側と先に決めます。範囲の決め方は業務範囲を書面で固めるに書いています。実施が依頼側の決まりや法令の整理で外部に出せない場合は、設計だけに留めます。

進め方の順

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 「裏を取る」ではなく、本人の同意のもとで、面接の観点を第三者の事実で補うもの
• 前提は本人の同意と依頼側の決まり。聞く相手は本人が指定。判断は専門家の確認に従う
• 聞く項目は面接の観点と同じ。「迷う」の観点を重点に。評判ではなく場面の事実
• 聞いてはいけない項目に触れない。答える側が話し始めても記録しない
• 記録は観点ごとに事実だけ。判断の欄を作らない。決める人と人事にだけ
• 結果の扱いは依頼側の判断。担当者は面接の記録と並べて一致と食い違いを示すまで
• 実施するか設計だけかは契約と依頼側の決まりで。個別の判断は専門家にご確認ください

よくある質問

候補者が「現職に知られたくないので、リファレンスは受けたくない」と言います

本人の意向を優先します。現職に聞かない形（前職の相手だけ）で実施できるか、実施しないかは、依頼側の判断です。担当者は、本人の意向を正確に依頼側に伝え、「現職への連絡は本人の同意が無ければ行わない」を確認します。受けないことを理由に不利に扱うかどうかも依頼側の判断で、担当者は判断しません。

答える側が、本人の悪い話を長く語りました

観点に関わる場面の事実だけを記録し、それ以外は記録しません。答える側の立場（本人との関係）を一行で残し、決める人が読むときの材料にします。悪い話が出たこと自体で判断せず、面接の記録と観点ごとに並べます。食い違いがあれば、本人に確かめる機会を設けるかは依頼側の判断です。担当者が「この人は危ない」と伝えることはしません。

リファレンスの結果を、本人に伝えてよいですか

依頼側の決まりに従います。担当者が判断しません。本人から「何と言われましたか」と聞かれても、「結果の扱いは会社の決まりに従います」と答え、内容には触れません。答える側の情報を本人に伝えることも、答える側との関係に関わるため、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。