レポートを作る｜「やったことの一覧」ではなく、「数字・詰まり・判断してほしいこと」の一枚にする型

月末に「今月のレポートをください」と言われ、やったこと（スカウトを何通、面接の日程を何件、求人票を直した）を並べて送ると、依頼側からの返事は「ありがとうございます」だけで、何も動きません。作業の一覧は、担当者が働いたことは伝わっても、依頼側が判断する材料になっていないからです。レポートは、稼働の証明ではなく、決める人が次を決めるための一枚です。結論を先に書くと、採用のレポートは、期間・KPI三つと見る指標・詰まりの段と根拠・手当てとその結果・判断してほしいこと・次にやることの構造で一枚にし、週次と月次で中身を変え、数字は件数で断定せず、悪い数字を隠さずに読み方を添え、判断してほしいことには選択肢と期限を付けます。報告の三層は報告のしかたに、頻度は報告の頻度をどう決めるかに、会社側が求める項目は採用代行のレポートに入れてもらう項目に書いています。ここでは、一枚の型に絞ります。

作業の一覧が読まれない理由

決める人が知りたいのは、「数字はどうか」「どこが詰まっているか」「自分は何を決めればよいか」の三つです。作業は、その根拠として一行あれば足ります。

読者は決める人

一枚は決める人に向けて書き、人事の担当と面接官には、必要な部分だけを切り出します。全員に同じ一枚を送ると、誰にも刺さりません。

エラベルの見解

担当する側から見ると、レポートで最も差がつくのは、「判断してほしいこと」の欄があるかどうかです。受ける側は、レポートを「報告」として、事実を並べて終わります。ただ、決める人は、事実を読んで自分で判断を組み立てる時間がありません。「一次の日数が詰まりです。面接官の枠を週二枠預かる案と、一次を人事だけにする案があります。〇日までにどちらかをお決めください」と書いてあれば、決める人はその場で決められます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「担当者のレポートに、御社が決めることが書いてありますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、一枚を書き終えたら、「判断してほしいこと」の欄が空でないかを確かめること。空なら、詰まりが見えていないか、担当者が自分で決めてしまっているかのどちらかです。

一枚の構造

七つで一枚です。作業の一覧は、四の「手当て」の根拠として一行ずつ入れば足ります。

週次と月次で中身を変える

週次に七つ全部を入れると、作る時間が稼働を圧迫し、読む側も飽きます。週次は「動いている」と「止まっている」が分かれば足ります。三層の考え方は報告のしかたに書いています。

数字は件数で、断定しない

割合は、件数が少ないと大きく揺れます。件数のまま並べ、揺れることを添えます。数字の伝え方は数字で語るに書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「悪い数字は、良く見える言い方に変えて書く」というものです。実際には、悪い数字を柔らかく書いたレポートは、決める人が詰まりに気づく時期を遅らせ、後で「なぜ早く言わなかったのか」になります。悪い数字は、そのまま書き、隣に「読み方」（何が原因の候補か、次に何を試すか）を添えます。読み方が添えてあれば、悪い数字は「担当者が見えている」証拠になり、信頼はむしろ上がります。受ける側がその場で使える判断としては、一枚の中で一番悪い数字を、隠さずに二の欄の先頭に置くこと。先頭にあると、決める人はそこから読み、判断してほしいことにつながります。

判断してほしいことの書き方

「ご検討ください」で終えると、検討されません。選択肢と期限があれば、決める人はその場で決められます。提案の一枚の型は提案のまとめ方に書いています。

作る時間を稼働に含める

レポートを作る時間を稼働に含めずに引き受けると、作る時間が無くなり、作業の一覧に戻ります。見積もりの段階で、「月次のレポートに要する時間」を工程として入れます。見積もりの型は見積もりの出し方に、資料の作り方は資料の作り方に書いています。

担当者が替わっても同じ形で

型が残っていれば、次の担当者も同じ形で出せ、依頼側は過去と比べられます。担当者ごとに形が変わると、比較ができなくなります。引き継ぎの形は引き継ぎ資料の残し方に書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 作業の一覧は稼働の証明で、判断の材料ではない
• 読者は決める人。人事の担当と面接官には必要な部分だけ
• 一枚は期間・KPIと見る指標・詰まりと根拠・手当てと結果・判断してほしいこと・次にやること・止まっていることの七つ
• 週次は数行、月次は一枚。区切りで直したことと直っていないこと
• 数字は件数で、断定しない。悪い数字は隠さず先頭に置き、読み方を添える
• 判断してほしいことは選択肢・代償・担当者の案・期限。「ご検討ください」で終えない
• 作る時間を稼働に含める。型を残して担当者が替わっても同じ形で

よくある質問

依頼側から「もっと詳しいレポートを」と言われました

何を詳しくしたいかを聞きます。「作業の詳細」なら別紙に、「数字の内訳」ならファネルの一枚の経路別・求人別を添付に、「候補者ごとの状況」なら一覧を共有の場所で見てもらう形に、と分けます。一枚そのものは長くしません。詳しさは添付で足し、一枚は決める人が読む長さを保ちます。

レポートに候補者の氏名を書いてよいですか

一枚には書きません。段階ごとの数と、詰まりと、判断することで足ります。特定の候補者について判断してほしいこと（内定を出すか、条件をどうするか）がある場合は、応募の番号か媒体のIDで書き、詳細は一覧か記録を見てもらいます。レポートは共有の範囲が広がりやすいので、個人情報を載せない形にします。扱いは個人情報の扱いに書いています。

手当ての結果が出るまで時間がかかり、月次で報告できることがありません

「実行したが、結果はまだ」と書きます。実行したこと自体が報告で、結果が出る時期（次の月、次の次の月）を添えます。結果が出る前に次の手当てを重ねると、どちらが効いたか分からなくなるので、「今月は結果待ち。新しい手当ては入れない」も判断として書きます。検証の考え方は文面を検証すると同じです。