引き継ぎ資料を作る｜「やったことの記録」ではなく、「翌日に動く人が困らない四つ（型・状態・未完了・連絡先）」を一枚にする型

案件の終わりに「引き継ぎ資料を作ってください」と言われ、これまでやったことの履歴を時系列で書いて渡すと、翌日に動く人は「で、いま何が動いていて、私は何をすればよいのか」が分からず、担当者に連絡してきます。引き継ぎ資料は、過去の記録ではなく、翌日に動く人が困らないための一枚です。結論を先に書くと、引き継ぎ資料は、型（使っている様式と基準）・状態（いま動いている候補者と案件の段階）・未完了（止まっていることと期限と判断待ち）・連絡先（依頼側の窓口と外部の窓口）の四つを一枚にし、状態は候補者リストとATSの一覧をそのまま使って書き写さず、未完了は「誰が・いつまでに・何を」で、担当者の手元の情報は消して「消した」と書き、判断の所在を残し、引き継ぎの相手が読んで一度回せるかで確かめます。引き継ぎの考え方の全体は引き継ぎ資料の残し方に、いつ辞めても困らない状態はいつ辞めても困らない状態を作るに、会社側から見た項目は引き継ぎ資料に含める内容に書いています。ここでは、一枚を作る型に絞ります。

履歴を渡しても翌日に困る理由

翌日に動く人が知りたいのは、「型はどこにあるか」「いま何が動いているか」「何が止まっているか」「誰に連絡するか」の四つです。

四つの部

四つで一枚です。マニュアル（マニュアルを作る）があれば、「型」の部はマニュアルへのリンクで足ります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、引き継ぎで最も差がつくのは、「状態を書き写さない」を守れるかです。受ける側は、丁寧にしようとして、いま動いている候補者の一覧を引き継ぎ資料に書き写します。すると、翌日に候補者の段階が動いた瞬間に、引き継ぎ資料と一覧がずれ、翌日に動く人はどちらを信じるか迷います。「状態は一覧が正。引き継ぎ資料には、一覧の場所と見方だけを書く」。これで、引き継ぎ資料は古くならず、一覧が更新され続けます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「引き継ぎ資料に、候補者の状態が書き写されていませんか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、「状態」の部に候補者の番号を一つでも書きたくなったら、その候補者について書くべきことは「未完了」の部に「誰が・いつまでに・何を」として書き、状態は一覧に任せること。

未完了の書き方

未完了は、多くて十行。多いなら、引き継ぎの前に減らします。「放置したら何が起きるか」があると、翌日に動く人が優先を付けられます。

担当者の手元の情報を消して「消した」と書く

「消した」と書くことで、依頼側は個人情報が残っていない安心を持て、担当者は後で「持っているのでは」と疑われずに済みます。扱いは個人情報の扱いとアカウント管理のしかたに書いています。

判断の所在を残す

判断の所在が無いと、翌日に動く人が「前の担当者が決めたのか、会社が決めたのか」で迷い、決まっていたことを決め直します。判断の履歴は、依頼側の記録（PROGRESSやレポートの一枚）にあれば、そこへのリンクで足ります。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「引き継ぎ資料は、案件の終わりに作るもの」というものです。実際には、四つのうち「型」と「連絡先」は案件の最初に、「状態」は一覧の運用として、「未完了」は週次の報告として、案件の途中で既にあるべきものです。終わりに作るのは、それらを一枚にまとめ、手元の情報を消して「消した」と書くことだけです。最初から四つが依頼側の場所にあれば、担当者が急に続けられなくなっても、依頼側は翌日に動けます。受ける側がその場で使える判断としては、案件の最初の週に、四つの部の空の一枚を依頼側の場所に置き、週次の報告の「止まっていること」を「未完了」の部に書く形にすること。

引き継ぎの相手が読んで一度回せるか

口頭の説明から始めると、説明した内容が一枚に無く、相手が忘れた時点で止まります。一枚で回る状態を作ってから、口頭で補います。

急に続けられなくなったときの最小の一枚

本業の都合で、引き継ぎの時間が取れないことがあります。そのときの最小の一枚は、「未完了（誰が・いつまでに・何を）」と「連絡先」と「手元の情報を消したこと」の三つです。型と状態は、依頼側の場所に既にあれば省けます。最小の一枚を、案件の最初から「もしもの一枚」として依頼側の場所に置いておくと、急な終わりでも依頼側が困りません。続けられなくなる前の準備はいつ辞めても困らない状態を作るに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 履歴を渡しても翌日に困る。型・状態・未完了・連絡先の四つを一枚に
• 状態は書き写さない。候補者リストとATSの一覧が正。場所と見方だけ
• 未完了は「誰が・いつまでに・何を」と「放置したら何が起きるか」。十行まで
• 手元の情報は消して「消した」と書く。持ち出せるのは構造だけ
• 判断の所在（会社が決めたこと・担当者の範囲・保留・専門家の確認）を残す
• 相手が一枚だけで「明日、最初に何をするか」を言えるかで確かめる
• 四つは案件の最初から依頼側の場所に。急な終わりの最小の一枚も先に置く

よくある質問

依頼側から「引き継ぎのために、しばらく連絡できる状態でいてほしい」と言われました

期間と範囲を決めて、契約に書きます。「一か月、週に一度、一枚に無いことの質問に答える」のような形です。期間と範囲が無いと、無償の対応が続きます。連絡の可否と期間は、引き継ぎ資料の「連絡先」の部に書きます。連絡が来ないように、一枚を「相手が読んで回る」状態にしておくことが先です。契約の形は業務範囲を書面で固めるに書いています。

後任が決まっておらず、誰に引き継げばよいか分かりません

依頼側の人事の窓口に、四つの一枚を渡します。後任が決まっていなくても、一枚が依頼側の場所にあれば、誰が引き継いでも回ります。「引き継ぎの相手が読んで回るか」の確かめは、人事の窓口の人に「明日、最初に何をしますか」を聞く形で行います。後任が決まったら、依頼側から一枚を渡してもらえば足ります。

引き継ぎ資料に、依頼側の課題や改善の提案を書いてよいですか

四つの一枚とは別の一枚にします。「未完了」に混ぜると、翌日に動く人が「やらなければならないこと」と「提案」を区別できません。提案は、「直す場所を一つ」に絞った一枚（提案のまとめ方）として、依頼側が判断する材料に留めます。引き継ぎの一枚は、翌日に回るためのものだけにします。