従業員30名規模の会社の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

従業員がおよそ三十名の規模の会社で、経営者が一人で採用を持ちきれなくなり、採用代行を使ってみたいが、何から出せばよいか決めきれない。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、この規模が最初に出すべきは「経営者の手から返事の仕事を離す運用」で、具体的には応募者への連絡、面接の日程調整、書類での見送り、候補者の一覧です。次が「要件の紙をもとに集める工程」で、求人票と文面、媒体一つの運用、紹介会社との連絡です。最後が「面接まわりの型」で、現場のリーダーの手引き、一行の記録、内定の後の連絡です。順番の理由は、この規模で最も貴重なのが経営者の時間で、経営者の時間を最も細切れにしているのが返事の仕事だからです。ただし、返事の仕事を出す前に、経営者が半日で要件を紙にすることが前提で、紙がないと代行は返事のたびに経営者に聞くしかなく、出した意味がなくなります。社内に残す役割は従業員三十名規模の会社の採用体制の作り方に、失敗の形は従業員三十名規模の会社が採用代行で失敗するパターンに、会社の規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性にまとめています。

この規模で、経営者の時間はどう使われているか

順番を決めるには、経営者の時間が採用のどこで消えているかを先に見ます。専任の人事がおらず、総務か経理を兼ねる一人が手続きを手伝い、採用は年に数名で断続的、という会社では、次のようになっています。

この表で、経営者の時間を最も削っているのは、面接そのものではなく、返信・日程・書類の「返事の仕事」です。一件ごとは短いのに細切れで、営業や現場の集中を切り、しかも遅れると候補者が離れます。最初に出すのは、この返事の仕事です。

出す前に：経営者が半日で要件を紙にする

返事の仕事を代行に出すには、代行が「この応募者を進めてよいか」を自分で判断できる基準が要ります。基準がないと、代行は応募者が来るたびに経営者に聞き、経営者の細切れは減りません。だから、最初の工程を出す前に、経営者が半日を取って、次の五つを紙にします。

• この人に半年後にやってほしいことを三つ
• これまで採って合わなかった人に共通していたことを二つ
• 条件の幅（給与の下限と上限、勤務の形）
• 経営者が面接に出る枠（週に固定）
• 書類で見送ってよい線（この五つのどれにも当てはまらない人）

代行は、この半日に同席して聞き出し、紙に整えるところまでを引き受けます。中身を決めるのは経営者で、代行は問いを出して整理する側です。この紙ができると、以降の全部の工程が紙の中で回ります。要件の作り方は採用要件の定義は代行に出せるかに、必須と歓迎の分け方は人事の採用要件の作り方に書いています。

最初に出す工程：経営者の手から返事の仕事を離す運用（連絡・日程・書類・一覧）

なぜ最初か。経営者の時間を最も細切れにしている工程で、判断を含まず（紙の中で済む）、出した翌週から経営者の時間が空き、候補者の返事待ちが減るからです。兼務の一人の本業に押される時期でも、代行が持っていれば止まりません。

代行に頼む内容。応募者への受付と結果の連絡、書類での見送り（紙の線の中で。線の外は経営者に週に一度まとめて聞く）、面接の日程調整（経営者の枠に入れる。リーダーの予定にも直接入れる）、候補者の一覧を社内の共有の場所に作って更新する、経営者への確認を週に一度にまとめる。

社内に残す判断。採るかどうかと条件は経営者、紙の線の外の候補者を進めるかも経営者が週に一度の確認で決めます。兼務の一人は、手続きと、一覧を社内で持つ役割を持ちます。

費用の見方。応募の件数と面接の回数で稼働が決まります。年に数名の採用なら、候補者がいない月はほぼ動きません。「経営者が採用に使った細切れの時間」が減ったか、「候補者が返事を待った日数」が減ったかで、最初の月の効果を見ます。候補者がいるときだけ動く契約の形を、契約の前に聞いておきます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、書類選考は書類選考は代行に出せるかに、専任の人事がいない会社の順番は専任の人事がいない会社の採用代行に整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「小さい会社が代行に出すなら、応募が来ないのだから集める工程（求人票と媒体とスカウト）だ」というものです。実際には、この規模で応募が来ない原因の多くは媒体ではなく、要件が経営者の頭の中にあって求人票に何を書けばよいか分からないことと、来た応募者への返事が遅れて離れていることにあります。集める工程を先に出すと、代行は要件が分からないまま求人票を書き、来た応募者への返事は経営者に届いて遅れ、「代行を入れても決まらない」で止まります。先に半日で紙を作り、返事の仕事を離して候補者を失わない状態にしてから集めると、同じ媒体で決まる数が変わります。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「社長は今、採用に一週間でどれくらい時間を使っていますか。そのうち返事や日程はどれくらいですか」と聞いてくる担当者は、この規模で何を離すべきかを知っています。「まず求人票を魅力的にしましょう」から入る担当者は、要件が紙になっていないので書けず、経営者に何度も聞きます。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、小さい会社で経営者の時間を減らしてきた担当者に、紙を作るところから頼めます。

次に出す工程：要件の紙をもとに集める工程（求人票・媒体一つ・紹介会社との連絡）

なぜ次か。紙ができ、返事の仕事が回ると、集めた候補者を失わない状態になっています。ここで集める工程を出すと、代行は紙をもとに求人票と文面を書け、来た応募者に自分で返事ができます。紙の前に出すと、代行は「うちに合う人」を想像で書くしかなく、経営者が「違う」と言い続けます。

代行に頼む内容。求人票の原稿（紙の「半年後にやってほしいこと三つ」を中心に書く。経営者が一度だけ確認）、連絡の文面の型、媒体一つの運用（原稿の掲載と更新、応募の取り込み。媒体は一つに絞る）、紹介会社への依頼書と日々の連絡（候補者の受付、進捗の共有。条件の交渉は経営者）、急ぎの職種があるときだけスカウト。

社内に残す判断。求人票の中身の確認、条件、紹介会社との条件の交渉は経営者が持ちます。媒体の契約は社内の名義で、代行は運用だけを持ちます。媒体を二つ以上にしたいときは、一つで応募がどうだったかを見てから決めます。

費用の見方。媒体の費用と代行の稼働に分かれます。年に数名なら媒体は一つで足りることが多く、増やす前に「一つで応募が来て、返事が回って、面接まで進んだか」を見ます。「応募から面接に進んだ比率」と「経営者が求人票の確認に使った時間」で効果を見ます。求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、媒体の運用は求人媒体の運用は代行に出せるかに、紹介会社との折衝は人材紹介会社との折衝は代行に出せるかに書いています。

最後に出す工程：面接まわりの型（リーダーの手引き・一行の記録・内定後の連絡）

なぜ最後か。候補者が実際に面接まで進むようになってから要る工程で、候補者がいない段階で作っても使われないからです。年に数名の採用では、型を作る手間が採用の手間を上回りやすいので、最小限にし、候補者が出てから作ります。

代行に頼む内容。現場のリーダーが候補者に会うときの手引き（見る点は紙の三つ）、一行の記録の型と記入（経営者の口頭も代行が記録）、リーダーの面談への最初の一、二回の同席、内定の後の連絡と入社までの一覧（条件の中身は経営者）、入社の前日までの連絡。

社内に残す判断。採るかどうかと条件は経営者、実務ができるかと一緒に働けるかの判断はリーダー、入社後の受け入れの中身は経営者とリーダーが持ちます。代行は型と記録と連絡を持ちます。

費用の見方。面接の回数と内定の数で稼働が決まり、型の作成は最初だけです。「候補者を比べられるようになったか（記録が残っているか）」と「内定から入社までの辞退」で効果を見ます。面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに、内定の後の工程は内定者フォローは代行に出せるかに、条件の伝え方は条件提示・オファー面談は代行に出せるかに整理しています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、要件を紙にするときの問いと整理・連絡・日程・書類での見送り（紙の線の中）・候補者の一覧・求人票と文面・媒体の運用・紹介会社との日々の連絡・手引きと記録・内定の後の連絡までで、「要件の中身」「採るかどうかと条件」「紙の線の外の判断」「紹介会社との条件の交渉」「実務ができるかと一緒に働けるかの判断」は社内に残します。この規模は社内に人事がいないので、全部を代行に出したくなりますが、要件の中身と採るかどうかまで出すと、合わなかったときに「代行のせい」で終わり、次に活かせません。経営者に残るのは、半日の紙と、週に一度の確認と、週に固定した面接の枠だけにします。

担当する側から見ると、この規模で三つの工程を「一度に全部」で受けると、紙ができる前に求人票を書くことになり、来た応募者の返事は経営者に届き、面接の型は候補者がいないうちに作って使われず、費用に見合わないと言われて止められます。半日で紙を作り、返事の仕事を離し、紙をもとに集め、候補者が出てから面接の型を足す、と一つずつ進める形だと、年に数名の採用でも経営者の時間が減り、二回目の欠員のときは紙を渡すところから再開できます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず社長と半日、要件を紙にさせてください」と言ってくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 従業員三十名規模が代行に出す順番は、一に経営者の手から返事の仕事を離す運用（連絡・日程・書類での見送り・候補者の一覧）、二に要件の紙をもとに集める工程（求人票・媒体一つ・紹介会社との連絡）、三に面接まわりの型（リーダーの手引き・一行の記録・内定後の連絡）
• 順番の理由は、この規模で最も貴重なのが経営者の時間で、それを最も細切れにしているのが返事の仕事だから
• 最初の工程を出す前に、経営者が半日で要件を紙にする。「半年後にやってほしいこと三つ」「合わなかった人に共通していたこと二つ」「条件の幅」「面接の枠」「書類で見送る線」
• 集める工程は紙ができてから。媒体は一つに絞り、一つで応募が回ってから増やすか決める
• 面接まわりの型は候補者が出てから最小限で作る。年に数名では型の手間が採用の手間を上回りやすい
• 費用は、工程ごとに「応募の件数と面接の回数、媒体の費用と稼働、内定の数」で見て、経営者の細切れの時間と候補者の返事待ちの変化で効果を見る

よくある質問

経営者が「返事くらい自分でできる」と言い、離したがりません

一件ごとは短いので、そう感じるのは自然です。見てほしいのは、一件の長さではなく、営業や現場の途中で何度も切られることと、営業に出ている日に返事が数日空いて候補者が離れていることです。一度、一週間の間に採用の返事をした回数と、返事までにかかった日数を数えてみると、離す価値が見えます。離した後も、紙の線の外の候補者は週に一度、経営者が見ますので、採用から離れるわけではありません。経営者への説明は経営者に採用代行を説明するに、失敗の形は従業員三十名規模の会社が採用代行で失敗するパターンに整理しています。

年に数名なら、代行より紹介会社だけのほうが早くないですか

一人を一度だけ採るなら、紹介会社だけのほうが分かりやすいことは多くあります。代行が向くのは、紹介会社から来た候補者への返事と日程が経営者に届いて止まっている場合や、年に数名を断続的に採っていて、毎回、経営者の時間が最初と同じだけかかっている場合です。紹介会社と代行は両立でき、代行が紹介会社との日々の連絡を持てば、経営者に届く確認が減ります。契約は、候補者がいるときだけ動く形や、決まったら止める形を聞いておきます。代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに、月額と成果報酬の違いは採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、中小企業に向く条件は中小企業に向く採用代行の条件に書いています。

決まったら代行を止めたいのですが、次の欠員のときはまたゼロからですか

止めて構いませんが、止めるときに残すものを契約の前に決めておきます。要件の紙、求人票の原稿、連絡の文面の型、候補者の一覧、一行の記録を、最初から社内の共有の場所に置いて代行が更新する形にしておくと、止めた日にそのまま残ります。次の欠員のときは、紙を代行に渡すところから再開でき、経営者の半日は要りません。「決まったら止める」を前提にした契約の形を、最初から選ぶのがこの規模の使い方です。残す資料は引き継ぎ資料に含める内容に、やめる判断は採用代行をやめる判断のタイミングに、体制の作り方は従業員三十名規模の会社の採用体制の作り方に整理しています。